Ops App-fortrolighedspolitik

1. Hvem vi er, og hvilke områder denne politik omfatter

NauticIQ Ops er en forretningsapplikation til skibsinspektioner, ind- og udtjekning, fund, vedligeholdelse, reparationsopgaver og driftskommunikation. Denne politik forklarer, hvordan personoplysninger håndteres via NauticIQ Ops-mobilappen og den tilknyttede Ops-tjeneste, herunder oplysninger om autoriserede brugere og personer, der er registreret i en organisations arbejdsområde.

The service is operated by Nautic Information Quality OÜ, registry code 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia (“NauticIQ”, “we”, “us”). For privacy questions or requests to delete personal data, email [email protected] eller rette henvendelse til ovenstående postadresse.

Din charteroperatør, arbejdsgiver eller anden organisation bestemmer normalt, hvorfor driftsoplysninger indsamles, og hvem der må anvende dem. For disse oplysninger er den pågældende organisation dataansvarlig, og vi behandler data efter dens instrukser i henhold til vores serviceaftale og vilkår for databehandling. Dens privatlivspolitik finder også anvendelse. Vi fungerer som dataansvarlig for vores egne forretningskontakter, serviceadministration, sikkerhed, support og compliance-aktiviteter, hvor vi selv fastlægger formålene og midlerne hertil.

2. Oplysninger, vi behandler

Konto- og adgangsoplysninger. Dit telefonnummer, navn, bruger- og organisationsidentifikatorer, tildelte roller, tilladelser og baser, app-genereret enhedsidentifikator, sprogindstilling, godkendelsestokener og verifikationsaktivitet. Din organisation kan levere eller vedligeholde dine kontooplysninger.

Drifts- og reservationsoplysninger. Inspektionssvar, resultater, vedligeholdelses- og reparationsjournaler, opgaver, kommentarer, tidsstempler, referencer til fartøjer og baser, navne på kunder og agenturer, reservationsreferencer og -datoer, overførselsoplysninger, skyldige beløb og betalingsstatus. Hvor organisationen anvender besætningsfunktioner, kan oplysningerne endvidere omfatte navne, telefonnumre, køn, fødselsdatoer, pas- eller identitetskortnumre, besætningsmedlemmernes roller samt oplysninger om skippercertifikater.

Indhold, som du leverer. Fotos, videoer og lyd fra disse, udvalgte dokumenter og andre vedhæftede filer, chatbeskeder og reaktioner, underskrifter og underskriveres navne, dikteret tekst, feedback, skærmbilleder og supportkorrespondance. Indholdet kan identificere personer, der vises, høres, nævnes ved navn eller på anden måde beskrives i det.

Tekniske oplysninger. App-genererede identifikatorer, push-notifikationstokens, platform, sprog- og notifikationsindstillinger, synkroniseringsoplysninger og forbindelsesoplysninger, såsom IP-adresser og tidsstempler for anmodninger. Drift af tjenesten og fejlfinding kan også omfatte fejl- og sikkerhedslogfiler.

3. Hvilke kilder er oplysningerne hentet fra, og hvilke formål forfølges ved anvendelsen heraf?

Vi indsamler data fra dig, din enhed, din organisation, andre autoriserede brugere af arbejdsområdet samt reservations- eller andre systemer, der er tilknyttet din organisation. Vi anvender disse data til at autentificere brugere, tildele adgangsrettigheder, levere og synkronisere driftsoptegnelser, understøtte inspektioner og vedligeholdelse, muliggøre kommunikation og rapportering, sende anmodede servicemeddelelser, besvare supportanmodninger og beskytte tjenesten.

For aktiviteter, hvor vi er dataansvarlig, er vores retsgrundlag i henhold til GDPR vores legitime interesser i at administrere og sikre en forretningstjeneste, yde brugerstøtte og løse problemer (artikel 6, stk. 1, litra f); opfyldelse af en aftale eller foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale, hvor du personligt er aftalepart (artikel 6, stk. 1, litra b)), og overholdelse af gældende lovmæssige forpligtelser (artikel 6, stk. 1, litra c)).Når en valgfri aktivitet kræver samtykke, baserer vi os på dette samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a)). Din organisation er ansvarlig for retsgrundlaget for de driftsdata, den behandler, herunder eventuelle yderligere betingelser for følsomme oplysninger.

Kontoidentifikatorer og relevante arbejdsoptegnelser er nødvendige for at give adgang og udføre de arbejdsgange, du anvender. Du kan vælge, om du vil give tilladelse til valgfrie medier, diktat og feedback. Ved afvisning af en valgfri tilladelse vil den tilhørende funktion muligvis ikke være tilgængelig; dog kan funktioner, der ikke kræver tilladelsen, fortsat anvendes. En enhedstilladelse udgør ikke i sig selv et juridisk grundlag for indsamling af oplysninger om andre personer.

Der må kun medtages personoplysninger, der er nødvendige for det pågældende formål. Irrelevante identitetsdokumenter, helbredsoplysninger eller andre følsomme oplysninger må ikke inddrages i fotos, chat eller fritekstfelter. Organisationen er forpligtet til at give passende information til sine egne ansatte, kunder og besætningsmedlemmer, hvis oplysninger videregives.

4. Enhedsrettigheder og dine valg

Kamera, fotos og filer. Appen anvender kameraet til at optage billeder og videoer i tilknytning til driften og giver dig mulighed for at vælge medier eller dokumenter til vedhæftelse til poster, beskeder eller feedback. De valgte filer kan indeholde personoplysninger og indlejrede metadata. Vi har ikke behov for adgang til filer, der ikke er relevante for disse funktioner.

Mikrofon og talegenkendelse. Mikrofonen anvendes til lyd i optagede videoer samt til stemmediktat, som brugeren initierer. Diktatfunktionen gør brug af den talegenkendelsestjeneste, der er tilgængelig på brugerens enhed, f.eks. Apples tjeneste eller den konfigurerede Android-udbyder. Afhængigt af enheden, sproget og udbyderindstillingerne kan lyddata behandles på udbyderens servere. Du må ikke antage, at diktaten udelukkende foregår på enheden. Appen modtager den genkendte tekst og gemmer eller sender den, når du indsender det relevante felt. Lyd, der er inkluderet i en uploadet video, er en del af den pågældende video.

Meddelelser. Forudsat at funktionen er aktiveret, anvendes push-tokens og leveringsoplysninger til at sende alarmer vedrørende beskeder og driftsaktiviteter. Indholdet af meddelelserne kan vises på låseskærmen afhængigt af enhedsindstillingerne. Du kan til enhver tid tilpasse tilladelser, forhåndsvisning af meddelelser og andre tilgængelige indstillinger i enhedsindstillingerne. Tilbagekaldelse af en tilladelse forhindrer fremtidig adgang; tilbagekaldelsen medfører ikke automatisk sletning af allerede indsendte oplysninger.

5. Lokationsbaseret annoncering og automatiserede beslutninger

Appen anmoder ikke om adgang til enhedens GPS-placering eller sporning af placering i baggrunden. Fartøiers udgangspunkter, destinationer, overførselssteder eller placeringsoplysninger, der er inkluderet i poster og uploadede filer, er adskilt fra enhedens placeringssporing.

Selskabet sælger ikke personoplysninger og anvender ikke applikationen til målrettet annoncering eller sporing på andre virksomheders applikationer og hjemmesider. Ved login eller aktivering af notifikationer tilmeldes du ikke markedsføringshenvendelser.

Vi anvender ikke appen til udelukkende at træffe automatiserede beslutninger om dig, der har juridiske eller tilsvarende væsentlige konsekvenser. Driftsstatus og rapporter understøtter de beslutninger, der træffes af din organisation.

6. Hvem kan modtage oplysninger

Din organisation og autoriserede brugere. Arbejdsområdeadministratorer og andre brugere har adgang til oplysninger i henhold til de roller, tilladelser og arbejdsgange, der er konfigureret for dem. Driftsmeddelelser og -registreringer er arbejdsrelaterede oplysninger og kan være synlige for relevante kolleger eller underleverandører.

Tjenesteudbydere. Udbydere, der understøtter hosting, opbevaring, levering af autentificerings- og verifikationsmeddelelser, sikkerhed, support og levering af notifikationer, kan modtage de oplysninger, der er nødvendige for disse funktioner. Push-notifikationer bruger Expos notifikationstjeneste og den relevante leveringstjeneste fra Apple eller Google. Talegenkendelse anvender den genkendelsesudbyder, der er valgt på enheden, som beskrevet ovenfor. Notifikationsudbydere kan behandle push-tokens og notifikationsindholdet, herunder alt indhold, det måtte indeholde.

Tilsluttede systemer og af Selskabet udvalgte modtagere. Oplysninger kan videregives til integrationer, der er aktiveret af Organisationen. Ved eksport, udskrivning, e-mail-sendelse eller deling af en rapport eller vedhæftet fil modtager de udvalgte modtagere og tjenester disse oplysninger og kan opbevare egne kopier heraf. Håndteringen af disse kopier falder uden for appens sletningskontrol. App-butikstjenester kan endvidere modtage tekniske forbindelsesoplysninger, når applikationen søger efter en tilgængelig opdatering.

Juridiske modtagere. Vi kan videregive oplysninger til kompetente myndigheder eller professionelle rådgivere, når loven kræver det, eller når det er nødvendigt for at fastslå, udøve eller forsvare retskrav.

Vi kræver, at leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, beskytter disse i henhold til kontraktmæssige forpligtelser, begrænser brugen heraf til de aftalte formål og yder beskyttelse i overensstemmelse med denne politik og gældende lovgivning. Tjenester, der drives separat, kan også behandle oplysninger i henhold til deres egne privatlivspolitikker.

7. International databehandling

Behandling og support kan indebære adgang uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, afhængigt af de anvendte udbydere og integrationer. Når vi foretager en begrænset international overførsel, anvender vi en lovlig overførselsmekanisme, såsom en gældende afgørelse om tilstrækkelighed fra Europa-Kommissionen eller standardkontraktbestemmelser, med yderligere sikkerhedsforanstaltninger, hvor det er påkrævet. Du kan anmode [email protected] om relevante modtagere, behandlingssteder og sikkerhedsforanstaltninger, herunder hvordan man kan få en kopi.

8 Offline-lagring og sikkerhed

Appen gemmer autentificeringsoplysninger, indstillinger, cachelagrede arbejdsoptegnelser samt ventende ændringer eller mediefiler på din enhed, så understøttede funktioner kan fungere offline og synkroniseres senere. Lokale oplysninger kan forblive på enheden, selv efter at en session er afsluttet. At logge ud sletter ikke alle data på enheden, og at slette en chat på din enhed sletter ikke samtalen på serveren.

Vi anvender adgangskontrol samt tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er tilpasset oplysningerne og risiciene. Mobilappen opretter forbindelse til Ops-tjenesten via HTTPS og bruger operativsystemets sikre lager til autentificeringstokener. Intet system er fuldstændigt sikkert. Beskyt din enhed med en skærmlås, og indberet straks tab eller uautoriseret adgang til din organisation.

9. Hvor længe oplysningerne opbevares

Driftsoplysninger opbevares i overensstemmelse med din organisations dokumenterede retningslinjer, serviceaftalen og gældende lovkrav. Relevante kriterier omfatter det aktive serviceforhold, gennemførelse af inspektioner og reparationer, organisationens opbevaringsforpligtelser og håndtering af tvister. Afslutning af en brugers adgang medfører ikke nødvendigvis, at organisationens driftshistorik slettes.

For de data, vi kontrollerer, opbevarer vi konto- og serviceadministrationsoplysninger så længe, det er nødvendigt for at administrere forholdet; supportoplysninger, indtil anmodningen og den nødvendige opfølgning er afsluttet; samt sikkerhedsoptegnelser i den periode, der er nødvendig for at undersøge og forhindre misbrug. Hvor en lov eller et retskrav kræver, at bestemte optegnelser opbevares længere, opbevarer vi de nødvendige oplysninger til dette formål og begrænser anden brug.

Når opbevaring ikke længere er berettiget, slettes eller anonymiseres oplysningerne. Ved afslutningen af organisationens tjeneste sker tilbagelevering eller sletning i henhold til dens instrukser og gældende kontraktmæssige opbevaringsfrister, med forbehold for lovmæssigt påkrævet opbevaring. Resterende sikkerhedskopier udløber i henhold til sikkerhedskopieringscyklussen og anvendes ikke til almindelig databehandling efter sletning fra de aktive systemer. Lokale enhedskopier og separat eksporterede filer har deres egen livscyklus og skal muligvis fjernes separat.

10 Dine rettigheder og anmodninger om sletning

Afhængigt af gældende lovgivning kan du anmode om indsigt i dine personoplysninger, berigtigelse, sletning, begrænsning af behandlingen og dataportabilitet. Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser. Vi vil indstille denne behandling, medmindre vi kan påvise tvingende legitime grunde eller har behov for den i forbindelse med retskrav. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod direkte markedsføring og tilbagekalde dit samtykke uden at det påvirker den behandling, der var lovlig før tilbagekaldelsen.

For at anmode om sletning af din konto eller dine personoplysninger, skal du sende en e-mail til [email protected] Skriv "NauticIQ Ops privacy request" i emnefeltet, og angiv din organisation samt det telefonnummer eller den anden kontoidentifikator, du anvender. Angiv, om du ønsker sletning af din konto, sletning af bestemte data eller en anden handling vedrørende beskyttelse af personoplysninger. Send ikke dit kodeord, din bekræftelseskode eller en kopi af et identitetsdokument i din første anmodning. Vi kan anmode om rimelige oplysninger for at bekræfte din identitet.

For oplysninger, der administreres af din organisation, kan du kontakte organisationens administrator direkte. Hvis du kontakter os, vil vi bistå med at videresende anmodningen til den relevante dataansvarlige og yde den fornødne assistance. Tilbagekaldelse af adgang, afmelding, afinstallation af applikationen eller sletning af en lokal chat medfører ikke i sig selv sletning af oplysningerne på serveren. Visse oplysninger kan være underlagt opbevaringspligt af hensyn til juridiske forpligtelser, berettigede krav eller organisationens lovmæssige opbevaringspligt; vi eller den relevante dataansvarlige vil redegøre for eventuelle gældende begrænsninger.

Vi besvarer normalt anmodninger om udøvelse af rettigheder i henhold til GDPR inden for en måned. Hvis der er behov for en tilladt forlængelse, forklarer vi årsagen hertil inden for den pågældende måned. Du kan indgive en klage til det estiske datatilsyn (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, eller den kompetente myndighed dér, hvor du bor, arbejder eller mener, at der er sket en overtrædelse.

11 Børn og ændringer i denne politik

NauticIQ Ops er beregnet til autoriserede erhvervsbrugere og er ikke rettet mod børn. En organisation kan, hvor det er nødvendigt og lovligt, medtage oplysninger om en mindreårig i en besætnings- eller passagerliste; organisationen er ansvarlig for de relevante oplysninger, det juridiske grundlag og de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.

Denne politik opdateres ved ændringer i vores praksis, og datoen for den seneste revision angives. Yderligere underretning eller indhentelse af samtykke vil ske, hvor det er påkrævet ved væsentlige ændringer. Ved spørgsmål vedrørende denne politik bedes du kontakte [email protected].