Polityka prywatności aplikacji Ops

1. Kim jesteśmy i co obejmuje niniejsza polityka

NauticIQ Ops to aplikacja biznesowa służąca do przeprowadzania inspekcji statków, rejestracji przybycia i wyjazdu, sporządzania protokołów, konserwacji, prac naprawczych oraz komunikacji operacyjnej. Niniejsza polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe za pośrednictwem aplikacji mobilnej NauticIQ Ops oraz powiązanej z nią usługi Ops, w tym informacje dotyczące uprawnionych użytkowników oraz osób zarejestrowanych w przestrzeni roboczej organizacji.

Usługa jest świadczona przez spółkę Nautic Information Quality OÜ, numer rejestrowy 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia („NauticIQ”, „my”, „nas”). W przypadku pytań dotyczących prywatności lub wniosków o usunięcie danych osobowych prosimy o kontakt mailowy [email protected] lub prosimy o kontakt pod wskazanym adresem pocztowym.

Państwa operator czarterowy, pracodawca lub inna organizacja zazwyczaj określa, w jakim celu gromadzone są dane operacyjne oraz kto może z nich korzystać. W odniesieniu do tych danych organizacja ta pełni rolę administratora, a my przetwarzamy dane zgodnie z jej instrukcjami na podstawie naszej umowy o świadczenie usług oraz warunków przetwarzania danych. Obowiązuje również jej polityka prywatności. Pełnimy rolę administratora danych w odniesieniu do naszych własnych kontaktów biznesowych, administracji usługami, bezpieczeństwa, wsparcia technicznego oraz działań związanych z zapewnieniem zgodności z przepisami, w ramach których sami określamy cele i sposoby przetwarzania danych.

2. Dane, które przetwarzamy

Informacje dotyczące konta i dostępu. Państwa numer telefonu, imię i nazwisko, identyfikatory użytkownika i organizacji, przypisane role, uprawnienia i lokalizacje, identyfikator urządzenia wygenerowany przez aplikację, preferencje językowe, tokeny uwierzytelniające oraz działania weryfikacyjne. Państwa organizacja może dostarczać lub aktualizować dane Państwa konta.

Informacje operacyjne oraz dotyczące rezerwacji, w tym odpowiedzi na wyniki przeglądów, ustalenia, zapisy dotyczące konserwacji i napraw, zlecenia, uwagi, daty i godziny, numery referencyjne jednostek pływających i baz, nazwy klientów i agencji, numery referencyjne rezerwacji i daty, szczegóły dotyczące transferów, należne kwoty oraz status płatności. W przypadku korzystania przez Organizację z funkcji dotyczących załogi, zapisy mogą obejmować imiona i nazwiska, numery telefonów, płeć, daty urodzenia, numery paszportów lub dowodów osobistych, pełnione funkcje w załodze oraz szczegółowe informacje dotyczące licencji kapitana.

Treści dostarczane przez Państwa obejmują: zdjęcia, nagrania wideo wraz z towarzysząca im ścieżką dźwiękową, wybrane dokumenty oraz inne załączniki, wiadomości czatowe i reakcje, podpisy oraz nazwiska osób podpisujących, teksty dyktowane, opinie, zrzuty ekranu oraz korespondencję z działem wsparcia technicznego. Treści te mogą umożliwiać identyfikację osób, które są w nich widoczne, słyszalne, wymienione z imienia i nazwiska lub opisane w inny sposób.

Informacje techniczne obejmują: identyfikatory generowane przez aplikację, tokeny powiadomień push, preferencje dotyczące platformy, języka i powiadomień, informacje dotyczące synchronizacji oraz dane dotyczące połączenia, takie jak adresy IP i sygnatury czasowe żądań. Obsługa serwisu i rozwiązywanie problemów mogą również obejmować zapisy dotyczące błędów i bezpieczeństwa.

3. Źródła informacji oraz cele ich wykorzystania

Otrzymujemy dane od Państwa, z Państwa urządzenia, od Państwa organizacji, od innych uprawnionych użytkowników przestrzeni roboczej oraz z systemów rezerwacyjnych lub innych systemów podłączonych przez Państwa organizację. Wykorzystujemy je do uwierzytelniania użytkowników, stosowania uprawnień dostępu, dostarczania i synchronizacji zapisów operacyjnych, wspierania przeglądów i konserwacji, umożliwiania komunikacji i generowania raportów, wysyłania żądanych powiadomień serwisowych, odpowiadania na zgłoszenia do pomocy technicznej oraz ochrony usługi.

W przypadku działań, w których pełnimy rolę administratora danych, naszymi podstawami prawnymi zgodnie z RODO są: nasz uzasadniony interes w zakresie zarządzania i zabezpieczania usług biznesowych, udzielania pomocy użytkownikom oraz rozwiązywania problemów (art. 6 ust. 1 lit. f); wykonanie umowy lub podjęcie żądanych działań przed zawarciem umowy, w przypadku gdy to Państwo osobiście są stroną umowy (art. 6 ust. 1 lit. b)); oraz wypełnienie obowiązujących zobowiązań prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c)). W przypadku gdy opcjonalne działanie wymaga zgody, opieramy się na tej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a)). Państwa organizacja ponosi odpowiedzialność za podstawę prawną danych operacyjnych, nad którymi sprawuje kontrolę, w tym za wszelkie dodatkowe warunki dotyczące danych wrażliwych.

Identyfikatory kont oraz odpowiednie dane dotyczące pracy są niezbędne do zapewnienia dostępu i realizacji wykorzystywanych przez Państwa procesów roboczych. Mogą Państwo zdecydować, czy chcą Państwo udostępnić opcjonalne materiały multimedialne, nagrania głosowe oraz opinie. W przypadku odmowy udzielenia opcjonalnego uprawnienia powiązana funkcja może być niedostępna; nadal będzie Pan/Pani mógł/mogła korzystać z funkcji, które tego nie wymagają. Samo uprawnienie dotyczące urządzenia nie stanowi podstawy prawnej do gromadzenia informacji o innych osobach.

Należy podawać wyłącznie dane osobowe niezbędne do wykonywania pracy. Należy unikać umieszczania na zdjęciach, w czatach oraz w polach tekstowych informacji niezwiązanych z tożsamością, danych dotyczących stanu zdrowia lub innych wrażliwych informacji. Państwa organizacja ma obowiązek przekazać odpowiednie informacje pracownikom, klientom oraz członkom załogi, których dane udostępnia.

4 Uprawnienia urządzeń i dostępne opcje

Aparat fotograficzny, zdjęcia i pliki. Aplikacja wykorzystuje aparat fotograficzny do rejestrowania zdjęć i filmów związanych z eksploatacją oraz umożliwia wybór plików multimedialnych lub dokumentów w celu dołączenia ich do zapisów, wiadomości lub opinii. Wybrane pliki mogą zawierać dane osobowe oraz osadzone metadane. Nie potrzebujemy dostępu do plików niezwiązanych z tymi funkcjami, aby zapewnić ich działanie.

Mikrofon i rozpoznawanie mowy. Mikrofon służy do rejestrowania dźwięku w nagrywanych filmach oraz do dyktowania głosowego, które Państwo uruchamiają. Funkcja dyktowania korzysta z usługi rozpoznawania mowy dostępnej na Państwa urządzeniu, takiej jak usługa firmy Apple lub skonfigurowany dostawca dla systemu Android. W zależności od urządzenia, języka i ustawień dostawcy dane audio mogą być przetwarzane na serwerach dostawcy. Nie należy zakładać, że proces dyktowania odbywa się wyłącznie na urządzeniu. Aplikacja otrzymuje rozpoznany tekst i zapisuje go lub wysyła po przesłaniu odpowiedniego pola. Dźwięk zawarty w przesłanym filmie stanowi część tego filmu.

Powiadomienia. W przypadku aktywacji funkcji, tokeny push oraz informacje o dostarczeniu są wykorzystywane do przesyłania powiadomień dotyczących wiadomości i działań operacyjnych. Treść powiadomień może być wyświetlana na ekranie blokady zgodnie z ustawieniami urządzenia. W ustawieniach urządzenia można modyfikować uprawnienia, podgląd powiadomień oraz inne dostępne opcje. Cofnięcie uprawnienia uniemożliwia dalszy dostęp; nie powoduje to automatycznego usunięcia informacji już przesłanych.

5. Reklamy oparte na lokalizacji i decyzje automatyczne

Aplikacja nie żąda dostępu do lokalizacji GPS urządzenia ani nie monitoruje lokalizacji w tle. Bazy statków, miejsca docelowe, lokalizacje transferów oraz informacje o lokalizacji zawarte w zapisach i przesłanych plikach są niezależne od monitorowania lokalizacji urządzenia.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie wykorzystujemy aplikacji do wyświetlania reklam ukierunkowanych ani do śledzenia użytkowników w aplikacjach i na stronach internetowych innych firm. Zalogowanie się lub włączenie powiadomień nie oznacza zapisania się do newslettera.

Nie wykorzystujemy aplikacji do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji dotyczących Państwa, które wywołują skutki prawne lub inne skutki o podobnym znaczeniu. Informacje o stanie operacyjnym oraz raporty stanowią wsparcie dla decyzji podejmowanych przez Państwa organizację.

6. Kategorie podmiotów uprawnionych do otrzymywania informacji

Państwa organizacja i uprawnieni użytkownicy. Administratorzy obszaru roboczego oraz inni użytkownicy mają dostęp do informacji zgodnie z przypisanymi im rolami, uprawnieniami i skonfigurowanymi dla nich procesami. Komunikaty operacyjne i zapisy stanowią informacje służbowe i mogą być widoczne dla odpowiednich współpracowników lub kontrahentów.

Dostawcy usług. Podmioty świadczące usługi w zakresie hostingu, przechowywania danych, uwierzytelniania i dostarczania wiadomości weryfikacyjnych, bezpieczeństwa, wsparcia technicznego oraz dostarczania powiadomień mogą otrzymywać informacje niezbędne do realizacji tych funkcji. Powiadomienia push wykorzystują usługę powiadomień firmy Expo oraz odpowiednią usługę dostarczania powiadomień firmy Apple lub Google. Usługa rozpoznawania mowy korzysta z wybranego dostawcy usług rozpoznawania mowy dla danego urządzenia, zgodnie z powyższym opisem. Dostawcy powiadomień mogą przetwarzać tokeny push oraz treść powiadomień, w tym wszelkie zawarte w nich informacje.

Podłączone systemy oraz wybrani przez Państwa odbiorcy. Informacje mogą być przekazywane do integracji włączonych przez Państwa organizację. W przypadku eksportowania, drukowania, wysyłania pocztą elektroniczną lub udostępniania raportu lub załącznika, wybrani odbiorcy oraz usługi otrzymują te informacje i mogą zachować własne kopie. Sposób postępowania z tymi kopiami wykracza poza zakres kontroli usuwania danych w aplikacji. Serwisy sklepów z aplikacjami mogą również otrzymywać techniczne informacje dotyczące połączenia, gdy aplikacja sprawdza dostępność aktualizacji.

Odbiorcy informacji prawnych. Spółka może ujawniać informacje właściwym organom lub profesjonalnym doradcom, gdy wymaga tego prawo lub gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Wymagamy od podmiotów przetwarzających dane osobowe w naszym imieniu, aby chroniły je zgodnie z zobowiązaniami umownymi, ograniczały ich wykorzystanie do uzgodnionych celów oraz zapewniały ochronę zgodną z niniejszą polityką i obowiązującym prawem. Usługi prowadzone oddzielnie mogą również przetwarzać informacje zgodnie z własnymi oświadczeniami o ochronie prywatności.

7. Przetwarzanie danych na arenie międzynarodowej

Przetwarzanie danych oraz zapewnienie wsparcia technicznego może wiązać się z dostępem do danych z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, w zależności od wykorzystywanych dostawców i integracji. W przypadku dokonywania ograniczonego transferu międzynarodowego stosujemy zgodny z prawem mechanizm transferu, taki jak odpowiednia decyzja Komisji Europejskiej w sprawie adekwatności lub standardowe klauzule umowne, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeśli jest to wymagane. Mogą Państwo zwrócić się z zapytaniem [email protected] zawierające informacje dotyczące odpowiednich odbiorców, miejsc przetwarzania oraz zabezpieczeń, w tym sposobu uzyskania kopii.

8. Przechowywanie danych w trybie offline i bezpieczeństwo

Aplikacja przechowuje na Państwa urządzeniu dane uwierzytelniające, preferencje, zapisane w pamięci podręcznej dane dotyczące pracy oraz oczekujące zmiany lub pliki multimedialne, aby obsługiwane funkcje mogły działać w trybie offline, a następnie zostać zsynchronizowane. Dane lokalne mogą pozostać na urządzeniu po zakończeniu sesji. Wylogowanie się nie powoduje całkowitego usunięcia danych z urządzenia, a wyczyszczenie historii czatu na urządzeniu nie powoduje usunięcia rozmowy z serwera.

Stosujemy środki kontroli dostępu oraz środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru informacji i występujących zagrożeń. Aplikacja mobilna łączy się z usługą Ops za pośrednictwem protokołu HTTPS i wykorzystuje bezpieczną pamięć systemu operacyjnego do przechowywania tokenów uwierzytelniających. Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Prosimy o zabezpieczenie urządzenia za pomocą blokady ekranu oraz o niezwłoczne zgłoszenie utraty urządzenia lub nieuprawnionego dostępu do Państwa organizacji.

9. Okres przechowywania danych

Dokumentacja operacyjna jest przechowywana zgodnie z udokumentowanymi wytycznymi Państwa organizacji, umową serwisową oraz obowiązującymi wymogami prawnymi. Istotne kryteria obejmują trwającą relację serwisową, przeprowadzenie przeglądów i napraw, obowiązki organizacji w zakresie prowadzenia dokumentacji oraz rozstrzyganie sporów. Zakończenie dostępu użytkownika niekoniecznie powoduje usunięcie historii operacyjnej organizacji.

W odniesieniu do danych, nad którymi sprawujemy kontrolę, przechowujemy informacje dotyczące kont i administrowania usługami tak długo, jak jest to konieczne do zarządzania relacjami z klientami; informacje dotyczące wsparcia technicznego – do momentu rozpatrzenia zgłoszenia i podjęcia niezbędnych działań następczych; a także zapisy dotyczące bezpieczeństwa przez okres niezbędny do zbadania i zapobiegania nadużyciom. W przypadku gdy przepisy prawa lub roszczenia prawne wymagają dłuższego przechowywania określonych danych, przechowujemy informacje niezbędne do tego celu i ograniczamy inne sposoby ich wykorzystania.

Gdy przechowywanie danych nie jest już uzasadnione, informacje są usuwane lub anonimizowane. Po zakończeniu świadczenia usług przez organizację zwrot lub usunięcie danych odbywa się zgodnie z jej instrukcjami oraz obowiązującymi umownymi okresami przechowywania, z zastrzeżeniem wymogów prawnych dotyczących przechowywania danych. Pozostałe kopie zapasowe tracą ważność wraz z zakończeniem cyklu tworzenia kopii zapasowych i nie są wykorzystywane do zwykłego przetwarzania po usunięciu z aktywnych systemów. Kopie przechowywane na urządzeniach lokalnych oraz oddzielnie wyeksportowane pliki mają własny cykl życia i mogą wymagać oddzielnego usunięcia.

10 Państwa prawa oraz wnioski o usunięcie danych

W zależności od obowiązujących przepisów prawa mogą Państwo zażądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przeniesienia. Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach. Zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że wykażemy istotne prawnie uzasadnione podstawy lub będzie ono niezbędne do dochodzenia roszczeń prawnych. Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego oraz wycofać zgodę, bez wpływu na przetwarzanie, które przed wycofaniem zgodności było zgodne z prawem.

W celu złożenia wniosku o usunięcie konta lub danych osobowych, prosimy o przesłanie wiadomości e-mail na adres [email protected] W temacie wiadomości należy wpisać „Wniosek dotyczący ochrony danych osobowych w serwisie NauticIQ Ops”, a następnie podać nazwę Państwa organizacji oraz numer telefonu lub inny identyfikator konta, z którego Państwo korzystają. Należy poinformować nas, czy żądają Państwo usunięcia konta, usunięcia określonych danych, czy też podjęcia innych działań związanych z ochroną danych osobowych. W pierwszym zgłoszeniu prosimy o nieprzesyłanie hasła, kodu weryfikacyjnego ani kopii dokumentu tożsamości. W celu weryfikacji tożsamości możemy poprosić o podanie niezbędnych informacji.

W przypadku danych przechowywanych przez Państwa organizację mogą Państwo skontaktować się bezpośrednio z jej administratorem. Jeśli skontaktują się Państwo z nami, pomożemy przekazać wniosek do odpowiedniego administratora danych i udzielimy mu niezbędnego wsparcia. Cofnięcie dostępu, wylogowanie się, odinstalowanie aplikacji lub wyczyszczenie lokalnego czatu nie powoduje samo w sobie usunięcia danych z serwera. Niektóre informacje mogą podlegać obowiązkowi zachowania z uwagi na obowiązki prawne, uzasadnione roszczenia lub zgodne z prawem prowadzenie dokumentacji przez organizację; my lub odpowiedni administrator wyjaśnimy wszelkie obowiązujące ograniczenia.

Zazwyczaj odpowiadamy na wnioski dotyczące praw wynikających z RODO w ciągu jednego miesiąca. W przypadku konieczności dopuszczalnego przedłużenia terminu, wyjaśniamy przyczyny w ciągu tego miesiąca. Mogą Państwo złożyć skargę do Estońskiej Inspekcji Ochrony Danych (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, lub właściwy organ w miejscu Państwa zamieszkania, pracy lub w miejscu, w którym, Państwa zdaniem, doszło do naruszenia.

11. Dzieci oraz zmiany w niniejszej polityce

Usługa NauticIQ Ops jest przeznaczona dla uprawnionych użytkowników biznesowych i nie jest skierowana do dzieci. Organizacja może w razie konieczności i zgodnie z prawem uwzględnić dane osoby niepełnoletniej w ewidencji załogi lub pasażerów; ponosi ona odpowiedzialność za odpowiednie informacje, podstawę prawną oraz środki zabezpieczające.

Niniejsza Polityka jest aktualizowana w przypadku zmian w naszych praktykach, a data ostatniej aktualizacji jest podana. W przypadku istotnych zmian przekażemy dodatkowe powiadomienie lub uzyskamy zgodę, jeśli będzie to wymagane. W razie pytań dotyczących niniejszej Polityki prosimy o kontakt [email protected].