Sekretesspolicy för Ops-appen

1 Vem vi är och vad denna policy omfattar

NauticIQ Ops är en affärsapplikation för fartygsinspektioner, in- och utcheckning, observationsrapporter, underhåll, reparationsarbeten och operativ kommunikation. Denna policy förklarar hur personuppgifter hanteras via mobilappen NauticIQ Ops och den tillhörande Ops-tjänsten, inklusive information om behöriga användare och personer som är registrerade i en organisations arbetsutrymme.

Tjänsten drivs av Nautic Information Quality OÜ, registreringsnummer 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estland (”NauticIQ”, ”vi”, ”oss”). För frågor om integritet eller begäran om radering av personuppgifter, skicka e-post till [email protected] eller skriv till ovanstående postadress.

Din charteroperatör, arbetsgivare eller annan organisation bestämmer normalt varför driftsregister samlas in och vem som får använda dem. För dessa register är den organisationen personuppgiftsansvarig, och vi behandlar uppgifterna enligt dess instruktioner i enlighet med vårt serviceavtal och våra villkor för databehandling. Dess integritetspolicy gäller också. Vi agerar som personuppgiftsansvarig för våra egna affärskontakter, tjänsteadministration, säkerhet, support och efterlevnadsaktiviteter där vi fastställer syftena och metoderna för behandlingen.

2. Information som vi hanterar

Konto- och åtkomstinformation. Ditt telefonnummer, namn, användar- och organisationsidentifierare, tilldelade roller, behörigheter och baser, appgenererad enhetsidentifierare, språkinställningar, autentiseringstoken och verifieringsaktivitet. Din organisation kan tillhandahålla eller underhålla dina kontouppgifter.

Drifts- och bokningsinformation. Svar på inspektioner, resultat, underhålls- och reparationsregister, uppdrag, kommentarer, tidsstämplar, referenser till fartyg och baser, kund- och agenturnamn, bokningsreferenser och datum, överföringsuppgifter, förfallna belopp och betalningsstatus. I den händelse att organisationen nyttjar funktioner avsedda för besättning kan uppgifterna vidare omfatta namn, telefonnummer, kön, födelsedatum, pass- eller identitetskortnummer, besättningsroller samt uppgifter rörande skepparlicenser.

Innehåll som du tillhandahåller. Foton, videor och deras ljud, utvalda dokument och andra bilagor, chattmeddelanden och reaktioner, signaturer och namn på undertecknare, dikterad text, feedback, skärmdumpar och supportkorrespondens. Innehållet kan identifiera personer som visas, hörs, nämns eller på annat sätt beskrivs i det.

Teknisk information. Appgenererade identifierare, push-meddelandetoken, plattform, språk- och meddelandeinställningar, synkroniseringsinformation samt anslutningsinformation såsom IP-adresser och tidsstämplar för förfrågningar. Drift och felsökning av tjänsten kan även innefatta fel- och säkerhetsloggar.

3. Källor till informationen och skälen för dess användning

Vi samlar in data från dig, din enhet, din organisation, andra behöriga användare av arbetsytan samt från bokningssystem eller andra system som är anslutna via din organisation. Vi använder dessa uppgifter för att autentisera användare, tillämpa åtkomstbehörigheter, leverera och synkronisera driftsdata, stödja inspektioner och underhåll, möjliggöra kommunikation och rapportering, skicka begärda tjänstemeddelanden, besvara supportförfrågningar och skydda tjänsten.

För verksamhet där vi är personuppgiftsansvariga är våra rättsliga grunder enligt GDPR våra berättigade intressen av att administrera och säkra en företagstjänst, bistå användare och lösa problem (artikel 6.1 f); att fullgöra ett avtal eller vidta begärda åtgärder inför avtalsingående där du personligen är avtalspart (artikel 6.1 b); samt att uppfylla tillämpliga rättsliga skyldigheter (artikel 6.1 c). När en frivillig aktivitet kräver samtycke förlitar vi oss på detta samtycke (artikel 6.1 a). Din organisation ansvarar för den rättsliga grunden för de operativa uppgifter som den kontrollerar, inklusive eventuella ytterligare villkor för känsliga uppgifter.

Kontoidentifierare och relevanta arbetsuppgifter krävs för att ge åtkomst och utföra de arbetsflöden som användaren nyttjar. Användaren kan välja om valfria medier, diktering och feedback skall tillhandahållas. Om du avböjer en valfri behörighet kan den relaterade funktionen vara otillgänglig; du kan fortfarande använda funktioner som inte kräver den. Enhetsbehörighet utgör inte i sig en rättslig grund för att samla in information om andra personer.

Inkludera endast personuppgifter som är nödvändiga för arbetet. Undvik att inkludera identitetshandlingar, hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter som inte är relevanta för arbetet i foton, chattar och fritextfält. Din organisation är skyldig att tillhandahålla lämplig information till personal, kunder och besättning vars uppgifter den lämnar ut.

4 Enhetsbehörigheter och dina val

Kamera, foton och filer. Appen använder kameran för att ta bilder och spela in videor i samband med användningen och låter dig välja media eller dokument att bifoga till poster, meddelanden eller feedback. De valda filerna kan innehålla personuppgifter och inbäddade metadata. Vi behöver inte åtkomst till filer som inte är relaterade till dessa funktioner för att tillhandahålla dem.

Mikrofon och taligenkänning. Mikrofonen används för ljud i inspelade videor samt för röstdiktering som användaren initierar. Dikteringen utnyttjar den taligenkänningstjänst som är tillgänglig på enheten, såsom Apples tjänst eller den konfigurerade Android-leverantören. Beroende av enhet, språk och leverantörsinställningar kan ljudet bearbetas på leverantörens servrar. Användaren bör inte utgå från att dikteringen sker helt och hållet på enheten. Appen tar emot den igenkända texten och sparar eller skickar den när användaren skickar in det aktuella fältet. Ljud som ingår i en uppladdad video utgör en del av den videon.

Meddelanden. Om funktionen är aktiverad används push-tokens och leveransinformation för att skicka aviseringar om meddelanden och driftsaktivitet. Innehållet i meddelandena kan visas på din låsskärm beroende på enhetens inställningar. Du kan ändra behörigheter, förhandsvisningar av meddelanden och andra tillgängliga alternativ i enhetens inställningar. Om du återkallar en behörighet stoppas framtida åtkomst; information som redan har skickats raderas emellertid inte automatiskt.

5 Platsbaserad annonsering och automatiserade beslut

Appen begär inte tillgång till enhetens GPS-position eller spårning av position i bakgrunden. Fartygsbaser, destinationer, överföringsplatser eller positionsinformation som ingår i poster och uppladdade filer är skilda från spårning av enhetens position.

Bolaget säljer inte personuppgifter och använder inte applikationen för riktad reklam eller spårning i andra företags applikationer och webbplatser. Att logga in eller aktivera aviseringar innebär inte att användaren abonnerar på marknadsföring.

Vi använder inte appen för att fatta enbart automatiserade beslut om dig som medför rättsliga eller liknande betydande konsekvenser. Driftsstatus och rapporter stödjer beslut som fattas av din organisation.

6. Vilka kan ta emot information

Din organisation och behöriga användare. Arbetsplatsadministratörer och andra användare har tillgång till information i enlighet med de roller, behörigheter och arbetsflöden som har konfigurerats för dem. Driftsmeddelanden och register utgör arbetsinformation och kan vara synliga för berörda kollegor eller uppdragstagare.

Tjänsteleverantörer. Leverantörer som tillhandahåller webbhotell, lagring, autentisering och leverans av verifieringsmeddelanden, säkerhet, support och leverans av aviseringar kan komma att erhålla den information som krävs för dessa funktioner. Push-aviseringar använder Expos aviseringstjänst och den relevanta leveranstjänsten från Apple eller Google. Taligenkänning utnyttjar den av användaren valda igenkänningsleverantören för enheten enligt ovanstående beskrivning. Meddelandeleverantörer kan behandla push-tokens samt innehållet i meddelandet, inklusive allt innehåll som ingår i detta.

Anslutna system och av Sändaren valda mottagare. Information kan vidarebefordras till integrationer som aktiverats av Sändarens organisation. Vid export, utskrift, e-postskickande eller delning av rapport eller bilaga, tar de valda mottagarna och tjänsterna emot informationen och kan spara egna kopior. Deras hantering av sådana kopior ligger utanför Appens raderingskontroller. Appbutikstjänster kan även ta emot teknisk anslutningsinformation när appen söker efter tillgängliga uppdateringar.

Mottagare av juridisk information. Bolaget kan lämna ut information till behöriga myndigheter eller professionella rådgivare när det krävs enligt lag eller är nödvändigt för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Vi kräver att leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning skyddar dessa enligt avtalsenliga skyldigheter, begränsar användningen till de överenskomna ändamålen och tillhandahåller skydd i enlighet med denna policy och tillämplig lagstiftning. Separat drivna tjänster kan också behandla information enligt sina egna integritetsmeddelanden.

7 Internationell behandling

Behandling och support kan innebära åtkomst från länder utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, beroende på vilka leverantörer och integrationer som används. När vi genomför en begränsad internationell överföring använder vi en laglig överföringsmekanism, såsom ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen eller standardavtalsklausuler, med ytterligare skyddsåtgärder där så krävs. Du kan begära [email protected] om berörda mottagare, behandlingsplatser och skyddsåtgärder, inklusive hur en kopia kan erhållas.

8 Offline-lagring och säkerhet

Appen lagrar inloggningsuppgifter, inställningar, cachade arbetsposter samt väntande ändringar eller media på din enhet så att stödda funktioner kan fungera offline och synkroniseras senare. Lokal information kan finnas kvar efter att en session har avslutats. Att logga ut innebär inte att alla data på enheten raderas, och att rensa en chatt på din enhet raderar inte konversationen på servern.

Vi tillämpar åtkomstkontroller samt tekniska och organisatoriska åtgärder som är anpassade till den aktuella informationen och de identifierade riskerna. Mobilappen ansluter till Ops-tjänsten via HTTPS och nyttjar operativsystemets säkra lagringsutrymme för autentiseringstoken. Inget system kan garanteras vara fullständigt säkert. Användaren åläggs att skydda sin enhet med ett skärmlås samt omedelbart anmäla förlust eller obehörig åtkomst till sin organisation.

9 Hur länge informationen sparas

Driftsregister bevaras i enlighet med organisationens dokumenterade instruktioner, serviceavtalet och gällande lagkrav. Relevanta kriterier inkluderar det aktiva serviceförhållandet, genomförda inspektioner och reparationer, organisationens skyldigheter avseende dokumentation samt hantering av tvister. Att avsluta en användares åtkomst innebär inte nödvändigtvis att organisationens driftshistorik raderas.

Uppgifter som vi behandlar lagras i den omfattning som är nödvändig för ändamålet. Konto- och tjänsteadministrationsinformation sparas så länge som det behövs för att administrera relationen. Supportinformation sparas tills förfrågan och erforderlig uppföljning är avslutade. Säkerhetsloggar sparas under den tid som krävs för att utreda och förebygga missbruk. Om lag eller rättsligt krav kräver att specifika register bevaras längre, lagrar vi den information som krävs för detta ändamål och begränsar annan användning.

När lagring inte längre är motiverad raderas eller anonymiseras informationen. Vid slutet av organisationens tjänst sker återlämnande eller radering enligt dess instruktioner och tillämpliga avtalsenliga lagringstider, med förbehåll för lagstadgad lagring. Återstående säkerhetskopieringar förfaller i enlighet med säkerhetskopieringscykeln och används inte för normal behandling efter radering från aktiva system. Lokala kopior på enheter och separat exporterade filer har sin egen livscykel och kan behöva raderas separat.

10 Dina rättigheter och begäran om radering

Beroende på tillämplig lagstiftning kan du begära tillgång till dina personuppgifter, rättelse, radering, begränsning av behandlingen och portabilitet. Du kan invända mot behandling som grundar sig på berättigade intressen. Vi kommer att upphöra med den behandlingen såvida vi inte kan påvisa tvingande berättigade skäl eller behöver den för rättsliga anspråk. Du kan när som helst invända mot direktmarknadsföring och återkalla ditt samtycke utan att detta påverkar den behandling som var laglig före återkallandet.

För att begära radering av ditt konto eller dina personuppgifter, skicka ett e-postmeddelande till [email protected] Ange ”NauticIQ Ops privacy request” i ämnesraden och ange din organisation samt det telefonnummer eller annan kontoidentifierare som du använder. Ange om du vill att kontot ska raderas, att vissa uppgifter ska raderas eller om du önskar någon annan åtgärd avseende integritet. Inkludera inte lösenord, verifieringskod eller kopia av identitetsdokument i den inledande förfrågan. Bolaget kan begära rimlig information för att verifiera din identitet.

För uppgifter som hanteras av din organisation kan du kontakta dess administratör direkt. Om du kontaktar oss hjälper vi dig att vidarebefordra förfrågan till den ansvariga och bistår denne efter behov. Att återkalla åtkomst, logga ut, avinstallera appen eller rensa en lokal chatt raderar inte i sig uppgifterna på servern. Viss information kan behöva sparas på grund av lagstadgade skyldigheter, berättigade anspråk eller organisationens lagliga arkiveringsskyldighet; vi eller den berörda registeransvarige kommer att förklara eventuella tillämpliga begränsningar.

Bolaget besvarar normalt förfrågningar om rättigheter enligt GDPR inom en månad. Om en tillåten förlängning behövs, förklarar bolaget skälet härtill inom samma tidsram. Du kan lämna in ett klagomål till den estniska dataskyddsmyndigheten (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, eller den behöriga myndigheten där du bor, arbetar eller anser att ett intrång har skett.

11 Barn och ändringar av denna policy

NauticIQ Ops är avsett för auktoriserade företagsanvändare och riktar sig inte till barn. En organisation får inkludera uppgifter om minderåriga i en besättnings- eller passagerarlista när det är nödvändigt och lagligt; organisationen ansvarar för tillämplig information, rättslig grund och skyddsåtgärder.

Detta dokument uppdateras vid ändringar i rutiner och datum för senaste revideringen anges. Vid väsentliga ändringar lämnas ytterligare information eller samtycke inhämtas där så krävs. För frågor om denna policy, kontakta [email protected].