Ops App プライバシーポリシー

1 当社についておよび本ポリシーの適用範囲

NauticIQ Opsは、船舶の点検、入出港手続き、点検結果、保守、修理作業、および業務上のコミュニケーションに用いられるビジネスアプリケーションである。本ポリシーは、NauticIQ Opsモバイルアプリおよびこれと連携するOpsサービスを通じて取り扱われる個人データについて規定する。これには、承認されたユーザーおよび組織のワークスペースに登録された人物に関する情報が含まれる。

The service is operated by Nautic Information Quality OÜ, registry code 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia (“NauticIQ”, “we”, “us”). For privacy questions or requests to delete personal data, email [email protected] または、以下の郵送先住所までご連絡ください。

チャーター事業者、雇用主その他の組織は、通常、業務記録の収集目的及び利用者を決定します。かかる記録については、当該組織がデータ管理者となり、当社はサービス契約及びデータ処理規約に基づき、その指示に従ってデータを処理いたします。また、当該組織のプライバシーポリシーも適用されます。 当社が自社の営業連絡先、サービス管理、セキュリティ、サポート、コンプライアンス活動等の目的及び手段を決定する場合には、当社がデータ管理者としての役割を担います。

2 当社が取り扱う情報

アカウント及びアクセス情報。お客様の電話番号、氏名、ユーザー及び組織の識別子、割り当てられた役割、権限及び拠点、アプリによって生成されたデバイス識別子、言語設定、認証トークン、並びに認証活動。お客様の組織が、お客様のアカウント詳細を提供又は管理する場合があります。

運航及び予約に係る情報（点検の回答、点検結果、保守・修理記録、割り当て、コメント、タイムスタンプ、船舶及び拠点の参照情報、顧客並びに代理店名、予約の参照番号及び日付、移管の詳細、未払い金額及び支払い状況）。 当組織が乗組員関連機能を利用する場合、記録には氏名、電話番号、性別、生年月日、パスポートまたは身分証明書番号、乗組員の役割、および船長免許の詳細が含まれる場合があります。

本ウェブサイトには、お客様が提供するコンテンツが含まれます。これには、写真、動画およびその音声、選択された文書その他の添付ファイル、チャットメッセージおよびリアクション、署名および署名者の氏名、音声入力されたテキスト、フィードバック、スクリーンショット、およびサポートに関するやり取りが含まれます。かかるコンテンツには、当該コンテンツに写っている、声が収録されている、名前が挙げられている、またはその他の方法で記述されている人物を特定し得る情報が含まれる場合があります。

技術情報。アプリによって生成された識別子、プッシュ通知トークン、プラットフォーム、言語および通知設定、同期情報、ならびにIPアドレスやリクエストのタイムスタンプなどの接続情報。また、サービスの運用およびトラブルシューティングには、エラー記録やセキュリティ記録が含まれる場合があります。

3 情報の出所及び利用目的

弊社は、お客様、お客様のデバイス、お客様の組織、その他の承認されたワークスペースユーザー、およびお客様の組織によって接続された予約システムやその他のシステムからデータを受領します。弊社は、当該データを用いて、ユーザーの認証、アクセス権限の適用、運用記録の提供及び同期、点検・保守の支援、コミュニケーション及びレポート機能の提供、ご依頼いただいたサービス通知の送信、サポートリクエストへの対応、並びにサービスの保護を実施します。

当社がデータ管理者となる活動については、GDPRに基づく法的根拠として、ビジネスサービスの運営及びセキュリティ確保、ユーザーへの支援、問題の解決における当社の正当な利益（第6条(1)(f)項）； お客様ご自身が契約当事者である場合の契約の履行または契約締結前の措置の実施（第6条(1)(b)）；および適用される法的義務の遵守（第6条(1)(c)）です。任意の活動において同意が必要な場合は、その同意に基づきます（第6条(1)(a)）。 貴組織は、機微情報を含む貴組織が管理する運用データの法的根拠について責任を負います。

本サービスの利用に際しては、アカウント識別子及び関連する業務記録を提供していただくことが必要となります。オプションとして、メディア、ディクテーション、フィードバックを提供していただくことも可能です。 オプションの権限を拒否された場合、関連する機能をご利用いただけなくなる可能性がありますが、当該権限を必要としない機能については引き続きご利用いただけます。デバイスへのアクセス権限自体は、他者に関する情報を収集するための法的根拠とはなりません。

業務上必要かつ最小限の個人情報のみを記載してください。写真、チャット、自由入力欄には、関係のない身分証明書、健康情報その他の機密性の高い詳細が含まれないよう注意してください。貴組織は、個人情報を提供する従業員、顧客、乗組員に対し、適切な情報を提供しなければなりません。

4 デバイスの権限及びお客様の選択

カメラ、写真及びファイル。本アプリは、カメラを用いて運用状況の写真及び動画を撮影する機能を提供し、また、記録、メッセージ又はフィードバックに添付するメディア若しくは文書を選択する機能を備えています。選択されたファイルには、個人情報又は埋め込まれたメタデータが含まれている場合があります。かかる機能を提供するに当たり、関連のないファイルへのアクセスは不要です。

本アプリは、録画された動画の音声およびユーザーが開始した音声入力のためにマイクを利用します。音声入力においては、Appleのサービスまたは設定済みのAndroidプロバイダーなど、ユーザーデバイスで利用可能な音声認識サービスが用いられます。デバイス、言語、プロバイダーの設定により、音声がプロバイダーのサーバーで処理される場合があります。 音声入力が完全に端末内で行われるとは想定しないでください。アプリは認識されたテキストを受信し、関連するフィールドを送信した際にそれを保存または送信します。アップロードされた動画に含まれる音声は、その動画の一部となります。

通知。本機能が有効である場合、プッシュトークン及び配信情報が利用され、メッセージ又は操作に関するアラートが送信される。通知の内容は、利用者のデバイスの設定に応じてロック画面に表示される場合がある。権限、通知のプレビューその他の設定は、デバイスの設定から変更することができる。権限を取り消した場合、将来のアクセスは許可されなくなるが、既に送信された情報が自動的に削除されるわけではない。

第5条 位置情報に基づく広告及び自動化された意思決定

本アプリは、デバイスのGPS位置情報またはバックグラウンドでの位置情報追跡を要求することはありません。船舶の拠点、目的地、乗り換え場所、または記録若しくはアップロードされたファイルに含まれる位置情報は、デバイスの位置情報追跡とは別個のものです。

当社は、個人データを販売せず、本アプリをターゲティング広告や他社のアプリ・ウェブサイトにおける追跡に利用することもありません。ログインまたは通知の有効化を行っても、マーケティング情報の配信登録にはなりません。

当社は、本アプリを用いて、お客様に関して、法的またはそれに類する重大な影響を及ぼす、完全に自動化された意思決定を行うことはありません。運用状況およびレポートは、お客様の組織による意思決定を支援するものです。

6 情報の受領対象者

貴組織及び承認されたユーザーに関する事項。ワークスペース管理者その他のユーザーは、それぞれに設定された役割、権限及びワークフローに従い情報にアクセスすることができる。業務上のメッセージ及び記録は業務情報であり、関連する同僚又は契約業者が閲覧できる場合がある。

サービスプロバイダー。ホスティング、ストレージ、認証及び検証メッセージの配信、セキュリティ、サポート、通知配信を支援するプロバイダーは、当該機能の遂行に必要な情報を受け取る場合があります。プッシュ通知には、Expoの通知サービス及び関連するAppleまたはGoogleの配信サービスが使用されます。 音声認識には、前述のとおり、デバイス上で選択された認識プロバイダーが使用される。通知プロバイダーは、プッシュトークンおよび通知ペイロード（その中に含まれるコンテンツを含む）を処理する場合がある。

お客様が選択した連携システム及び受信者。情報は、お客様の組織により有効化された連携機能を通じて送信される場合があります。レポート又は添付ファイルをエクスポート、印刷、電子メール送信又は共有すると、選択された受信者及びサービスが当該情報を受け取り、独自のコピーを保持する場合があります。かかるコピーに対する取扱いについては、本アプリの削除管理の対象外となります。 また、本アプリが利用可能な更新を確認する際に、アプリストアのサービスに対して技術的な接続情報が送信される場合があります。

情報の開示先。当社は、法令により義務付けられる場合、または法的請求を確立、行使又は防御するために必要であると合理的に判断する場合、管轄当局又は専門のアドバイザーに対し情報を開示することがあります。

当社は、当社に代わって個人データを処理するプロバイダーに対し、契約上の義務に基づき個人データを保護し、その利用を合意された目的に限定し、本ポリシーおよび適用される法律に準拠した保護措置を講じることを求めています。別途運営されているサービスにおいても、それぞれのプライバシーポリシーに基づき情報を処理する場合があります。

7 国際的なデータ処理

処理及びサポートの過程において、ご利用のサービスプロバイダー又は連携機能によっては、欧州経済領域（EEA）外からのアクセスが行われる場合があります。制限付きの国際データ転送を行う場合、当社は、適用される欧州委員会の十分性認定又は標準契約条項等の適法な転送メカニズムを採用し、必要に応じて追加の保護措置を講じます。お客様は、以下についてお問い合わせいただけます[email protected] 関連する受領者、処理場所、および保護措置について、その写しの入手方法を含めて記載してください。

8 オフラインでの保存及びセキュリティ

本アプリは、サポートされている機能をオフラインで利用し、後で同期できるようにするため、認証情報、設定、キャッシュされた作業記録、および保留中の変更やメディアを端末に保存します。セッション終了後も、ローカル情報は残ることがあります。サインアウトしても端末のデータが完全に消去されるわけではなく、端末上でチャットを削除しても、サーバー上の会話履歴は削除されません。

当社は、情報およびリスクに応じたアクセス制御ならびに技術的・組織的措置を講じております。モバイルアプリはHTTPS経由でOpsサービスに接続し、認証トークンの保存にはオペレーティングシステムのセキュアストレージを使用しています。完全に安全なシステムは存在しません。端末には画面ロックを設定して保護し、紛失や不正アクセスがあった場合は速やかに所属組織へ報告してください。

9 情報の保存期間

運用記録は、お客様の組織の文書化された指示、サービス契約、および適用される法的要件に従って保持されます。関連する基準には、有効なサービス契約関係、点検および修理の完了、組織の記録保持義務、ならびに紛争の処理などが含まれます。ユーザーのアクセス権を終了させた場合でも、必ずしも組織の運用履歴が消去されるわけではありません。

当社が管理するデータについては、関係管理に必要な期間、アカウントおよびサービス管理情報を保持します。サポート情報は、ご依頼および必要なフォローアップが解決されるまで保持します。また、セキュリティ記録は、不正使用の調査および防止に必要な期間、保持します。 法令又は法的請求により特定の記録を更なる長期に保存することが要求される場合、当社は当該目的のために必要な情報を保持し、その他の利用を制限いたします。

情報の保存がもはや正当化されなくなった場合、当該情報は削除または匿名化されます。当組織によるサービスの終了時には、法的に義務付けられた保存期間を条件として、当組織の指示および適用される契約上の保持期間に従い、情報の返却または削除が行われます。 残存するバックアップコピーは、バックアップサイクルの終了に伴い失効し、稼働中のシステムから削除された後は通常の処理には使用されない。ローカルデバイス上のコピーや個別にエクスポートされたファイルには独自のライフサイクルがあり、別途削除が必要となる場合がある。

10 お客様の権利および削除依頼

適用される法令に基づき、お客様は自己の個人情報に対するアクセス、訂正、消去、処理の制限及びデータポータビリティを請求することができます。また、正当な利益に基づく処理に対して異議を申し立てることも可能です。当社がやむを得ない正当な理由を証明できない場合、または法的請求のためにその処理が必要でない限り、当該処理を中止いたします。ダイレクトマーケティングに対してはいつでも異議を申し立てることができ、同意を撤回することも可能ですが、撤回前の合法的な処理には影響しません。

アカウントまたは個人データの削除をご希望の場合は、メールにてご連絡ください。[email protected] 件名に「NauticIQ Ops プライバシーに関するリクエスト」と明記し、ご所属の組織名およびご利用の電話番号やその他のアカウント識別子を記載してください。アカウントの削除、特定のデータの削除、またはその他のプライバシー関連の措置のいずれをご希望かをお知らせください。 初回のお問い合わせに際しては、パスワード、認証コード、身分証明書の写しを送信しないでください。本人確認のため、必要最小限の情報を求める場合があります。

お客様の組織が管理する記録については、当該組織の管理者へ直接お問い合わせください。弊社へご連絡いただいた場合、弊社は当該リクエストを関連する管理者に転送し、必要に応じてその管理者を支援いたします。アクセス権の取り消し、ログアウト、アプリのアンインストール、またはローカルチャットの削除を行っても、それ自体ではサーバー上の記録は削除されません。 法的義務、正当な請求、または組織の合法的な記録保持の目的で、一部の情報を保持する必要がある場合があります。かかる制限については、当社または該当する管理者が説明いたします。

通常、GDPRに基づく権利行使の請求には1ヶ月以内に対応いたします。許可された延長期間が必要な場合は、その1ヶ月以内にその理由をご説明いたします。エストニアデータ保護監督局（Andmekaitse Inspektsioon）に苦情を申し立てることも可能です。www.aki.ee/en, 、または、お客様が居住、勤務、あるいは侵害が発生したと考える場所の管轄当局。

11 未成年者および本ポリシーの変更

NauticIQ Opsは、認可を受けたビジネスユーザーを対象としており、児童を対象としたものではありません。組織は、必要かつ合法的な場合に限り、乗組員または乗客の記録に未成年者の情報を記載することができます。その際、当該情報、法的根拠、および保護措置については、当該組織が責任を負うものとします。

当社の取組に変更が生じた場合には、本ポリシーを更新し、最新の改訂日を明記いたします。重要な変更がある場合には、必要に応じて別途通知を行うか、同意をいただくことがございます。本ポリシーに関するお問い合わせは、以下までご連絡ください。[email protected].