Datenschutzerklärung der Ops-App

1. Wer wir sind und was diese Richtlinie abdeckt

NauticIQ Ops ist eine Unternehmensanwendung für Schiffsinspektionen, Ein- und Auscheckvorgänge, Befunde, Wartungs- und Reparaturarbeiten sowie die betriebliche Kommunikation. Diese Richtlinie erläutert den Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen der mobilen Applikation „NauticIQ Ops“ und des damit verbundenen Ops-Dienstes, einschließlich Informationen zu autorisierten Benutzern und Personen, die im Arbeitsbereich einer Organisation erfasst sind.

Der Dienst wird von Nautic Information Quality OÜ, Registernummer 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estland („NauticIQ“, „wir“, „uns“) betrieben. Bei Fragen zum Datenschutz oder Anträgen auf Löschung personenbezogener Daten senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected] Alternativ richten Sie Ihre Mitteilung an die nachfolgende Postanschrift.

Ihr Charterunternehmen, Ihr Arbeitgeber oder eine andere Organisation legt in der Regel fest, zu welchem Zweck Betriebsdaten erhoben werden und wer diese nutzen darf. Für diese Daten ist die jeweilige Organisation der Verantwortliche, und wir verarbeiten die Daten gemäß ihren Anweisungen im Rahmen unserer Dienstleistungsvereinbarung und unserer Datenverarbeitungsbedingungen. Es gilt zudem deren Datenschutzerklärung. Wir agieren als Verantwortlicher für unsere eigenen Geschäftskontakte, die Dienstleistungsverwaltung, die Sicherheit, den Support sowie Compliance-Maßnahmen, bei denen wir die Zwecke und Mittel selbst festlegen.

2. Von uns verarbeitete Daten

Konto- und Zugangsdaten. Hierzu zählen Ihre Telefonnummer, Ihr Name, Ihre Benutzer- und Organisationskennungen, zugewiesene Rollen, Berechtigungen und Standorte, die von der Applikation generierte Gerätekennung, Ihre Spracheinstellung, Authentifizierungstoken sowie Verifizierungsaktivitäten. Ihre Organisation kann Ihre Kontodaten bereitstellen oder pflegen.

Betriebs- und Buchungsinformationen. Hierzu zählen insbesondere Antworten auf Inspektionsfragen, Befunde, Wartungs- und Reparaturaufzeichnungen, Aufträge, Kommentare, Zeitstempel, Referenzangaben zu Schiffen und Stützpunkten, Namen von Kunden und Agenturen, Buchungsreferenzen und -daten, Transferdetails, fällige Beträge sowie der Zahlungsstatus. Sofern das Unternehmen Funktionen zur Besatzungsverwaltung nutzt, können die Aufzeichnungen Namen, Telefonnummern, Geschlecht, Geburtsdaten, Pass- oder Personalausweisnummern, Funktionen der Besatzungsmitglieder sowie Angaben zur Skipperlizenz enthalten.

Von Ihnen bereitgestellte Inhalte. Hierzu zählen Fotos, Videos nebst zugehörigen Tonaufnahmen, ausgewählte Dokumente und sonstige Anhänge, Chat-Nachrichten und Reaktionen, Signaturen und Namen der Unterzeichner, diktierte Texte, Feedback, Screenshots sowie Support-Korrespondenz. Anhand dieser Inhalte lassen sich Personen identifizieren, die darin abgebildet, zu hören, namentlich genannt oder anderweitig beschrieben werden.

Technische Informationen. Hierzu zählen von der Applikation generierte Kennungen, Push-Benachrichtigungstoken, Angaben zu Plattform und Sprache, Benachrichtigungseinstellungen, Synchronisationsdaten sowie Verbindungsdaten wie IP-Adressen und Zeitstempel eingehender Anfragen. Im Rahmen des Betriebs und der Fehlerbehebung des Dienstes können zudem Fehler- und Sicherheitsprotokolle erfasst werden.

3. Herkunft der Informationen und Zweck der Verwendung

Wir erhalten Daten von Ihnen, Ihrem Gerät, Ihrer Organisation, anderen autorisierten Nutzern des Arbeitsbereichs sowie aus Reservierungs- oder anderen Systemen, die von Ihrer Organisation angebunden sind. Diese Daten werden verwendet, um Nutzer zu authentifizieren, Zugriffsberechtigungen zu gewähren, Betriebsaufzeichnungen bereitzustellen und zu synchronisieren, Inspektionen und Wartungsarbeiten zu unterstützen, Kommunikation und Berichterstellung zu ermöglichen, angeforderte Servicebenachrichtigungen zu versenden, Supportanfragen zu beantworten und den Dienst zu schützen.

Für Tätigkeiten, bei denen wir als Verantwortlicher auftreten, sind unsere Rechtsgrundlagen gemäß der DSGVO unsere berechtigten Interessen an der Verwaltung und Sicherung eines Unternehmensdienstes, der Unterstützung von Nutzern und der Lösung von Problemen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f); die Erfüllung eines Vertrags oder die Durchführung von Maßnahmen im Vorfeld eines Vertragsabschlusses, sofern Sie persönlich Vertragspartei sind (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b); sowie die Einhaltung geltender gesetzlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c). Sofern für eine optionale Aktivität eine Einwilligung erforderlich ist, stützen wir uns auf diese Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a). Ihre Organisation trägt die Verantwortung für die Rechtsgrundlage der von ihr kontrollierten Betriebsdaten, einschließlich etwaiger zusätzlicher Bedingungen für sensible Daten.

Kontokennungen und relevante Arbeitsaufzeichnungen sind erforderlich, um Ihnen Zugriff zu gewähren und die von Ihnen genutzten Arbeitsabläufe auszuführen. Sie können wählen, ob Sie optionale Medien, Diktate und Rückmeldungen bereitstellen möchten. Die Verweigerung einer optionalen Berechtigung kann zur Folge haben, dass die entsprechende Funktion nicht verfügbar ist; andere Funktionen, die diese Berechtigung nicht erfordern, bleiben hiervon unberührt. Die bloße Erteilung einer Geräteberechtigung schafft keine Rechtsgrundlage für die Erhebung von Informationen über Dritte.

Es sind ausschließlich die für die jeweilige Verarbeitungstätigkeit erforderlichen personenbezogenen Daten bereitzustellen. Es ist zu unterlassen, nicht relevante Ausweisdokumente, Gesundheitsdaten oder sonstige sensible Informationen in Fotos, Chats oder Freitextfeldern zu übermitteln. Die Organisation ist verpflichtet, den betroffenen Mitarbeitern, Kunden und Besatzungsmitgliedern, deren Daten sie an Dritte weitergibt, die gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen erforderlichen Informationen bereitzustellen.

4 Geräteberechtigungen und Ihre Auswahlmöglichkeiten

Kamera, Fotos und Dateien. Die Anwendung nutzt die Kamera, um Fotos und Videos im Betrieb aufzunehmen, und ermöglicht es Ihnen, Medien oder Dokumente auszuwählen, die Sie an Datensätze, Nachrichten oder Rückmeldungen anhängen können. Ausgewählte Dateien können personenbezogene Daten und eingebettete Metadaten enthalten. Wir benötigen keinen Zugriff auf nicht relevante Dateien, um diese Funktionen bereitzustellen.

Mikrofon und Spracherkennung. Das Mikrofon wird für Audioaufnahmen in Videos sowie für die von Ihnen gestartete Sprachdiktatfunktion verwendet. Die Diktatfunktion nutzt den auf Ihrem Gerät verfügbaren Spracherkennungsdienst, beispielsweise den Dienst von Apple oder den konfigurierten Android-Anbieter. Je nach Gerät, Sprache und Anbietereinstellungen kann die Audioverarbeitung auf den Servern des Anbieters erfolgen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Diktatfunktion nicht zwingend vollständig auf dem Endgerät erfolgt. Die Anwendung empfängt den erkannten Text und speichert oder übermittelt ihn, sobald der Nutzer das entsprechende Feld absendet. In einem hochgeladenen Video enthaltene Audiodaten sind integraler Bestandteil dieses Videos.

Benachrichtigungen. Sofern diese Funktion aktiviert ist, werden Push-Token und Zustellinformationen verwendet, um Benachrichtigungen über Nachrichten und operative Aktivitäten zu versenden. Der Inhalt der Benachrichtigungen kann je nach Ihren Geräteeinstellungen auf Ihrem Sperrbildschirm angezeigt werden. Sie können Berechtigungen, Benachrichtigungsvorschauen und andere verfügbare Optionen in Ihren Geräteeinstellungen ändern. Durch den Widerruf einer Berechtigung wird der künftige Zugriff untersagt; bereits übermittelte Informationen werden dadurch nicht automatisch gelöscht.

5 Standortbezogene Werbung und automatisierte Entscheidungen

Die Anwendung fordert weder den GPS-Standort des Endgeräts noch eine Standortverfolgung im Hintergrund an. Schiffsstandorte, Ziele, Transferorte oder Standortinformationen, die in Datensätzen und hochgeladenen Dateien enthalten sind, stehen in keinem Zusammenhang mit der Standortverfolgung des Endgeräts.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und nutzen die App nicht für gezielte Werbung oder das Tracking über die Apps und Websites anderer Unternehmen hinweg. Durch das Einloggen oder das Aktivieren von Benachrichtigungen abonnieren Sie keine Marketingmitteilungen.

Die App wird nicht eingesetzt, um ausschließlich automatisierte Entscheidungen zu treffen, die rechtliche oder vergleichbar schwerwiegende Auswirkungen auf Sie haben. Betriebszustände und Berichte dienen der Unterstützung von Entscheidungen Ihrer Organisation.

6. Wer ist zur Entgegennahme von Informationen berechtigt?

Die vorliegenden Rechtsseiten gelten für die Website von NauticIQ. Die Bezeichnung der Gesellschaft und der Produkte bleibt unverändert. Die Organisation und die autorisierten Benutzer sind hiermit ausdrücklich benannt. Arbeitsbereichsadministratoren sowie weitere Benutzer sind berechtigt, entsprechend ihrer konfigurierten Rollen, Berechtigungen und Arbeitsabläufe auf Informationen zuzugreifen. Betriebsmeldungen und -aufzeichnungen stellen Arbeitsinformationen dar und können für relevante Kollegen oder Auftragnehmer sichtbar sein.

Dienstleister. Anbieter, die Hosting, Speicherung, Authentifizierung und Zustellung von Verifizierungsnachrichten, Sicherheit, Support sowie die Zustellung von Benachrichtigungen unterstützen, erhalten möglicherweise die für diese Funktionen erforderlichen Informationen. Push-Benachrichtigungen nutzen den Benachrichtigungsdienst von Expo sowie den entsprechenden Zustelldienst von Apple oder Google. Die Spracherkennung nutzt den wie oben beschrieben ausgewählten Erkennungsanbieter des Geräts. Benachrichtigungsanbieter können Push-Token und die Benachrichtigungsdaten, einschließlich aller darin enthaltenen Inhalte, verarbeiten.

Von Ihnen ausgewählte verbundene Systeme und Empfänger. Informationen können an von Ihrer Organisation aktivierte Integrationen weitergeleitet werden. Wenn Sie einen Bericht oder einen Anhang exportieren, ausdrucken, per E-Mail versenden oder teilen, erhalten die ausgewählten Empfänger und Dienste diese Informationen und können eigene Kopien davon aufbewahren. Der Umgang dieser Dienste mit diesen Kopien liegt außerhalb der Löschkontrollen der App. App-Store-Dienste erhalten möglicherweise ebenfalls technische Verbindungsdaten, wenn die App nach verfügbaren Updates sucht.

Rechtlich zuständige Empfänger. Wir sind berechtigt, Informationen an zuständige Behörden oder fachliche Berater weiterzugeben, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Wir verlangen von Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, dass sie diese gemäß vertraglichen Verpflichtungen schützen, deren Verwendung auf die vereinbarten Zwecke beschränken und einen Schutz gewährleisten, der mit dieser Richtlinie und den geltenden Gesetzen im Einklang steht. Separat betriebene Dienste können Informationen möglicherweise auch gemäß ihren eigenen Datenschutzhinweisen verarbeiten.

7 Internationale Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung und der Support können je nach den verwendeten Anbietern und Integrationen den Zugriff von außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums beinhalten. Wenn wir eine eingeschränkte internationale Datenübermittlung vornehmen, nutzen wir einen rechtmäßigen Übermittlungsmechanismus, wie beispielsweise einen geltenden Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls ergänzt durch zusätzliche Schutzmaßnahmen. Sie können anfragen [email protected] Informationen zu den betroffenen Empfängern, den Verarbeitungsorten und den Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich der Möglichkeit, eine Kopie zu erhalten.

8 Offline-Speicherung und Sicherheit

Die Anwendung speichert Authentifizierungsdaten, Einstellungen, zwischengespeicherte Arbeitsaufzeichnungen sowie ausstehende Änderungen oder Medien auf Ihrem Endgerät, um die Nutzung unterstützter Funktionen im Offline-Modus zu ermöglichen und eine spätere Synchronisation zu gewährleisten. Diese lokalen Daten können auch nach Beendigung einer Sitzung auf dem Gerät verbleiben. Eine Abmeldung bewirkt keine vollständige Löschung der Gerätedaten; zudem führt das Löschen eines Chats auf Ihrem Gerät nicht zur Löschung der entsprechenden Konversation auf dem Server.

Wir setzen Zugriffskontrollen sowie technische und organisatorische Maßnahmen ein, die den jeweiligen Informationen und Risiken angemessen sind. Die mobile Applikation stellt über HTTPS eine Verbindung zum Ops-Dienst her und nutzt den sicheren Speicher des Betriebssystems für Authentifizierungstoken. Kein System ist vollkommen sicher. Schützen Sie Ihr Gerät mit einer Bildschirmsperre und melden Sie Verlust oder unbefugten Zugriff unverzüglich Ihrer Organisation.

9. Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Betriebsunterlagen werden gemäß den dokumentierten Anweisungen Ihrer Organisation, dem Dienstleistungsvertrag und den geltenden gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt. Zu den relevanten Kriterien zählen das bestehende Dienstleistungsverhältnis, die Durchführung von Inspektionen und Reparaturen, die Aufbewahrungspflichten der Organisation sowie die Bearbeitung von Streitfällen. Die Beendigung des Zugangs eines Nutzers führt nicht zwangsläufig zur Löschung der Betriebshistorie der Organisation.

Im Hinblick auf die von uns verwalteten Daten werden Konto- und Serviceverwaltungsdaten für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Verwaltung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist; Supportdaten bis zur vollständigen Klärung der Anfrage sowie der damit verbundenen Folgemaßnahmen; ferner werden Sicherheitsprotokolle für den Zeitraum gespeichert, der zur Untersuchung und Verhinderung von Missbrauch erforderlich ist. Sofern eine gesetzliche Vorschrift oder ein Rechtsanspruch eine längere Aufbewahrung bestimmter Aufzeichnungen verlangt, bewahren wir die hierfür erforderlichen Informationen auf und beschränken deren sonstige Nutzung.

Sobald eine Aufbewahrung nicht mehr gerechtfertigt ist, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert. Nach Beendigung der Dienstleistung durch das Unternehmen erfolgt die Rückgabe oder Löschung gemäß dessen Anweisungen und den geltenden vertraglichen Aufbewahrungsfristen, vorbehaltlich gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungspflichten. Verbleibende Sicherungskopien verfallen im Rahmen des Sicherungszyklus und werden nach der Löschung aus den aktiven Systemen nicht mehr für die reguläre Datenverarbeitung verwendet. Lokale Kopien auf Endgeräten und separat exportierte Dateien unterliegen einem eigenen Lebenszyklus und müssen unter Umständen gesondert entfernt werden.

10 Ihre Rechte und Anträge auf Löschung

Je nach geltendem Recht können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, deren Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie die Datenübertragbarkeit verlangen. Sie können der Verarbeitung auf der Grundlage berechtigter Interessen widersprechen. Wir werden diese Verarbeitung einstellen, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe nachweisen oder benötigen die Daten zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen. Sie können dem Direktmarketing jederzeit widersprechen und Ihre Einwilligung widerrufen, ohne dass dies Auswirkungen auf die vor dem Widerruf rechtmäßige Verarbeitung hat.

Zur Beantragung der Löschung Ihres Kontos oder Ihrer personenbezogenen Daten senden Sie bitte eine E-Mail an [email protected] Geben Sie im Betreff „NauticIQ Ops – Datenschutzanfrage“ an und nennen Sie Ihre Organisation sowie die von Ihnen verwendete Telefonnummer oder eine andere Konto-Kennung. Teilen Sie uns mit, ob Sie die Löschung Ihres Kontos, die Löschung bestimmter Daten oder eine andere datenschutzrechtliche Maßnahme wünschen. Bitte fügen Sie Ihrer ersten Anfrage weder Ihr Passwort noch einen Bestätigungscode oder eine Kopie eines Ausweisdokuments bei. Wir behalten uns vor, angemessene Informationen zur Überprüfung Ihrer Identität anzufordern.

Für Datensätze, die von Ihrer Organisation verwaltet werden, können Sie sich direkt an deren Administrator wenden. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage an den zuständigen Verantwortlichen weiter und unterstützen diesen bei Bedarf. Das Entziehen des Zugriffs, das Abmelden, das Deinstallieren der App oder das Löschen eines lokalen Chats führt nicht automatisch zur Löschung der Serverdaten. Bestimmte Informationen können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, berechtigter Ansprüche Dritter oder der rechtmäßigen Aufbewahrungspflicht der Organisation nicht gelöscht werden; wir oder der zuständige Verantwortliche werden Ihnen etwaige geltende Einschränkungen erläutern.

Anfragen zur Ausübung Ihrer Rechte gemäß DSGVO beantworten wir in der Regel innerhalb eines Monats. Sollte eine zulässige Fristverlängerung erforderlich sein, werden wir Ihnen die Gründe hierfür innerhalb dieses Monats mitteilen. Sie haben das Recht, bei der estnischen Datenschutzbehörde (Andmekaitse Inspektsioon) Beschwerde einzulegen. www.aki.ee/en, oder die zuständige Behörde an Ihrem Wohnort, Ihrem Arbeitsort oder dem Ort, an dem Ihrer Ansicht nach ein Verstoß stattgefunden hat.

11 Kinder und Änderungen dieser Richtlinie

NauticIQ Ops ist für autorisierte geschäftliche Nutzer bestimmt und richtet sich nicht an Kinder. Eine Organisation darf die Daten eines Minderjährigen in eine Besatzungs- oder Passagierliste aufnehmen, sofern dies erforderlich und rechtmäßig ist; sie ist für die entsprechenden Informationen, die Rechtsgrundlage und die Schutzmaßnahmen verantwortlich.

Diese Richtlinie wird bei Änderungen unserer Vorgehensweisen aktualisiert und mit dem Datum der letzten Überarbeitung versehen. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie gesondert benachrichtigen oder Ihre Einwilligung einholen, sofern dies erforderlich ist. Bei Fragen zu dieser Richtlinie wenden Sie sich bitte an [email protected].