Zásady ochrany osobních údajů aplikace Ops

1 Kdo jsme a na co se tato politika vztahuje

NauticIQ Ops je podniková aplikace určená pro inspekce plavidel, příjmy a výdeje, zjištění, údržbu, opravy a provozní komunikaci. Tyto zásady vysvětlují, jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány prostřednictvím mobilní aplikace NauticIQ Ops a s ní propojené služby Ops, včetně informací o oprávněných uživatelích a osobách evidovaných v pracovním prostoru organizace.

The service is operated by Nautic Information Quality OÜ, registry code 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia (“NauticIQ”, “we”, “us”). For privacy questions or requests to delete personal data, email [email protected] nebo zašlete písemnou žádost na níže uvedenou poštovní adresu.

O tom, proč se provozní záznamy shromažďují a kdo je smí používat, obvykle rozhoduje Váš charterový operátor, zaměstnavatel nebo jiná organizace. V případě těchto záznamů je touto organizací správce údajů a my zpracováváme údaje podle jejích pokynů v rámci naší smlouvy o poskytování služeb a podmínek zpracování údajů. Platí také její zásady ochrany osobních údajů. Jako správce údajů působíme v souvislosti s našimi vlastními obchodními kontakty, správou služeb, bezpečností, podporou a činností související s dodržováním předpisů, přičemž sami určujeme účely a prostředky jejich zpracování.

2. Údaje, se kterými nakládáme

Údaje o účtu a přístupu. Vaše telefonní číslo, jméno, identifikátory uživatele a organizace, přiřazené role, oprávnění a základny, identifikátor zařízení generovaný aplikací, preferovaný jazyk, autentizační tokeny a ověřovací aktivity. Údaje o vašem účtu může poskytovat nebo spravovat vaše organizace.

Provozní a rezervační informace. Odpovědi na kontroly, zjištění, záznamy o údržbě a opravách, úkoly, komentáře, časová razítka, odkazy na plavidla a základny, názvy zákazníků a agentur, odkazy na rezervace a data, podrobnosti o převodech, dlužné částky a stav plateb. V případě, že organizace využívá funkce související s posádkou, mohou záznamy obsahovat jména, telefonní čísla, pohlaví, data narození, čísla pasů nebo občanských průkazů, role členů posádky a údaje o kapitánské licenci.

Obsah poskytovaný uživatelem. Fotografie, videa a jejich zvukovéá stopa, vybrané dokumenty a další přílohy, zprávy z chatu a reakce, podpisy a jména podepisujících osob, diktovaný text, zpětná vazba, snímky obrazovky a korespondence s podporou. Obsah může identifikovat osoby, které jsou v něm zobrazeny, slyšet, jmenovány nebo jinak popsány.

Technické informace. Identifikátory generované aplikací, tokeny push notifikací, platforma, jazyk a předvolby notifikací, informace o synchronizaci a připojení, jako jsou IP adresy a časová razítka požadavků. Provoz služby a řešení problémů mohou zahrnovat také záznamy o chybách a zabezpečení.

3. Původ informací a účel jejich zpracování

Získané údaje jsou používány k ověřování uživatelů, uplatňování přístupových oprávnění, poskytování a synchronizaci provozních záznamů, podpoře kontrol a údržby, umožnění komunikace a vytváření zpráv, zasílání požadovaných oznámení o službách, zodpovídání žádostí o podporu a ochraně služby.

U činností, u nichž jsme správcem údajů, jsou našimi právními základy podle GDPR naše oprávněné zájmy spočívající ve správě a zabezpečení obchodních služeb, poskytování pomoci uživatelům a řešení problémů (čl. 6 odst. 1 písm. f)); plnění smlouvy nebo provádění předsmluvních opatření, jste-li smluvní stranou (čl. 6 odst. 1 písm. b)); a plnění zákonných povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c)). V případě, že volitelná činnost vyžaduje souhlas, opíráme se o tento souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a)). Vaše organizace nese odpovědnost za právní základ provozních údajů, které spravuje, včetně jakýchkoli dodatečných podmínek týkajících se citlivých údajů.

K poskytnutí přístupu a provádění pracovních postupů, které používáte, jsou zapotřebí identifikátory účtů a příslušné pracovní záznamy. Máte možnost rozhodnout se, zda poskytnete volitelná média, diktáty a zpětnou vazbu. V případě odmítnutí volitelného souhlasu může být související funkce nedostupná; funkce, které tento souhlas nevyžadují, lze nadále používat. Samotné udělení souhlasu se zařízením nepředstavuje právní základ pro shromažďování informací o jiných osobách.

Uveďte pouze osobní údaje nezbytné pro výkon práce. Vyhněte se uvádění nesouvisejících dokladů totožnosti, zdravotních informací nebo jiných citlivých údajů na fotografiích, v chatu a v polích pro volný text. Vaše organizace je povinna poskytnout příslušné informace zaměstnancům, zákazníkům a posádce, jejichž údaje předává.

4 Oprávnění zařízení a vaše možnosti

Fotoaparát, fotografie a soubory. Aplikace využívá fotoaparát k pořizování provozních fotografií a videí a umožňuje vám vybírat média nebo dokumenty, které lze připojit k záznamům, zprávám nebo zpětné vazbě. Vybrané soubory mohou obsahovat osobní údaje a vložená metadata. K poskytování těchto funkcí nepotřebujeme přístup k souborům, které s nimi nesouvisejí.

Mikrofon a rozpoznávání řeči. Mikrofon je využíván pro zvuk v nahraných videích a pro hlasové diktování, které uživatel aktivuje. Diktování využívá službu rozpoznávání řeči dostupnou na zařízení uživatele, například službu společnosti Apple nebo nakonfigurovaného poskytovatele pro systém Android. V závislosti na nastavení zařízení, jazyka a poskytovatele může být zvuk zpracováván na serverech poskytovatele. Nesmí se předpokládat, že by proces diktování probíhal výhradně na zařízení. Aplikace přijímá rozpoznaný text a uloží jej nebo jej odešle, jakmile odešlete příslušné pole. Zvuk obsažený v nahraném videu je součástí tohoto videa.

Oznámení. Je-li tato funkce povolena, používají se push tokeny a informace o doručení k zasílání upozornění na zprávy a provozní aktivity. Obsah oznámení se může zobrazovat na uzamčené obrazovce v závislosti na nastavení vašeho zařízení. V nastavení zařízení můžete změnit oprávnění, náhledy oznámení a další dostupné možnosti. Zrušení oprávnění zastaví budoucí povolený přístup; již odeslané informace se tím automaticky neodstraní.

5 Reklama na základě polohy a automatizovaná rozhodnutí

Aplikace nevyžaduje přístup k GPS poloze zařízení ani ke sledování polohy na pozadí. Základny plavidel, cíle, místa převozu nebo informace o poloze obsažené v záznamech a nahraných souborech jsou odděleny od sledování polohy zařízení.

Osobní údaje neprodáváme ani nepoužíváme aplikaci k cílené reklamě či sledování chování uživatelů v aplikacích a na webových stránkách jiných společností. Přihlášení nebo povolení oznámení neznamená, že se přihlašujete k odběru marketingových sdělení.

Aplikace není používána k tomu, aby o Vás činila výhradně automatizovaná rozhodnutí, která mají právní nebo obdobně závažné důsledky. Provozní stavy a zprávy slouží jako podklad pro rozhodnutí Vaší organizace.

6. Kdo může dostávat informace

Vaše organizace a oprávnění uživatelé. Správci pracovního prostoru a další uživatelé mají přístup k informacím v souladu s rolemi, oprávněními a pracovními postupy, které jsou pro ně nakonfigurovány. Provozní zprávy a záznamy představují pracovní informace a mohou být viditelné pro příslušné kolegy nebo smluvní partnery.

Poskytovatelé služeb. Poskytovatelé zajišťující hosting, úložiště, ověřování a doručování ověřovacích zpráv, zabezpečení, technickou podporu a doručování oznámení mohou obdržet informace nezbytné pro plnění těchto funkcí. Push oznámení využívají notifikační službu Expo a příslušnou doručovací službu společnosti Apple nebo Google. Služba rozpoznávání řeči využívá vybraného poskytovatele rozpoznávání zařízení, jak je popsáno výše. Poskytovatelé oznámení mohou zpracovávat push tokeny a užitečné zatížení oznámení, včetně veškerého obsahu, který obsahuje.

Propojené systémy a příjemci, které vyberete. Informace mohou být předány do integrovaných systémů povolených vaší organizací. Při exportu, tisku, odeslání e-mailem nebo sdílení zprávy či přílohy obdrží vybraní příjemci a služby tyto informace a mohou si ponechat své vlastní kopie. Způsob, jakým s těmito kopiemi nakládají, nespadá pod ovládací prvky pro mazání v aplikaci. Služby obchodů s aplikacemi mohou rovněž obdržet technické informace o připojení, když aplikace kontroluje dostupnost aktualizace.

Právní příjemci. Můžeme sdělit informace příslušným orgánům nebo odborným poradcům, pokud to vyžaduje zákon nebo je to nezbytné k uplatnění, výkonu či obhajobě právních nároků.

Od poskytovatelů, kteří v našem zastoupení zpracovávají osobní údaje, vyžadujeme, aby je chránili na základě smluvních závazků, omezili jejich použití na dohodnuté účely a zajistili ochranu v souladu s těmito zásadami a platnými právními předpisy. Samostatně provozované služby mohou rovněž zpracovávat informace v souladu se svými vlastními zásadami ochrany osobních údajů.

7 Zpracování na mezinárodní úrovni

Zpracování a podpora mohou v závislosti na použitých poskytovatelích a integracích zahrnovat přístup z území mimo Evropský hospodářský prostor. V případě omezeného mezinárodního přenosu dat používáme zákonný mechanismus přenosu, jako je příslušné rozhodnutí Evropské komise o přiměřenosti nebo standardní smluvní doložky, v případě potřeby doplněné o další záruky. Máte právo požádat o [email protected] o příslušných příjemcích, místech zpracování a ochranných opatřeních, včetně způsobu, jak získat kopii.

8 Offline ukládání a bezpečnost

Aplikace ukládá na vašem zařízení autentizační údaje, předvolby, záznamy o práci v mezipaměti a čekající změny či multimediální soubory, aby podporované funkce mohly fungovat offline a později se synchronizovat. Lokální údaje mohou zůstat zachovány i po ukončení relace. Odhlášení neznamená úplné vymazání dat ze zařízení a vymazání chatu na vašem zařízení neznamená smazání konverzace na serveru.

Používáme řízení přístupu a technická a organizační opatření odpovídající povaze informací a rizikům. Mobilní aplikace se připojuje ke službě Ops přes protokol HTTPS a pro autentizační tokeny využívá zabezpečené úložiště operačního systému. Žádný systém není zcela bezpečný. Chraňte své zařízení zámkem obrazovky a ztrátu nebo neoprávněný přístup neprodleně nahlaste své organizaci.

9. Doba uchovávání informací

Provozní záznamy jsou uchovávány v souladu s dokumentovanými pokyny vaší organizace, smlouvou o poskytování služeb a platnými právními předpisy. Mezi relevantní kritéria patří aktivní vztah v rámci poskytování služeb, provedení prohlídek a oprav, povinnosti organizace v oblasti vedení záznamů a řešení sporů. Ukončení přístupu uživatele nemusí nutně znamenat vymazání provozní historie organizace.

Pokud jde o údaje, které spravujeme, uchováváme informace o účtech a správě služeb po dobu nezbytnou pro správu vztahu; informace o podpoře uchováváme do vyřešení žádosti a nezbytných následných kroků; a záznamy o bezpečnosti uchováváme po dobu nezbytnou k vyšetření a prevenci zneužití. Pokud tak vyžaduje zákon nebo právní nárok, uchováváme informace nezbytné pro tento účel a omezujeme jejich jiné použití.

Jakmile již není uchovávání údajů odůvodněné, jsou informace vymazány nebo anonymizovány. Po skončení poskytování služeb organizací se vrácení nebo vymazání řídí jejími pokyny a platnými smluvními lhůtami pro uchovávání, s výhradou zákonem požadovaného uchovávání. Zbývající záložní kopie vyprší v rámci zálohovacího cyklu a po vymazání z aktivních systémů se nepoužívají pro běžné zpracování. Lokální kopie na zařízeních a samostatně exportované soubory mají svůj vlastní životní cyklus a může být nutné je odstranit samostatně.

10 Vaše práva a žádosti o výmaz

V závislosti na platných právních předpisech můžete požádat o přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost. Můžete vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněných zájmech. Toto zpracování zastavíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody nebo pokud jej nepotřebujeme pro uplatnění právních nároků. Můžete kdykoli vznést námitku proti přímému marketingu a odvolat souhlas, aniž by to mělo vliv na zpracování, které bylo před odvoláním zákonné.

V případě žádosti o vymazání svého uživatelského účtu či osobních údajů zašlete e-mail na adresu [email protected] Do předmětu uveďte „Žádost o ochranu osobních údajů NauticIQ Ops“ a uveďte název vaší organizace a telefonní číslo nebo jiný identifikátor účtu, který používáte. Sdělte nám, zda požadujete smazání účtu, smazání konkrétních údajů nebo jiné opatření týkající se ochrany osobních údajů. Ve své první žádosti nezasílejte své heslo, ověřovací kód ani kopii dokladu totožnosti. Můžeme Vás požádat o poskytnutí přiměřených informací k ověření Vaší totožnosti.

V případě záznamů spravovaných vaší organizací se můžete obrátit přímo na jejího správce. Pokud se obrátíte na nás, pomůžeme vaši žádost předat příslušnému správci a poskytneme mu potřebnou pomoc. Zrušení přístupu, odhlášení, odinstalování aplikace nebo vymazání lokálního chatu samo o sobě nevede k odstranění záznamů na serveru. Některé informace mohou být uchovávány z důvodu zákonných povinností, oprávněných nároků nebo zákonného vedení záznamů organizací; my nebo příslušný správce údajů vám vysvětlíme veškerá platná omezení.

Na žádosti týkající se práv podle GDPR obvykle reagujeme do jednoho měsíce. Pokud je zapotřebí povolené prodloužení lhůty, vysvětlíme vám důvod ještě v průběhu tohoto měsíce. Stížnost můžete podat u estonského Úřadu pro ochranu osobních údajů (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, nebo příslušnému orgánu v místě, kde bydlíte, pracujete nebo kde se podle vás k porušení došlo.

11 Děti a změny těchto zásad

Služba NauticIQ Ops je určena výhradně pro oprávněné firemní uživatele a není určena dětem. Organizace je v případě nutnosti a v souladu s právními předpisy oprávněna uvést údaje o nezletilé osobě v záznamech o posádce nebo cestujících; nese odpovědnost za příslušné informace, právní základ a ochranná opatření.

Tyto zásady jsou aktualizovány v případě změn v našich postupech a je uvedeno datum poslední revize. V případě podstatných změn poskytneme dodatečné oznámení nebo si vyžádáme souhlas, bude-li to nutné. V případě dotazů k těmto zásadám se obraťte na [email protected].