Politique de confidentialité de l'application Ops

1. Qui sommes-nous et quel est le champ d’application de la présente politique ?

NauticIQ Ops est une application métier destinée aux inspections de navires, aux procédures d’enregistrement et de sortie, au relevé des constatations, à la maintenance, aux travaux de réparation et à la communication opérationnelle. La présente politique explique comment les données à caractère personnel sont traitées via l’application mobile NauticIQ Ops et son service Ops associé, y compris les informations concernant les utilisateurs autorisés et les personnes enregistrées dans l’espace de travail d’une organisation.

Le service est exploité par Nautic Information Quality OÜ, code d'enregistrement 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonie (« NauticIQ », « nous », « notre »). Pour toute question relative à la confidentialité ou toute demande de suppression de données à caractère personnel, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] ou adressez-vous par courrier postal à l’adresse suivante.

En règle générale, votre opérateur de location, votre employeur ou toute autre organisation détermine les finalités pour lesquelles les données opérationnelles sont collectées ainsi que les personnes autorisées à les utiliser. Pour ces données, ladite organisation est le responsable du traitement, et nous traitons les données conformément à ses instructions, dans le respect de notre contrat de service et de nos conditions de traitement des données. Sa politique de confidentialité s’applique également. Nous agissons en qualité de responsable du traitement pour nos propres contacts professionnels, la gestion de nos services, la sécurité, l’assistance et les activités de conformité, lorsque nous déterminons les finalités et les moyens du traitement.

2 Informations que nous traitons

Informations relatives au compte et à l'accès : votre numéro de téléphone, votre nom, vos identifiants d'utilisateur et d'organisation, les rôles qui vous ont été attribués, vos autorisations et vos bases, l'identifiant d'appareil généré par l'application, votre préférence linguistique, vos jetons d'authentification et vos activités de vérification. Votre organisation peut fournir ou gérer les détails de votre compte.

Informations opérationnelles et relatives aux réservations. Réponses aux contrôles, constatations, registres d’entretien et de réparation, affectations, commentaires, horodatages, références des bateaux et des bases, noms des clients et des agences, références et dates de réservation, détails des transferts, montants dus et statut des paiements. Lorsque l’organisation utilise des fonctionnalités relatives à l’équipage, les dossiers peuvent inclure les noms, numéros de téléphone, sexe, dates de naissance, numéros de passeport ou de carte d’identité, fonctions au sein de l’équipage et détails relatifs au permis de skipper.

Contenu fourni par l’Utilisateur : photos, vidéos et leur piste audio, documents sélectionnés et autres pièces jointes, messages de chat et réactions, signatures et noms des signataires, textes dictés, commentaires, captures d’écran et correspondance avec le service d’assistance. Ce contenu peut permettre d’identifier les personnes qui y apparaissent, y sont entendues, y sont nommées ou y sont décrites de quelque manière que ce soit.

Informations techniques : identifiants générés par l’application, jetons de notification push, préférences relatives à la plateforme, à la langue et aux notifications, informations de synchronisation et de connexion telles que les adresses IP et les horodatages des requêtes. Le fonctionnement du service et le dépannage peuvent également impliquer des enregistrements d’erreurs et de sécurité.

3. Origine des informations et finalités de leur traitement

Nous recevons des données provenant de vous, de votre appareil, de votre organisation, d’autres utilisateurs autorisés de l’espace de travail, ainsi que des systèmes de réservation ou autres systèmes connectés par votre organisation. Nous les utilisons pour authentifier les utilisateurs, appliquer les autorisations d’accès, fournir et synchroniser les enregistrements opérationnels, faciliter les inspections et la maintenance, permettre la communication et la génération de rapports, envoyer les notifications de service demandées, répondre aux demandes d’assistance et protéger le service.

Pour les activités dans lesquelles nous agissons en tant que responsable du traitement, nos bases juridiques au titre du RGPD sont nos intérêts légitimes à gérer et à sécuriser un service professionnel, à assister les utilisateurs et à résoudre les problèmes (article 6, paragraphe 1, point f) ; l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles demandées lorsque vous êtes personnellement la partie contractante (article 6, paragraphe 1, point b)) ; et le respect des obligations légales applicables (article 6, paragraphe 1, point c)). Lorsqu’une activité facultative nécessite un consentement, nous nous appuyons sur ce consentement (article 6, paragraphe 1, point a)). Votre organisation demeure responsable de la base juridique applicable aux données opérationnelles qu’elle contrôle, y compris de toute condition supplémentaire relative aux informations sensibles.

Les identifiants de compte et les données professionnelles pertinentes sont nécessaires pour vous donner accès aux fonctionnalités et vous permettre d’effectuer les tâches que vous utilisez. Vous pouvez choisir de fournir ou non des contenus multimédias, des dictées et des commentaires facultatifs. En cas de refus d’une autorisation facultative, la fonctionnalité correspondante pourra demeurer inaccessibile ; toutefois, l’Utilisateur conservera la possibilité d’accéder aux fonctionnalités n’exigeant pas ladite autorisation. L’autorisation relative à l’appareil ne constitue pas en elle-même une base légale permettant de collecter des informations concernant d’autres personnes.

Ne sont intégrées que les données à caractère personnel strictement nécessaires à l’exercice de l’activité. Il convient d’éviter toute mention de documents d’identité non pertinents, d’informations médicales ou d’autres données sensibles dans les photographies, les échanges en ligne et les champs de texte libre. L’organisation est tenue de fournir les informations appropriées au personnel, aux clients et aux membres d’équipage dont elle communique les coordonnées.

4. Autorisations d’accès aux appareils et vos choix

Appareil photo, photos et fichiers. L’application utilise l’appareil photo afin de capturer des photographies et d’enregistrer des vidéos relatives à l’exploitation, et elle vous permet de sélectionner des fichiers multimédias ou des documents à joindre à des enregistrements, des messages ou des commentaires. Les fichiers sélectionnés peuvent contenir des informations personnelles ainsi que des métadonnées intégrées. Nous ne requérons aucun accès à des fichiers sans rapport avec ces fonctionnalités afin de vous les fournir.

Microphone et reconnaissance vocale. Le microphone est utilisé pour l’audio des vidéos enregistrées ainsi que pour la dictée vocale initiée par l’utilisateur. La dictée vocale utilise le service de reconnaissance vocale disponible sur l’appareil de l’utilisateur, tel que le service d’Apple ou le fournisseur Android configuré. En fonction des paramètres de l’appareil, de la langue et du fournisseur, l’audio peut être traité sur les serveurs du fournisseur. Il ne saurait être présumé que la dictée s’effectue intégralement au sein de l’appareil. L’application reçoit le texte reconnu et le conserve en mémoire ou l’achemine dès lors que l’utilisateur valide le champ correspondant. L’élément audio incorporé dans une vidéo mise en ligne constitue une composante indissociable de ladite vidéo.

Notifications. Si cette fonctionnalité est activée, des jetons push et des informations de diffusion sont utilisés pour envoyer des alertes concernant les messages et l’activité opérationnelle. Le contenu des notifications peut s’afficher sur votre écran de verrouillage en fonction des paramètres de votre appareil. Vous pouvez modifier les autorisations, les aperçus des notifications et d’autres options disponibles dans les paramètres de votre appareil. La révocation d’une autorisation empêche tout accès futur ; elle ne supprime pas automatiquement les informations déjà transmises.

5 Publicité géolocalisée et décisions automatisées

L'application ne sollicite pas la localisation GPS de l'appareil ni le suivi de localisation en arrière-plan. Les bases des bateaux, les destinations, les lieux de transfert ou les informations de localisation figurant dans les enregistrements et les fichiers téléchargés sont indépendants du suivi de localisation de l'appareil.

Nous ne commercialisons pas de données à caractère personnel et n’utilisons pas l’application à des fins de publicité ciblée ou de suivi sur les applications et sites web d’autres entreprises. Le fait de vous connecter ou d’activer les notifications ne vous inscrit pas à des communications marketing.

Nous ne faisons pas usage de l’application afin de prendre à votre égard des décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative. Les états opérationnels et les rapports sont destinés à étayer les décisions prises par votre organisation.

6. Destinataires des informations

La présente section s’applique à l’organisation du Client ainsi qu’à ses utilisateurs autorisés. Les administrateurs de l’espace de travail et les autres utilisateurs accèdent aux informations conformément aux rôles, aux autorisations et aux workflows qui leur sont attribués. Les messages opérationnels et les enregistrements constituent des informations professionnelles et peuvent être accessibles aux collègues ou aux sous-traitants concernés.

Prestataires de services. Les prestataires assurant l’hébergement, le stockage, l’authentification et la transmission des messages de vérification, la sécurité, l’assistance et la transmission des notifications peuvent recevoir les informations nécessaires à l’exercice de ces fonctions. Les notifications push utilisent le service de notification d’Expo ainsi que le service de diffusion correspondant d’Apple ou de Google. La reconnaissance vocale utilise le prestataire de reconnaissance sélectionné sur l’appareil, conformément à la description ci-dessus. Les prestataires de notifications peuvent traiter les jetons push ainsi que la charge utile des notifications, y compris l’ensemble des éléments qu’elles renferment.

Systèmes connectés et destinataires que vous sélectionnez. Les informations peuvent être transmises aux intégrations activées par votre organisation. Lorsque vous exportez, imprimez, envoyez par e-mail ou partagez un rapport ou une pièce jointe, les destinataires et services sélectionnés reçoivent ces informations et peuvent en conserver leurs propres copies. Le traitement de ces copies par ces derniers échappe aux contrôles de suppression de l’application. Les services des boutiques d’applications peuvent également recevoir des informations techniques relatives à la connexion lorsque l’application vérifie la disponibilité d’une mise à jour.

Destinataires des informations légales. Nous pouvons être amenés à communiquer des informations aux autorités compétentes ou à des conseillers professionnels lorsque la loi l'exige ou lorsque cela s'avère nécessaire pour établir, exercer ou défendre des droits en justice.

Nous exigeons des prestataires qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte qu’ils les protègent conformément à leurs obligations contractuelles, qu’ils limitent leur utilisation aux finalités convenues et qu’ils assurent une protection conforme à la présente politique et à la législation applicable. Des services gérés séparément peuvent également traiter des informations conformément à leurs propres déclarations de confidentialité.

7 Traitement international

Le traitement des données et l’assistance peuvent impliquer un accès depuis l’extérieur de l’Espace économique européen, en fonction des prestataires et des intégrations utilisés. Lorsque nous effectuons un transfert international soumis à des restrictions, nous recourons à un mécanisme de transfert légal, tel qu’une décision d’adéquation de la Commission européenne applicable ou des clauses contractuelles types, assorti de garanties supplémentaires si nécessaire. Vous pouvez demander [email protected] concernant les destinataires concernés, les lieux de traitement et les mesures de protection, y compris la manière d'en obtenir une copie.

8 Stockage hors ligne et sécurité

L'application stocke sur votre appareil les informations d'authentification, vos préférences, l'historique de travail mis en cache ainsi que les modifications en attente ou les fichiers multimédias, afin que les fonctionnalités prises en charge puissent fonctionner hors ligne et se synchroniser ultérieurement. Les informations locales peuvent subsister après la fin d'une session. La déconnexion n'entraîne pas l'effacement complet des données de l'appareil, et le fait d'effacer une conversation sur votre appareil ne supprime pas la conversation stockée sur le serveur.

Nous mettons en œuvre des contrôles d’accès ainsi que des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux informations et aux risques. L’application mobile se connecte au service Ops via HTTPS et utilise le stockage sécurisé du système d’exploitation pour les jetons d’authentification. Aucun système n’est totalement sécurisé. Vous vous engagez à protéger votre appareil au moyen d’un verrouillage d’écran et à notifier sans délai à votre organisation toute perte ou tout accès non autorisé.

9 Durée de conservation des informations

Les dossiers opérationnels sont conservés conformément aux instructions documentées de votre organisation, au contrat de service et aux exigences légales applicables. Les critères pertinents comprennent la relation de service en cours, la réalisation des inspections et des réparations, les obligations de votre organisation en matière de conservation des dossiers et le traitement des litiges. La résiliation de l'accès d'un utilisateur n'entraîne pas nécessairement la suppression de l'historique opérationnel de votre organisation.

En ce qui concerne les données que nous contrôlons, nous conservons les informations relatives aux comptes et à l’administration des services aussi longtemps que nécessaire pour gérer la relation ; les informations d’assistance jusqu’à ce que la demande et le suivi nécessaire soient résolus ; et les registres de sécurité pendant la durée nécessaire pour enquêter et prévenir toute utilisation abusive. Lorsqu’une loi ou une action en justice exige la conservation de certains enregistrements pendant une durée plus longue, nous conservons les informations nécessaires à cette fin et en limitons toute autre utilisation.

Lorsque la conservation n’est plus justifiée, les informations sont supprimées ou anonymisées. À la fin de la prestation de services de l’organisation, la restitution ou la suppression s’effectue conformément à ses instructions et aux délais de conservation contractuels applicables, sous réserve des obligations légales en matière de conservation. Les copies de sauvegarde résiduelles expirent au terme du cycle de sauvegarde et ne sont pas utilisées pour le traitement courant après leur suppression des systèmes actifs. Les copies stockées sur des appareils locaux et les fichiers exportés séparément ont leur propre cycle de vie et peuvent nécessiter une suppression distincte.

10. Vos droits et demandes de suppression

En vertu de la législation applicable, vous disposez du droit d’accéder à vos données à caractère personnel, de les faire rectifier, effacer ou limiter dans leur traitement, ainsi que de leur portabilité. Vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur des intérêts légitimes ; nous cesserons alors ce traitement, à moins que nous ne démontrions des motifs légitimes et impérieux ou que nous en ayons besoin pour faire valoir des droits en justice. Vous pouvez vous opposer au marketing direct à tout moment et retirer votre consentement sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Pour solliciter la suppression de votre compte ou de vos données personnelles, veuillez adresser un courriel à [email protected] Indiquez « Demande relative à la confidentialité NauticIQ Ops » dans l’objet et précisez le nom de votre organisation ainsi que le numéro de téléphone ou tout autre identifiant de compte que vous utilisez. Précisez si vous souhaitez la suppression de votre compte, la suppression de données spécifiques ou toute autre mesure relative à la confidentialité. Ne joignez pas à votre demande initiale votre mot de passe, votre code de vérification ni une copie de votre pièce d’identité ; nous pourrons vous demander des informations appropriées afin de vérifier votre identité.

Pour les données gérées par votre organisation, vous pouvez contacter directement son administrateur. Si vous nous contactez, nous vous aiderons à transmettre la demande au responsable du traitement concerné et lui apporterons notre aide si nécessaire. La révocation de l'accès, la déconnexion, la désinstallation de l'application ou la suppression d'un historique de discussion local n'entraînent pas en elles-mêmes la suppression des données stockées sur le serveur. Certaines informations peuvent devoir être conservées pour satisfaire à des obligations légales, à des réclamations justifiées ou à la tenue légale des registres de l’organisation ; nous-mêmes ou le responsable du traitement concerné vous expliquerons toute restriction applicable.

Nous nous efforçons de répondre aux demandes relatives aux droits prévus par le RGPD dans un délai d’un mois. En cas de prolongation autorisée, nous en indiquons les motifs au cours de ce même mois. Vous avez la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’Inspection estonienne de la protection des données (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, ou l'autorité compétente de votre lieu de résidence, de votre lieu de travail ou du lieu où vous estimez qu'une infraction a été commise.

11 Enfants et modifications apportées à la présente politique

NauticIQ Ops est destiné aux utilisateurs professionnels autorisés et ne s'adresse pas aux enfants. Une organisation peut inclure les coordonnées d'un mineur dans un registre d'équipage ou de passagers lorsque cela est nécessaire et légal ; elle est responsable des informations applicables, de la base juridique et des mesures de protection.

La présente politique est mise à jour dès lors que nos pratiques évoluent, la date de la dernière révision étant indiquée en tête du document. Nous vous en informerons ou obtiendrons votre consentement lorsque cela sera nécessaire en cas de modification substantielle. Pour toute question concernant cette politique, veuillez contacter [email protected].