Política de Privacidad de la Aplicación Ops

1. Identidad del Responsable del Tratamiento y Ámbito de Aplicación de la Política

NauticIQ Ops es una aplicación empresarial destinada a la inspección de embarcaciones, el registro de entrada y salida, los informes de inspección, el mantenimiento, los trabajos de reparación y la comunicación operativa. La presente política explica cómo se gestionan los datos personales a través de la aplicación móvil NauticIQ Ops y su servicio Ops asociado, incluida la información sobre los usuarios autorizados y las personas registradas en el espacio de trabajo de una organización.

El servicio es gestionado por Nautic Information Quality OÜ, con código de registro 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallin, Harju maakond, 10151, Estonia («NauticIQ», «nosotros», «nos»). Para cuestiones relacionadas con la privacidad o solicitudes de supresión de datos personales, envíe un correo electrónico a [email protected] Alternativamente, remita su comunicación a la siguiente dirección postal.

Normalmente, es su operador de alquiler, su empleador u otra organización la que determina los motivos por los que se recopilan los registros operativos y quién puede utilizarlos. En lo que respecta a dichos registros, dicha organización es la responsable del tratamiento, y nosotros tratamos los datos siguiendo sus instrucciones, de conformidad con nuestro contrato de servicios y nuestras condiciones de tratamiento de datos. También se aplica su política de privacidad. Actuamos como responsables del tratamiento en lo que respecta a nuestros propios contactos comerciales, la administración de servicios, la seguridad, la asistencia técnica y las actividades de cumplimiento normativo, en los casos en que determinamos sus fines y medios.

2. Información que tratamos

Información de cuenta y acceso. Su número de teléfono, nombre, identificadores de usuario y de organización, funciones asignadas, permisos y bases, identificador de dispositivo generado por la aplicación, preferencia de idioma, tokens de autenticación y actividad de verificación. Es posible que su organización facilite o mantenga los datos de su cuenta.

Información operativa y de reservas. Respuestas a inspecciones, conclusiones, registros de mantenimiento y reparación, asignaciones, comentarios, marcas de tiempo, referencias de embarcaciones y bases, nombres de clientes y agencias, referencias y fechas de reservas, detalles de traslados, importes pendientes y estado de los pagos. En los casos en que la organización haga uso de funcionalidades relacionadas con la tripulación, los registros podrán incluir nombres, números de teléfono, sexo, fechas de nacimiento, números de pasaporte o de documento de identidad, funciones de la tripulación y datos de la licencia de patrón.

Contenido proporcionado por el Usuario. Incluye fotografías, vídeos y su componente de audio, documentos seleccionados y demás archivos adjuntos, mensajes de chat y reacciones, firmas y nombres de los firmantes, texto dictado, comentarios, capturas de pantalla y correspondencia de asistencia técnica. Dicho contenido puede identificar a las personas que aparecen, se escuchan, se mencionan o se describen de cualquier otra forma en el mismo.

Información técnica. Identificadores generados por la aplicación, tokens de notificaciones push, plataforma, idioma y preferencias de notificación, información de sincronización e información de conexión, tales como direcciones IP y marcas de tiempo de las solicitudes. El funcionamiento del servicio y la resolución de problemas también pueden implicar registros de errores y de seguridad.

3. Procedencia de la información y motivos por los que la utilizamos

Recibimos datos procedentes de usted, de su dispositivo, de su organización, de otros usuarios autorizados del espacio de trabajo y de los sistemas de reservas u otros sistemas conectados por su organización. Los utilizamos para autenticar a los usuarios, aplicar permisos de acceso, proporcionar y sincronizar registros operativos, facilitar las inspecciones y el mantenimiento, permitir la comunicación y la elaboración de informes, enviar notificaciones de servicio solicitadas, responder a las solicitudes de asistencia y proteger el servicio.

En el caso de las actividades en las que actuamos como responsables del tratamiento, nuestras bases jurídicas en virtud del RGPD son nuestros intereses legítimos en la gestión y la seguridad de un servicio empresarial, la asistencia a los usuarios y la resolución de problemas (artículo 6, apartado 1, letra f); la ejecución de un contrato o la realización de medidas precontractuales solicitadas cuando usted sea personalmente la parte contratante (artículo 6, apartado 1, letra b)); y el cumplimiento de las obligaciones legales aplicables (artículo 6, apartado 1, letra c)). Cuando una actividad opcional requiera el consentimiento, nos basaremos en dicho consentimiento (artículo 6, apartado 1, letra a)). Su organización será responsable de la base jurídica de los datos operativos que controle, incluidas las condiciones adicionales relativas a la información sensible.

Se requieren los identificadores de cuenta y los registros de trabajo pertinentes para concederle acceso y llevar a cabo los flujos de trabajo que utilice. El Usuario podrá optar por facilitar contenidos multimedia opcionales, dictados y comentarios. En caso de denegar un permiso opcional, es posible que la función asociada no resulte accesible; no obstante, podrá continuar haciendo uso de aquellas funciones que no lo exijan. La mera concesión del permiso de dispositivo no constituye, por sí misma, una base jurídica para la recogida de información relativa a terceros.

Incluya únicamente la información personal estrictamente necesaria para el desempeño de sus funciones. Evite incorporar en fotografías, chats o campos de texto libre documentos de identidad ajenos al objeto de la presente, información sanitaria u otros datos sensibles. Su organización deberá facilitar la información adecuada al personal, a los clientes y a la tripulación cuyos datos facilite.

4. Permisos del dispositivo y sus opciones

Cámara, fotografías y archivos. La aplicación utiliza la cámara para capturar fotografías y vídeos operativos y le permite seleccionar archivos multimedia o documentos para adjuntarlos a registros, mensajes o comentarios. Los archivos seleccionados pueden contener información personal y metadatos incrustados. No necesitamos acceder a archivos no relacionados para ofrecer estas funciones.

Micrófono y reconocimiento de voz. El micrófono se utiliza para el audio de los vídeos grabados y para el dictado de voz que usted inicie. El dictado utiliza el servicio de reconocimiento de voz disponible en su dispositivo, como el servicio de Apple o el proveedor de Android configurado. Dependiendo de la configuración del dispositivo, el idioma y el proveedor, es posible que el audio se procese en los servidores del proveedor. No se presume que el dictado se realice íntegramente en el dispositivo. La aplicación recibe el texto reconocido y lo almacena o lo transmite cuando el usuario envía el campo correspondiente. El audio incluido en un vídeo subido forma parte de dicho vídeo.

Notificaciones. En caso de que el Usuario active las notificaciones, la Aplicación empleará tokens push e información de entrega para remitir alertas relativas a mensajes y actividad operativa. El contenido de dichas notificaciones podrá mostrarse en la pantalla de bloqueo, conforme a la configuración del dispositivo del Usuario. El Usuario podrá modificar los permisos, las vistas previas de las notificaciones y demás opciones disponibles en la configuración de su dispositivo. La revocación de un permiso impedirá el acceso autorizado en el futuro; dicha revocación no conlleva la eliminación automática de la información ya enviada.

5. Publicidad basada en la ubicación y decisiones automatizadas

La aplicación no solicita la ubicación GPS del dispositivo ni realiza un seguimiento de la ubicación en segundo plano. Las bases de las embarcaciones, los destinos, los puntos de traslado o la información de ubicación incluida en los registros y los archivos cargados son independientes del seguimiento de la ubicación del dispositivo.

La Entidad no vende ni cede datos personales, ni emplea la aplicación para publicidad dirigida ni para el seguimiento en aplicaciones y sitios web de otras empresas. El hecho de iniciar sesión o activar las notificaciones no implica la suscripción a comunicaciones de marketing.

La presente aplicación no se emplea para adoptar decisiones de forma exclusivamente automatizada que produzcan efectos jurídicos o de importancia similar para usted. Los estados operativos y los informes generados por la aplicación prestan apoyo a las decisiones adoptadas por su organización.

6. ¿Quién puede recibir información?

Su organización y los usuarios autorizados. Los administradores del espacio de trabajo y el resto de usuarios podrán acceder a la información en función de los roles, permisos y flujos de trabajo que les hayan sido configurados. Los mensajes y registros operativos constituyen información laboral y podrán ser visibles para los compañeros de trabajo o contratistas pertinentes.

Proveedores de servicios. Los proveedores que prestan servicios de alojamiento, almacenamiento, autenticación y envío de mensajes de verificación, seguridad, asistencia técnica y envío de notificaciones podrán recibir la información necesaria para el desempeño de dichas funciones. Las notificaciones push utilizan el servicio de notificaciones de Expo y el servicio de envío correspondiente de Apple o Google. El reconocimiento de voz utiliza el proveedor de reconocimiento seleccionado por el dispositivo, conforme se ha descrito con anterioridad. Los proveedores de notificaciones podrán procesar los tokens push y la carga útil de la notificación, incluido cualquier contenido que esta contenga.

Sistemas conectados y destinatarios seleccionados por el Usuario. La información podrá transmitirse a las integraciones habilitadas por la Organización del Usuario. Cuando el Usuario exporte, imprima, envíe por correo electrónico o comparta un informe o un archivo adjunto, los destinatarios y servicios seleccionados recibirán dicha información y podrán conservar sus propias copias. El tratamiento que aquellos realicen de dichas copias quedará fuera del alcance de los controles de eliminación de la Aplicación. Los servicios de las tiendas de aplicaciones también pueden recibir información técnica sobre la conexión cuando la aplicación comprueba si hay alguna actualización disponible.

Destinatarios legales. La entidad podrá revelar información a las autoridades competentes o a asesores profesionales cuando así lo exija la ley o resulte necesario para fundamentar, ejercer o defender reclamaciones legales.

Exigimos a los proveedores que tratan datos personales en nuestro nombre que los protejan en virtud de obligaciones contractuales, que limiten su uso a los fines acordados y que garanticen una protección acorde con la presente política y la legislación aplicable. Los servicios gestionados de forma independiente también pueden tratar información con arreglo a sus propios avisos de privacidad.

7. Tratamiento internacional

El tratamiento y la asistencia técnica pueden implicar el acceso desde fuera del Espacio Económico Europeo, en función de los proveedores y las integraciones utilizadas. Cuando realizamos una transferencia internacional restringida, utilizamos un mecanismo de transferencia lícito, como una decisión de adecuación de la Comisión Europea aplicable o cláusulas contractuales tipo, con garantías adicionales cuando sea necesario. Puede solicitar [email protected] sobre los destinatarios pertinentes, los lugares de tratamiento y las garantías, incluida la forma de obtener una copia.

8. Almacenamiento fuera de línea y seguridad

La aplicación almacena en el dispositivo del Usuario información de autenticación, preferencias, registros de trabajo en caché y cambios pendientes o archivos multimedia, de modo que las funciones compatibles puedan operar sin conexión y sincronizarse posteriormente. Dicha información local podrá permanecer en el dispositivo una vez finalizada la sesión. La acción de cerrar sesión no implica el borrado completo de los datos almacenados en el dispositivo, y la eliminación de un chat en el dispositivo no suprime la conversación almacenada en el servidor.

La Compañía implementa controles de acceso y medidas técnicas y organizativas adecuadas a la naturaleza de la información y a los riesgos asociados. La aplicación móvil se conecta al servicio NauticIQ Ops mediante HTTPS y utiliza el almacenamiento seguro del sistema operativo para los tokens de autenticación. No obstante, ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta. El Usuario deberá proteger su dispositivo con un bloqueo de pantalla e informar sin demora a su organización en caso de pérdida o acceso no autorizado.

9. Plazo de conservación de la información

Los registros operativos se conservarán conforme a las instrucciones documentadas de la organización, al contrato de servicio y a la normativa aplicable. Entre los criterios relevantes se incluyen la relación de servicio activa, la realización de inspecciones y reparaciones, las obligaciones de la organización en materia de conservación de registros y la gestión de litigios. La cancelación del acceso de un usuario no implica necesariamente la supresión del historial operativo de la organización.

En cuanto a los datos que controlamos, conservamos la información relativa a las cuentas y a la administración de los servicios durante el tiempo que sea necesario para gestionar la relación; la información de asistencia técnica, hasta que se resuelva la solicitud y el seguimiento necesario; y los registros de seguridad durante el periodo necesario para investigar y prevenir usos indebidos. En los casos en que una ley o una reclamación legal exija que se conserven registros específicos durante más tiempo, conservaremos la información necesaria para ese fin y restringiremos cualquier otro uso.

Cuando la conservación de los datos deje de estar justificada, la información será eliminada o anonimizada. Al finalizar el servicio prestado por la organización, la devolución o eliminación se efectuará conforme a sus instrucciones y a los plazos de conservación contractuales aplicables, sin perjuicio de los plazos de conservación exigidos por la ley. Las copias de seguridad residuales caducan al final del ciclo de copias de seguridad y no se utilizan para el tratamiento habitual tras su eliminación de los sistemas activos. Las copias en dispositivos locales y los archivos exportados por separado tienen su propio ciclo de vida y pueden requerir una eliminación específica.

10. Sus derechos y solicitudes de supresión

En función de la legislación aplicable, podrá solicitar el acceso a sus datos personales, así como su rectificación, supresión, la limitación del tratamiento y la portabilidad. Podrá oponerse al tratamiento basado en intereses legítimos. Interrumpiremos dicho tratamiento a menos que demostremos motivos legítimos imperiosos o que lo necesitemos para reclamaciones legales. Podrá oponerse al marketing directo en cualquier momento y retirar su consentimiento sin que ello afecte al tratamiento que fuera lícito antes de la retirada.

Para solicitar la eliminación de su cuenta o de sus datos personales, envíe un correo electrónico a [email protected] Indique en el asunto «Solicitud de privacidad de NauticIQ Ops», identifique su organización y el número de teléfono u otro identificador de cuenta utilizado. Especifique si requiere la eliminación de la cuenta, la supresión de datos concretos u otra acción relacionada con la privacidad. No incluya en su solicitud inicial su contraseña, código de verificación ni copia de su documento de identidad; en caso necesario, le solicitaremos la información imprescindible para verificar su identidad.

En el caso de los registros gestionados por su organización, podrá dirigirse directamente al administrador correspondiente. Si se pone en contacto con nosotros, le asistiremos en la remisión de la solicitud al responsable del tratamiento pertinente y le prestaremos la ayuda necesaria. La revocación del acceso, el cierre de sesión, la desinstalación de la aplicación o la eliminación de un chat local no conlleva por sí misma la supresión de los registros almacenados en el servidor. Es posible que parte de la información deba conservarse para cumplir con obligaciones legales, atender reclamaciones justificadas o mantener los registros legales de la organización; nosotros o el responsable del tratamiento correspondiente le explicaremos cualquier restricción aplicable.

La Entidad responderá a las solicitudes ejercitadas al amparo del RGPD en el plazo máximo de un mes. En caso de requerirse una prórroga debidamente justificada, se informará al interesado de los motivos de dicha demora dentro del mismo plazo. El interesado podrá presentar reclamación ante la Inspección de Protección de Datos de Estonia (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, o ante la autoridad competente en su lugar de residencia, de trabajo o en el que considere que se ha producido una infracción.

11. Menores y modificaciones de la presente política.

NauticIQ Ops está destinado a usuarios empresariales autorizados y no va dirigido a menores. Una organización podrá incluir los datos de un menor en un registro de tripulación o de pasajeros cuando sea necesario y lícito; dicha organización es responsable de la información pertinente, la base jurídica y las garantías correspondientes.

La presente política se actualizará cada vez que se modifiquen nuestras prácticas, circunstancia que se hará constar mediante la indicación de la fecha de la última revisión. En caso de modificación sustancial, se proporcionará un aviso adicional o se recabará el consentimiento del afectado, conforme a lo exigido por la normativa aplicable. Para cualquier consulta relativa a esta política, por favor contacte con [email protected].