Privacybeleid van de Ops-app

1 Wie wij zijn en wat dit beleid omvat

NauticIQ Ops is een bedrijfsapplicatie voor scheepsinspecties, in- en uitchecken, bevindingen, onderhoud, reparatiewerkzaamheden en operationele communicatie. In dit beleid wordt uitgelegd hoe persoonsgegevens worden verwerkt via de mobiele applicatie NauticIQ Ops en de bijbehorende Ops-dienst, met inbegrip van informatie over geautoriseerde gebruikers en personen die zijn geregistreerd in de werkruimte van een organisatie.

De dienst wordt beheerd door Nautic Information Quality OÜ, registratienummer 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estland („NauticIQ“, „wij“, „ons“). Voor vragen over privacy of verzoeken tot verwijdering van persoonsgegevens kunt u een e-mail sturen naar [email protected] of schriftelijk te richten aan het hierboven vermelde postadres.

Uw chartermaatschappij, werkgever of andere organisatie bepaalt doorgaans waarom operationele gegevens worden verzameld en wie deze mag gebruiken. Voor die gegevens is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke, en wij verwerken de gegevens in opdracht van deze organisatie op grond van onze dienstverleningsovereenkomst en onze voorwaarden voor gegevensverwerking. Ook de privacyverklaring van die organisatie is van toepassing. Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen zakelijke contacten, dienstverlening, beveiliging, ondersteuning en nalevingsactiviteiten, waarbij wij zelf de doeleinden en middelen bepalen.

2. Gegevens die wij verwerken

Account- en toegangsgegevens. Uw telefoonnummer, naam, gebruikers- en organisatie-ID’s, toegewezen rollen, machtigingen en locaties, door de app gegenereerde apparaat-ID, taalvoorkeur, authenticatietokens en verificatieactiviteiten. Uw organisatie kan uw accountgegevens verstrekken of bijhouden.

Operationele en reserveringsinformatie, waaronder antwoorden op inspecties, bevindingen, onderhouds- en reparatiegegevens, opdrachten, opmerkingen, tijdstempels, referenties van vaartuigen en bases, namen van klanten en agentschappen, reserveringsreferenties en -data, details inzake overdrachten, verschuldigde bedragen en betalingsstatus. Indien de organisatie gebruikmaakt van bemanningsfuncties, kunnen de gegevens voorts de namen, telefoonnummers, het geslacht, de geboortedata, de paspoort- of identiteitskaartnummers, de functies van de bemanningsleden en de gegevens betreffende de schippersvergunning omvatten.

Door u verstrekte inhoud. Foto’s, video’s en de bijbehorende audio, geselecteerde documenten en andere bijlagen, chatberichten en reacties, handtekeningen en namen van ondertekenaars, gedicteerde tekst, feedback, schermafbeeldingen en correspondentie met de klantenservice. Aan de hand van deze inhoud kunnen personen worden geïdentificeerd die erin worden getoond, gehoord, genoemd of anderszins beschreven.

Technische informatie. Door de applicatie gegenereerde identificatiecodes, tokens voor pushmeldingen, platform-, taal- en meldingsvoorkeuren, synchronisatiegegevens en verbindingsgegevens, zoals IP-adressen en tijdstempels van verzoeken. Bij de werking van de dienst en het oplossen van storingen kunnen ook fout- en beveiligingslogboeken worden gebruikt.

3. Herkomst van de door ons gebruikte informatie en de grondslag voor dit gebruik

Wij ontvangen gegevens van u, uw apparaat, uw organisatie, andere geautoriseerde gebruikers van de werkruimte en reserverings- of andere systemen die door uw organisatie zijn gekoppeld. Wij gebruiken deze gegevens om gebruikers te authenticeren, toegangsrechten toe te passen, operationele gegevens te leveren en te synchroniseren, inspecties en onderhoud te ondersteunen, communicatie en rapportages mogelijk te maken, gevraagde servicemeldingen te verzenden, ondersteuningsverzoeken te beantwoorden en de dienst te beveiligen.

Voor activiteiten waarbij wij optreden als verwerkingsverantwoordelijke, berusten onze rechtsgrondslagen krachtens de AVG op onze gerechtvaardigde belangen bij het beheren en beveiligen van een zakelijke dienst, het ondersteunen van gebruikers en het oplossen van problemen (artikel 6, lid 1, onder f)); het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van door u gevraagde precontractuele maatregelen waarbij u persoonlijk de contractpartij bent (artikel 6, lid 1, onder b)); en het naleven van toepasselijke wettelijke verplichtingen (artikel 6, lid 1, onder c)). Wanneer voor een optionele activiteit toestemming vereist is, baseren wij ons op die toestemming (artikel 6, lid 1, onder a)). Uw organisatie is verantwoordelijk voor de rechtsgrondslag met betrekking tot de operationele gegevens waarover zij de zeggenschap heeft, met inbegrip van eventuele aanvullende voorwaarden voor gevoelige informatie.

Accountgegevens en relevante werkgegevens zijn vereist om toegang te verlenen en de door u gebruikte workflows uit te voeren. U heeft de mogelijkheid om optionele media, dictaatopnames en feedback te verstrekken. Indien u een optionele toestemming weigert, is de betreffende functionaliteit mogelijk niet beschikbaar; u kunt echter nog steeds gebruikmaken van functionaliteiten waarvoor deze toestemming niet vereist is. Toestemming voor het apparaat vormt op zichzelf geen rechtsgrondslag voor het verzamelen van informatie over andere personen.

Vermeld uitsluitend persoonlijke gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk. Vermijd het vermelden van niet-relevante identiteitsdocumenten, gezondheidsinformatie of andere gevoelige gegevens in foto’s, chatberichten en vrije tekstvelden. Uw organisatie dient passende informatie te verstrekken aan medewerkers, klanten en bemanningsleden van wie de gegevens worden verstrekt.

4 Toestelrechten en uw keuzes

Camera, foto’s en bestanden. De applicatie maakt gebruik van de camera teneinde foto’s en video’s van de bedrijfsvoering vast te leggen en biedt u de mogelijkheid om media of documenten te selecteren teneinde deze bij rapporten, berichten of feedback te voegen. Geselecteerde bestanden kunnen persoonlijke gegevens en ingebedde metagegevens bevatten. Wij hebben geen toegang tot niet-gerelateerde bestanden nodig om deze functies te kunnen aanbieden.

Microfoon en spraakherkenning. De microfoon wordt gebruikt voor geluid in opgenomen video’s en voor spraakdictaat dat u start. Bij dictaat wordt gebruikgemaakt van de spraakherkenningsdienst die op uw apparaat beschikbaar is, zoals de dienst van Apple of de geconfigureerde Android-provider. Afhankelijk van de instellingen voor het apparaat, de taal en de provider kan het geluid worden verwerkt op de servers van de provider. U dient er derhalve niet van uit te gaan dat het dicteren uitsluitend op het apparaat zelf plaatsvindt. De applicatie ontvangt de herkende tekst en slaat deze op of verzendt deze op het moment dat u het betreffende veld indient. Audio dat in een geüploade video is opgenomen, maakt integraal deel uit van die video.

Meldingen. Indien ingeschakeld, worden push-tokens en bezorginformatie gebruikt om meldingen over berichten en operationele activiteiten te verzenden. De inhoud van meldingen kan op uw vergrendelingsscherm verschijnen, afhankelijk van de instellingen van uw apparaat. U kunt machtigingen, voorbeelden van meldingen en andere beschikbare opties wijzigen in de instellingen van uw apparaat. Het intrekken van een machtiging blokkeert toekomstige toegangsrechten; reeds verzonden informatie wordt hierdoor niet automatisch verwijderd.

5 Locatiegerichte reclame en geautomatiseerde beslissingen

De applicatie verzoekt geen toegang tot de GPS-locatie van het apparaat en verricht geen locatietracking op de achtergrond. De thuishavens van vaartuigen, bestemmingen, overstaplocaties of locatiegegevens die zijn opgenomen in records en geüploade bestanden staan los van de locatietracking van het apparaat.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken de app niet voor gerichte reclame of het volgen van gebruikers in apps en op websites van andere bedrijven. Door in te loggen of meldingen in te schakelen, schrijft u zich niet in voor marketingberichten.

Wij maken geen gebruik van de applicatie teneinde uitsluitend geautomatiseerde beslissingen ten aanzien van u te nemen die rechtsgevolgen of vergelijkbare ingrijpende gevolgen voor u hebben. Operationele statussen en rapporten ondersteunen de beslissingen die door uw organisatie worden genomen.

6 Wie is gerechtigd informatie te ontvangen

Uw organisatie en geautoriseerde gebruikers. Werkruimtebeheerders en andere gebruikers hebben toegang tot informatie op basis van de rollen, machtigingen en workflows die voor hen zijn geconfigureerd. Operationele berichten en documenten zijn werkinformatie en kunnen zichtbaar zijn voor relevante collega’s of contractanten.

Dienstverleners. Dienstverleners die ondersteuning bieden op het gebied van hosting, opslag, authenticatie en verzending van verificatieberichten, beveiliging, ondersteuning en verzending van meldingen, kunnen de informatie ontvangen die nodig is voor deze functies. Pushmeldingen maken gebruik van de meldingsdienst van Expo en de betreffende bezorgdienst van Apple of Google. Voor spraakherkenning wordt gebruikgemaakt van de door het apparaat geselecteerde herkenningsdienst, zoals hierboven beschreven. Meldingsdienstverleners kunnen push-tokens en de inhoud van de melding verwerken, met inbegrip van alle daarin opgenomen inhoud.

Door u geselecteerde gekoppelde systemen en ontvangers. Informatie kan worden doorgegeven aan integraties die door uw organisatie zijn ingeschakeld. Wanneer u een rapport of bijlage exporteert, afdrukt, per e-mail verstuurt of deelt, ontvangen de geselecteerde ontvangers en diensten die informatie en kunnen zij hun eigen kopieën bewaren. De wijze waarop zij met die kopieën omgaan, valt buiten de verwijderingscontroles van de app. App-store-diensten kunnen eveneens technische verbindingsgegevens ontvangen wanneer de applicatie controleert of een update beschikbaar is.

Juridische ontvangers. Wij kunnen informatie verstrekken aan bevoegde autoriteiten of professionele adviseurs wanneer dit wettelijk vereist is of noodzakelijk is om rechtsvorderingen in te stellen, uit te oefenen of te verdedigen.

Wij eisen van verwerkers die namens ons persoonsgegevens verwerken dat zij deze gegevens beschermen op grond van contractuele verplichtingen, het gebruik ervan beperken tot de overeengekomen doeleinden en bescherming bieden in overeenstemming met dit beleid en de toepasselijke wetgeving. Afzonderlijk beheerde diensten kunnen gegevens eveneens verwerken op basis van hun eigen privacyverklaringen.

7 Internationale verwerking

Afhankelijk van de gebruikte dienstverleners en integraties kan de verwerking en ondersteuning toegang van buiten de Europese Economische Ruimte met zich meebrengen. Wanneer wij een beperkte internationale doorgifte uitvoeren, maken wij gebruik van een wettig doorgiftemechanisme, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of standaardcontractbepalingen, met aanvullende waarborgen waar nodig. U kunt vragen [email protected] over relevante ontvangers, verwerkingslocaties en waarborgen, inclusief hoe u een kopie kunt verkrijgen.

8 Offline opslag en beveiliging

De applicatie slaat authenticatiegegevens, voorkeuren, in de cache opgeslagen werkgegevens en nog niet doorgevoerde wijzigingen of mediabestanden op het apparaat op, teneinde ondersteunde functies in staat te stellen offline te functioneren en deze later te synchroniseren. Lokale gegevens kunnen bewaard blijven na beëindiging van een sessie. Het uitloggen impliceert niet dat alle gegevens op het apparaat volledig worden gewist, en het wissen van een chatgesprek op het apparaat leidt niet tot het verwijderen van het gesprek op de server.

Wij maken gebruik van toegangscontroles en technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de informatie en de risico’s. De mobiele app maakt via HTTPS verbinding met de Ops-dienst en maakt gebruik van de beveiligde opslag van het besturingssysteem voor authenticatietokens. Geen enkel systeem is volledig veilig. Beveilig uw apparaat met een schermvergrendeling en meld verlies of ongeoorloofde toegang onmiddellijk aan uw organisatie.

9. Hoelang worden gegevens bewaard?

Operationele gegevens worden bewaard in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van uw organisatie, de serviceovereenkomst en de toepasselijke wettelijke vereisten. Relevante criteria zijn onder meer de lopende serviceovereenkomst, de voltooiing van inspecties en reparaties, de archiveringsverplichtingen van de organisatie en de afhandeling van geschillen. Het beëindigen van de toegang van een gebruiker leidt niet noodzakelijkerwijs tot het wissen van de operationele geschiedenis van de organisatie.

Met betrekking tot de gegevens waarover wij zeggenschap hebben, bewaren wij account- en servicebeheergegevens zolang dit nodig is voor het beheer van de relatie; ondersteuningsgegevens totdat het verzoek en de noodzakelijke opvolging zijn afgehandeld; en beveiligingsgegevens gedurende de periode die nodig is om misbruik te onderzoeken en te voorkomen. Indien een wettelijke bewaarplicht of een rechtsvordering vereist dat specifieke gegevens langer worden bewaard, zullen wij de daarvoor benodigde informatie bewaren en ander gebruik beperken.

Indien het bewaren van gegevens niet langer gerechtvaardigd is, worden deze gegevens verwijderd of geanonimiseerd. Aan het einde van de dienstverlening door de organisatie vindt teruggave of verwijdering plaats conform haar instructies en de toepasselijke contractuele bewaartermijnen, met inachtneming van wettelijk verplichte bewaartermijnen. Resterende back-upkopieën vervallen conform de back-upcyclus en worden na verwijdering uit de actieve systemen niet meer gebruikt voor reguliere verwerking. Lokale kopieën op apparaten en afzonderlijk geëxporteerde bestanden hebben hun eigen levenscyclus en dienen mogelijk afzonderlijk te worden verwijderd.

10 Uw rechten en verzoeken tot verwijdering

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kunt u verzoeken om inzage in uw persoonsgegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Wij zullen die verwerking stopzetten, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen of deze nodig hebben voor rechtsvorderingen. U kunt te allen tijde bezwaar maken tegen direct marketing en uw toestemming intrekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor de verwerking die vóór de intrekking rechtmatig was.

Om verwijdering van uw account of persoonsgegevens aan te vragen, kunt u een e-mail sturen naar [email protected] Vermeld in het onderwerp van de e-mail “NauticIQ Ops privacyverzoek” en geef uw organisatie aan, evenals het telefoonnummer of een ander accountidentificatienummer dat u gebruikt. Geef aan of u uw account wenst te laten verwijderen, bepaalde gegevens wenst te laten verwijderen of een andere privacymaatregel wenst. Voeg bij uw eerste verzoek geen wachtwoord, verificatiecode of kopie van een identiteitsbewijs toe. Wij behouden ons het recht voor om passende informatie te verlangen teneinde uw identiteit te verifiëren.

Voor gegevens die onder het beheer van uw organisatie vallen, kunt u rechtstreeks contact opnemen met de beheerder daarvan. Indien u contact met ons opneemt, zullen wij u helpen het verzoek door te sturen naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke en deze waar nodig bijstaan. Het intrekken van de toegang, het uitloggen, het verwijderen van de app of het wissen van een lokale chat leidt op zichzelf niet tot het verwijderen van gegevens op de server. Bepaalde informatie dient mogelijk te worden bewaard ten behoeve van wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigde vorderingen of de wettelijke archiveringsplicht van de organisatie; wij of de betreffende verwerkingsverantwoordelijke zullen u desgevraagd voorlichten omtrent eventuele toepasselijke beperkingen.

Wij reageren doorgaans binnen één maand op verzoeken in het kader van de AVG. Indien een toegestane verlenging nodig is, zullen wij binnen die maand toelichten waarom. U kunt een klacht indienen bij de Estse Inspectie voor Gegevensbescherming (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, of de bevoegde autoriteit in de plaats waar u woont, werkt of waar volgens u een inbreuk heeft plaatsgevonden.

11 Kinderen en wijzigingen in dit beleid

NauticIQ Ops is bestemd voor geautoriseerde zakelijke gebruikers en is niet gericht op kinderen. Een organisatie mag, indien noodzakelijk en wettelijk toegestaan, de gegevens van een minderjarige opnemen in een bemannings- of passagiersregister; zij is verantwoordelijk voor de toepasselijke informatie, de rechtsgrondslag en de waarborgen.

Dit beleid wordt bijgewerkt telkens wanneer onze werkwijzen wijzigen, waarbij de datum van de laatste herziening wordt vermeld. Bij wezenlijke wijzigingen zullen wij u hiervan afzonderlijk op de hoogte stellen of, indien vereist, uw toestemming vragen. Voor vragen over dit beleid kunt u contact opnemen met [email protected].