Informativa sulla privacy dell’app Ops

1. Identificazione del Titolare del Trattamento e oggetto della presente informativa

NauticIQ Ops è un’applicazione aziendale dedicata alle ispezioni delle imbarcazioni, alle procedure di check-in e check-out, ai risultati delle ispezioni, alla manutenzione, agli interventi di riparazione e alla comunicazione operativa. La presente informativa illustra le modalità di trattamento dei dati personali tramite l’app mobile NauticIQ Ops e il relativo servizio Ops collegato, comprese le informazioni relative agli utenti autorizzati e alle persone registrate nell’area di lavoro di un’organizzazione.

Il servizio è gestito da Nautic Information Quality OÜ, codice di registrazione 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia (“NauticIQ”, “noi”, “ci”). Per domande relative alla privacy o richieste di cancellazione dei dati personali, inviate un’e-mail all’indirizzo [email protected] In alternativa, è possibile inviare comunicazione a mezzo posta ordinaria all’indirizzo sopra indicato.

Il Suo operatore di noleggio, datore di lavoro o altra organizzazione determina normalmente le finalità per cui vengono raccolti i dati operativi e chi è autorizzato a utilizzarli. Per tali dati, tale organizzazione è il titolare del trattamento e noi trattiamo i dati secondo le sue istruzioni, in conformità al nostro contratto di servizio e alle nostre condizioni di trattamento dei dati. Si applica inoltre la sua informativa sulla privacy. Agiamo in qualità di titolari del trattamento per quanto riguarda i nostri contatti commerciali, l’amministrazione dei servizi, la sicurezza, l’assistenza e le attività di conformità, laddove siamo noi a determinare le finalità e le modalità del trattamento.

2. Dati trattati

Informazioni relative all’account e all’accesso. Il Suo numero di telefono, il Suo nome, gli identificativi utente e dell’organizzazione, i ruoli assegnati, le autorizzazioni e le sedi di appartenenza, l’identificativo del dispositivo generato dall’app, la lingua preferita, i token di autenticazione e le attività di verifica. La Sua organizzazione potrebbe fornire o gestire i dettagli del Suo account.

Informazioni operative e relative alle prenotazioni. Risposte alle ispezioni, risultati, registrazioni relative alla manutenzione e alle riparazioni, incarichi, commenti, timestamp, riferimenti alle imbarcazioni e alle basi, nomi dei clienti e delle agenzie, riferimenti e date delle prenotazioni, dettagli sui trasferimenti, importi dovuti e stato dei pagamenti. Laddove l’organizzazione si avvalga di servizi relativi all’equipaggio, i registri possono includere nomi, numeri di telefono, sesso, date di nascita, numeri di passaporto o di carta d’identità, ruoli dell’equipaggio e dettagli relativi alla licenza di skipper.

Contenuti forniti dall’utente. Foto, video e relativi file audio, documenti selezionati e altri allegati, messaggi di chat e reazioni, firme e nomi dei firmatari, testi dettati, feedback, schermate e corrispondenza con l’assistenza. Tali contenuti possono identificare le persone che vi compaiono, che vi sono udite, citate o descritte in altro modo.

Informazioni tecniche. Identificatori generati dall’applicazione, token delle notifiche push, piattaforma, lingua e preferenze relative alle notifiche, informazioni sulla sincronizzazione e sulla connessione, quali indirizzi IP e timestamp delle richieste. Il funzionamento del servizio e la risoluzione dei problemi possono inoltre comportare la registrazione di errori e di dati relativi alla sicurezza.

3. Origine delle informazioni e finalità del trattamento

Riceviamo dati provenienti da Lei, dal Suo dispositivo, dalla Sua organizzazione, da altri utenti autorizzati dell’area di lavoro e da sistemi di prenotazione o di altro tipo collegati dalla Sua organizzazione. Utilizziamo tali dati per autenticare gli utenti, applicare le autorizzazioni di accesso, fornire e sincronizzare i registri operativi, supportare le ispezioni e la manutenzione, consentire la comunicazione e la generazione di report, inviare le notifiche di servizio richieste, rispondere alle richieste di assistenza e proteggere il servizio.

Per le attività in cui ricopriamo il ruolo di titolare del trattamento, le nostre basi giuridiche ai sensi del GDPR sono i nostri interessi legittimi nella gestione e nella protezione di un servizio aziendale, nell’assistenza agli utenti e nella risoluzione dei problemi (articolo 6, paragrafo 1, lettera f); l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali richieste qualora l’utente sia personalmente la parte contraente (articolo 6, paragrafo 1, lettera b)); e l’adempimento degli obblighi legali applicabili (articolo 6, paragrafo 1, lettera c)). Laddove un’attività facoltativa richieda il consenso, ci basiamo su tale consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a)). La Sua organizzazione rimane responsabile della base giuridica relativa ai dati operativi da essa controllati, comprese eventuali condizioni aggiuntive relative alle informazioni sensibili.

Gli identificativi dell’account e i relativi dati lavorativi sono necessari per garantire l’accesso e consentire l’esecuzione dei flussi di lavoro da Lei utilizzati. È possibile scegliere se fornire contenuti multimediali, registrazioni vocali e feedback facoltativi. Qualora un’autorizzazione facoltativa venga rifiutata, la funzionalità ad essa correlata potrebbe non essere disponibile; resterà comunque possibile utilizzare le funzionalità che non la richiedono. L’autorizzazione relativa al dispositivo non costituisce di per sé una base giuridica per la raccolta di informazioni relative ad altre persone.

È necessario includere esclusivamente le informazioni personali indispensabili allo svolgimento delle attività lavorative. Si raccomanda di astenersi dall’inserire documenti di identità non pertinenti, informazioni sanitarie o altri dati sensibili nelle fotografie, nelle chat e nei campi di testo libero. La Sua organizzazione è tenuta a fornire informazioni adeguate al personale, ai clienti e all’equipaggio i cui dati vengono comunicati.

4 Autorizzazioni del dispositivo e le vostre scelte

Fotocamera, foto e file. L’applicazione utilizza la fotocamera per acquisire immagini e sequenze video di carattere operativo e consente di selezionare file multimediali o documenti da allegare a registrazioni, messaggi o feedback. Tali file potrebbero contenere informazioni personali e metadati incorporati. L’accesso a file non pertinenti non è necessario per la fornitura delle funzionalità sopra descritte.

Microfono e riconoscimento vocale. Il microfono è impiegato per la cattura dell’audio nei video registrati e per la funzione di dettatura vocale attivata dall’utente. La dettatura si avvale del servizio di riconoscimento vocale reso disponibile sul dispositivo, quale, a titolo esemplificativo, il servizio Apple o il provider Android configurato. In funzione delle impostazioni di dispositivo, lingua e provider, l’audio potrebbe essere elaborato sui server del provider. Non si deve presumere che la dettatura avvenga interamente sul dispositivo. L’applicazione riceve il testo riconosciuto e lo salva o lo invia quando l’utente invia il campo pertinente. L’audio incluso in un video caricato fa parte di quel video.

Notifiche. Qualora l’Utente abbia prestato il proprio consenso, i token push e le informazioni di consegna verranno utilizzati al fine di inviare avvisi relativi ai messaggi e all’attività operativa. Il contenuto delle notifiche potrà essere visualizzato sulla schermata di blocco, conformemente alle impostazioni del dispositivo. L’Utente ha la facoltà di modificare le autorizzazioni, le anteprime delle notifiche e le ulteriori opzioni disponibili all’interno delle impostazioni del dispositivo. La revoca di un’autorizzazione impedirà l’accesso futuro; tale revoca non comporta la cancellazione automatica delle informazioni già inviate.

5 Pubblicità basata sulla posizione e decisioni automatizzate

L’applicazione non richiede l’accesso alla posizione GPS del dispositivo né il tracciamento della posizione in background. Le basi delle imbarcazioni, le destinazioni, i luoghi di trasferimento o le informazioni sulla posizione incluse nei registri e nei file caricati sono indipendenti dal tracciamento della posizione del dispositivo.

La Società non commercializza dati personali né impiega l’applicazione per attività di pubblicità mirata o di tracciamento su applicazioni e siti web di terze parti. L’accesso all’applicazione o l’abilitazione delle notifiche non comporta l’iscrizione a comunicazioni di marketing.

La Società non utilizza l’applicazione per prendere decisioni esclusivamente automatizzate che La riguardano e che producono effetti giuridici o di pari rilevanza. Gli stati operativi e i report generati dall’applicazione supportano le decisioni assunte dalla Sua organizzazione.

6. Soggetti legittimati a ricevere le informazioni.

La presente sezione si rivolge alla Vostra Organizzazione e agli Utenti Autorizzati. Gli Amministratori dell’Area di Lavoro e gli altri Utenti possono accedere alle Informazioni esclusivamente in ragione dei ruoli, delle autorizzazioni e dei flussi di lavoro espressamente configurati a loro favore. I Messaggi Operativi e i Registri costituiscono Informazioni di Lavoro e possono essere resi visibili ai Colleghi ovvero a Collaboratori Esterni legittimamente interessati.

Fornitori di servizi. I fornitori incaricati della gestione dell’hosting, dell’archiviazione, dell’autenticazione e dell’invio dei messaggi di verifica, della sicurezza, dell’assistenza e dell’invio delle notifiche possono ricevere le informazioni strettamente necessarie allo svolgimento delle rispettive funzioni. Le notifiche push utilizzano il servizio di notifica di Expo e il relativo servizio di invio di Apple o Google. Il riconoscimento vocale si avvale del fornitore di servizi di riconoscimento selezionato dal dispositivo, come sopra descritto. I fornitori di servizi di notifica possono trattare i token push e il contenuto della notifica, compresi eventuali elementi in essa contenuti.

Sistemi collegati e destinatari da Lei selezionati. Le informazioni potrebbero essere trasmesse alle integrazioni abilitate dalla Sua organizzazione. Quando esporta, stampa, invia tramite e-mail o condivide un report o un allegato, i destinatari e i servizi selezionati ricevono tali informazioni e potrebbero conservarne copie proprie. La gestione di tali copie da parte loro esula dai controlli di cancellazione dell’app. I servizi degli app store potrebbero inoltre ricevere informazioni tecniche relative alla connessione quando l’app verifica la disponibilità di un aggiornamento.

Destinatari delle informazioni legali. Potremo divulgare informazioni alle autorità competenti o a consulenti professionali qualora ciò sia richiesto dalla legge o necessario per accertare, esercitare o difendere diritti legali.

I fornitori che trattano dati personali per conto della scrivente società sono tenuti a proteggerli in conformità agli obblighi contrattuali, a limitarne l’utilizzo alle finalità espressamente convenute e a garantire una protezione coerente con la presente informativa e con la normativa vigente. I servizi gestiti separatamente possono altresì trattare le informazioni conformemente alle proprie informative sulla privacy.

7 Trattamento dei dati a livello internazionale

Il trattamento dei dati personali e l’assistenza tecnica possono comportare l’accesso da parte di soggetti ubicati al di fuori dello Spazio economico europeo, in funzione dei fornitori e delle integrazioni impiegate. Qualora si effettui un trasferimento internazionale di dati soggetto a restrizioni, si ricorre a un meccanismo di trasferimento legittimo, quale una decisione di adeguatezza della Commissione europea applicabile o le clausole contrattuali tipo, con garanzie aggiuntive ove richiesto. È possibile richiedere [email protected] Informazioni relative ai destinatari interessati, alle sedi di trattamento e alle misure di sicurezza, comprese le modalità per ottenerne una copia.

8 Archiviazione offline e sicurezza

L’applicazione memorizza sul Suo dispositivo le informazioni di autenticazione, le preferenze, i registri di lavoro memorizzati nella cache e le modifiche o i contenuti multimediali in sospeso, al fine di consentire alle funzionalità supportate di operare in modalità offline e di sincronizzarsi successivamente. Tali informazioni locali possono permanere memorizzate anche al termine di una sessione. La disconnessione non comporta la cancellazione completa dei dati dal dispositivo e la cancellazione di una chat sul Suo dispositivo non determina la rimozione della conversazione dal server.

La Società adotta controlli di accesso e misure tecniche e organizzative adeguate alla natura delle informazioni e ai rischi connessi. L’applicazione mobile si connette al servizio NauticIQ Ops tramite protocollo HTTPS e utilizza l’archiviazione sicura del sistema operativo per i token di autenticazione. Nessun sistema può garantire una sicurezza assoluta. L’Utente è tenuto a proteggere il proprio dispositivo mediante un blocco dello schermo e a segnalare senza ritardo alla propria organizzazione eventuali smarrimenti o accessi non autorizzati.

9. Per quanto tempo vengono conservate le informazioni

I registri operativi sono conservati in conformità alle istruzioni documentate della Sua organizzazione, al contratto di servizio e ai requisiti legali applicabili. Tra i criteri rilevanti figurano il rapporto di servizio attivo, il completamento di ispezioni e riparazioni, gli obblighi di conservazione dei dati da parte dell’organizzazione e la gestione delle controversie. La cessazione dell’accesso di un utente non comporta necessariamente la cancellazione della cronologia operativa dell’organizzazione.

Per quanto concerne i dati di cui siamo responsabili, conserviamo le informazioni relative agli account e all’amministrazione dei servizi per il tempo necessario alla gestione del rapporto con l’utente; le informazioni relative all’assistenza sino alla risoluzione della richiesta e delle connesse attività di follow-up; nonché i registri di sicurezza per il periodo necessario a investigare e prevenire eventuali abusi. Qualora una legge o un’azione legale richieda che determinati registri vengano conservati per un periodo più lungo, conserveremo le informazioni necessarie a tale scopo e ne limiteremo qualsiasi altro utilizzo.

Qualora la conservazione non sia più giustificata, le informazioni saranno cancellate ovvero rese anonime. Al termine del servizio fornito dall’organizzazione, la restituzione ovvero la cancellazione avverrà conformemente alle istruzioni fornite e ai periodi di conservazione contrattuali applicabili, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge. Le copie di backup residue scadono al termine del ciclo di backup e non vengono utilizzate per il trattamento ordinario dopo la cancellazione dai sistemi attivi. Le copie presenti sui dispositivi locali e i file esportati separatamente hanno un proprio ciclo di vita e potrebbero richiedere una rimozione specifica.

10 I Suoi diritti e le richieste di cancellazione

Ai sensi della normativa applicabile, l’Utente ha il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento e la portabilità. L’Utente può opporsi al trattamento basato su interessi legittimi. Il Titolare interromperà tale trattamento, salvo che dimostri motivi legittimi e imperativi o che ne abbia necessità per far valere diritti in sede giudiziaria. L’Utente può opporsi al marketing diretto in qualsiasi momento e revocare il consenso prestato, senza che ciò incida sulla liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per richiedere la cancellazione del proprio account o dei propri dati personali, si prega di inviare una comunicazione via e-mail all'indirizzo [email protected] Indichi nell’oggetto “Richiesta relativa alla privacy di NauticIQ Ops” e specifichi la Sua organizzazione, il numero di telefono o altro identificativo dell’account da Lei utilizzato. Ci comunichi se desidera la cancellazione dell’account, la cancellazione di dati specifici o un’altra azione relativa alla privacy. Si prega di non includere nella richiesta iniziale la Sua password, il codice di verifica o una copia di un documento di identità; potremmo successivamente richiedere informazioni adeguate al fine di verificare la Sua identità.

Per i dati gestiti dalla Sua organizzazione, può contattare direttamente il relativo amministratore. Qualora ci contattasse, provvederemo a inoltrare la richiesta al titolare del trattamento competente e a fornirgli l’assistenza necessaria. La revoca dell’accesso, la disconnessione, la disinstallazione dell’app o la cancellazione di una chat locale non comportano di per sé la cancellazione dei dati presenti sul server. Alcune informazioni potrebbero dover essere conservate per adempimenti legali, reclami fondati o per la legittima conservazione dei dati da parte dell’organizzazione; noi o il responsabile del trattamento competente Le illustreremo eventuali restrizioni applicabili.

Di norma, la Società risponde alle richieste relative ai diritti previsti dal GDPR entro un mese. Qualora fosse necessaria una proroga autorizzata, la Società ne illustrerà i motivi entro tale termine. L’Interessato ha il diritto di proporre reclamo all’Ispettorato estone per la protezione dei dati (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, oppure l’autorità competente del luogo in cui risiede, lavora o ritiene che si sia verificata una violazione.

11 Minori e modifiche alla presente informativa

NauticIQ Ops è destinato esclusivamente a utenti aziendali autorizzati e non è rivolto ai minori. Un’organizzazione può includere i dati di un minore in un registro dell’equipaggio o dei passeggeri qualora ciò sia necessario e conforme alla legge; essa è responsabile delle informazioni pertinenti, della base giuridica e delle misure di tutela applicabili.

La presente informativa viene aggiornata ogniqualvolta le nostre prassi subiscono modifiche e reca la data dell’ultima revisione. Forniremo una comunicazione aggiuntiva ovvero otterremo il consenso, qualora ciò sia richiesto in caso di modifiche sostanziali. Per domande relative alla presente informativa, si prega di contattare [email protected].