Personvernregler for Ops-appen

1 Hvem vi er og hva denne policyen omfatter

NauticIQ Ops er en forretningsapplikasjon for fartøyinspeksjoner, inn- og utsjekking, funn, vedlikehold, reparasjonsoppdrag og operativ kommunikasjon. Denne erklæringen forklarer hvordan personopplysninger behandles gjennom mobilappen NauticIQ Ops og den tilknyttede Ops-tjenesten, inkludert informasjon om autoriserte brukere og personer som er registrert i en organisasjons arbeidsområde.

The service is operated by Nautic Information Quality OÜ, registry code 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia (“NauticIQ”, “we”, “us”). For privacy questions or requests to delete personal data, email [email protected] eller rette henvendelse til ovennevnte postadresse.

Din charteroperatør, arbeidsgiver eller annen organisasjon bestemmer normalt hvorfor driftsopplysninger samles inn og hvem som kan bruke dem. For disse opplysningene er den organisasjonen den behandlingsansvarlige, og vi behandler dataene etter dens instruksjoner i henhold til vår tjenesteavtale og våre vilkår for databehandling. Organisasjonens personvernerklæring gjelder også. Vi fungerer som behandlingsansvarlig for våre egne forretningskontakter, tjenesteadministrasjon, sikkerhet, support og samsvarsaktiviteter der vi selv bestemmer formålene og metodene.

2. Informasjon vi behandler

Konto- og tilgangsinformasjon. Ditt telefonnummer, navn, bruker- og organisasjonsidentifikatorer, tildelte roller, tillatelser og baser, app-generert enhetsidentifikator, språkinnstilling, autentiseringstokener og verifiseringsaktivitet. Din organisasjon kan oppgi eller vedlikeholde dine kontoopplysninger.

Drifts- og reservasjonsinformasjon. Svar på inspeksjoner, funn, vedlikeholds- og reparasjonsjournaler, oppdrag, kommentarer, tidsstempler, referanser til fartøy og baser, navn på kunder og byråer, reservasjonsreferanser og datoer, overføringsdetaljer, forfalte beløp og betalingsstatus. Dersom organisasjonen benytter funksjoner knyttet til mannskapet, kan opplysningene omfatte navn, telefonnumre, kjønn, fødselsdatoer, pass- eller ID-kortnumre, mannskapsroller og opplysninger om skipperlisens.

Innholdet du leverer. Bilder, videoer og lyd fra disse, utvalgte dokumenter og andre vedlegg, chatmeldinger og reaksjoner, signaturer og navn på underskrivere, diktert tekst, tilbakemeldinger, skjermbilder og korrespondanse med kundestøtte. Innholdet kan identifisere personer som vises, høres, nevnes eller på annen måte beskrives i det.

Teknisk informasjon. App-genererte identifikatorer, push-varslingstokener, plattform, språk- og varslingsinnstillinger, synkroniseringsinformasjon og tilkoblingsinformasjon, for eksempel IP-adresser og tidsstempler for forespørsler. Drift av tjenesten og feilsøking kan også omfatte feil- og sikkerhetslogger.

3. Hvor informasjonen stammer fra og formålet med behandlingen

Vi mottar data fra deg, enheten din, organisasjonen din, andre autoriserte brukere av arbeidsområdet og reservasjonssystemer eller andre systemer som er koblet til av organisasjonen din. Vi bruker disse dataene til å autentisere brukere, tildele tilgangstillatelser, levere og synkronisere driftslogger, støtte inspeksjoner og vedlikehold, muliggjøre kommunikasjon og rapportering, sende forespurte tjenestevarsler, besvare supportforespørsler og beskytte tjenesten.

For aktiviteter der vi er behandlingsansvarlig, er vårt rettsgrunnlag i henhold til GDPR våre berettigede interesser i å administrere og sikre en forretningstjeneste, bistå brukere og løse problemer (artikkel 6(1)(f)); å oppfylle en avtale eller gjennomføre forhåndstiltak før inngåelse av avtale der du personlig er avtalepart (artikkel 6(1)(b)); og å overholde gjeldende rettslige forpliktelser (artikkel 6(1)(c)). Der en valgfri aktivitet krever samtykke, baserer vi oss på dette samtykket (artikkel 6(1)(a)). Din organisasjon er ansvarlig for det rettslige grunnlaget for driftsdata den behandler, inkludert eventuelle tilleggsvilkår for sensitiv informasjon.

Kontoidentifikatorer og relevante arbeidsoppføringer er nødvendige for å gi tilgang og utføre arbeidsflytene du bruker. Du kan velge om du vil oppgi valgfritt medieinnhold, diktering og tilbakemelding. Ved avvisning av en valgfri tillatelse kan den tilhørende funksjonen være utilgjengelig; bruk av funksjoner som ikke krever slike tillatelser forblir likevel mulig. Enhetstillatelse utgjør ikke i seg selv et rettslig grunnlag for innsamling av informasjon om andre personer.

Det skal kun inkluderes personopplysninger som er nødvendige for arbeidet. Det må unngås å inkludere identitetsdokumenter, helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger som ikke er relevante i bilder, chat og fritekstfelt. Organisasjonen din må gi passende informasjon til ansatte, kunder og mannskap hvis opplysninger den videreformidler.

4 Enhetstillatelser og dine valg

Kamera, bilder og filer. Appen benytter kameraet til å ta bilder og videoer av driften, og gir brukeren mulighet til å velge medier eller dokumenter som kan vedlegges poster, meldinger eller tilbakemeldinger. De valgte filene kan inneholde personopplysninger og innebygde metadata. Vi krever ikke tilgang til filer som ikke er relatert til disse funksjonene for å kunne tilby dem.

Mikrofon og talegjenkjenning. Mikrofonen benyttes til lyd i innspilte videoer og til stemmediktering som brukeren initierer. Diktering benytter seg av talegjenkjenningstjenesten som er tilgjengelig på enheten, for eksempel Apples tjeneste eller den konfigurerte Android-leverandøren. Avhengig av enheten, språket og leverandørinnstillingene kan lyddata behandles på leverandørens servere. Du kan ikke forutsette at dikteringen foregår utelukkende på enheten. Appen mottar gjenkjent tekst og lagrer eller sender denne når du sender inn det aktuelle feltet. Lyd som inngår i en opplastet video, er en del av den videoen.

Varsler. Dersom denne funksjonen er aktivert, benyttes push-tokens og leveringsinformasjon til å sende varsler om meldinger og driftsaktivitet. Innholdet i varslene kan vises på låseskjermen, avhengig av innstillingene på enheten. Du kan endre tillatelser, forhåndsvisning av varsler og andre tilgjengelige valg i enhetens innstillinger. Tilbakekalling av en tillatelse medfører at fremtidig tilgang opphører; dette sletter ikke automatisk informasjon som allerede er sendt inn.

5 Stedsbasert annonsering og automatiserte beslutninger

Appen ber ikke om GPS-posisjon fra enheten eller posisjonssporing i bakgrunnen. Fartøyets utgangspunkt, destinasjoner, overføringssteder eller posisjonsinformasjon som inngår i oppføringer og opplastede filer, er uavhengig av posisjonssporing på enheten.

Vi selger ikke personopplysninger og bruker ikke appen til målrettet annonsering eller sporing på andre selskapers apper og nettsteder. Å logge inn eller aktivere varslinger innebærer ikke at du abonnerer på markedsføring.

Vi benytter ikke applikasjonen til å treffe beslutninger om deg som er utelukkende automatiserte og som har rettslige eller tilsvarende vesentlige konsekvenser. Driftsstatuser og rapporter gir støtte til beslutninger som treffes av din organisasjon.

6 Hvem kan motta informasjon

Organisasjonen og autoriserte brukere. Arbeidsområdeadministratorer og andre brukere har tilgang til informasjon i henhold til de konfigurerte roller, tillatelser og arbeidsflyter. Operasjonelle meldinger og oppføringer utgjør arbeidsrelatert informasjon og kan være synlige for relevante kolleger eller underleverandører.

Tjenesteytere. Tjenesteytere som leverer hosting, lagring, autentisering, levering av verifiseringsmeldinger, sikkerhet, support og levering av varsler, kan motta den informasjonen som er nødvendig for disse tjenestene. Push-varsler benytter Expo-varslingstjenesten og den relevante leveringstjenesten fra Apple eller Google. Taleigenkjenning benytter enhetens valgte gjenkjenningsleverandør som beskrevet ovenfor. Varslingsleverandørene kan behandle push-tokens og nyttelasten i varselet, herunder alt innhold dette inneholder.

Tilkoblede systemer og mottakere du velger. Informasjon kan overføres til integrasjoner som er aktivert av organisasjonen din.Når du eksporterer, skriver ut, sender via e-post eller deler en rapport eller et vedlegg, mottar de valgte mottakerne og tjenestene denne informasjonen og kan beholde egne kopier. Deres håndtering av disse kopiene faller utenfor appens slettingskontroller. Tjenester i appbutikker kan også motta teknisk tilkoblingsinformasjon når appen søker etter tilgjengelige oppdateringer.

Mottakere av juridisk informasjon. Vi kan utlevere informasjon til kompetente myndigheter eller profesjonelle rådgivere når dette er påkrevd ved lov eller nødvendig for å fastsette, utøve eller forsvare rettskrav.

Vi krever at leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne, beskytter disse i henhold til kontraktsmessige forpliktelser, begrenser bruken til de avtalte formålene og sørger for beskyttelse i samsvar med denne policyen og gjeldende lovgivning. Tjenester som drives separat kan også behandle opplysninger i henhold til egne personvernerklæringer.

7. Internasjonal behandling

Behandling og support kan innebære tilgang fra utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, avhengig av hvilke leverandører og integrasjoner som benyttes. Ved begrensede internasjonale overføringer anvendes en lovlig overføringsmekanisme, for eksempel en gjeldende beslutning om tilstrekkelighet fra EU-kommisjonen eller standardkontraktsklausuler, med ytterligere garantier der dette er påkrevd. Du kan be om [email protected] om relevante mottakere, behandlingssteder og sikkerhetstiltak, herunder fremgangsmåten for å få tak i en kopi.

8 Offline lagring og sikkerhet

Appen lagrer autentiseringsinformasjon, innstillinger, bufret arbeidslogg og ventende endringer eller mediefiler på enheten din, slik at støttede funksjoner kan fungere offline og synkroniseres senere. Lokal informasjon kan forbli på enheten etter at en økt er avsluttet. Å logge ut innebærer ikke fullstendig sletting av data på enheten, og å slette en chat på enheten din sletter ikke samtalen på serveren.

Vi benytter tilgangskontroll og tekniske og organisatoriske tiltak som er tilpasset informasjonen og risikoene. Mobilappen kobler seg til Ops-tjenesten via HTTPS og bruker operativsystemets sikre lagring for autentiseringstokener. Ingen systemer er helt sikre. Beskytt enheten din med skjermlås og meld fra om tap eller uautorisert tilgang til organisasjonen din umiddelbart.

9. Hvor lenge opplysningene oppbevares

Driftsopplysninger oppbevares i henhold til organisasjonens dokumenterte instrukser, tjenesteavtalen og gjeldende lovkrav. Relevante kriterier inkluderer det aktive tjenesteforholdet, gjennomføring av inspeksjoner og reparasjoner, organisasjonens plikter til oppbevaring av opplysninger og håndtering av tvister. Å avslutte en brukers tilgang sletter ikke nødvendigvis organisasjonens driftshistorikk.

Når det gjelder data vi kontrollerer, oppbevarer vi konto- og tjenesteadministrasjonsinformasjon så lenge det er nødvendig for å administrere kundeforholdet; supportinformasjon inntil forespørselen og nødvendig oppfølging er løst; og sikkerhetslogger i den perioden som er nødvendig for å undersøke og forhindre misbruk. Der lov eller rettslig krav krever at bestemte opptegnelser oppbevares lenger, oppbevarer vi den nødvendige informasjonen for dette formålet og begrenser annen bruk.

Når oppbevaring ikke lenger er berettiget, slettes eller anonymiseres informasjonen. Ved avslutning av organisasjonens tjeneste skjer retur eller sletting i henhold til organisasjonens instruksjoner og gjeldende kontraktsmessige oppbevaringsperioder, med forbehold om lovpålagt oppbevaring. Gjenværende sikkerhetskopier utløper gjennom sikkerhetskopieringssyklusen og benyttes ikke til vanlig behandling etter sletting fra aktive systemer. Lokale kopier på enheter og separat eksporterte filer har sin egen livssyklus og kan kreve separat fjerning.

10 Dine rettigheter og forespørsler om sletting

Avhengig av gjeldende lovgivning kan du be om innsyn i dine personopplysninger, retting, sletting, begrensning av behandlingen og portabilitet. Du kan gjøre innsigelse mot behandling basert på berettigede interesser. Vi vil stanse denne behandlingen med mindre vi kan påvise tvingende berettigede grunner eller trenger den for rettslige krav. Du kan når som helst gjøre innsigelse mot direkte markedsføring og trekke tilbake samtykket uten at dette påvirker behandling som var lovlig før tilbaketrekkingen.

For å be om sletting av kontoen din eller personopplysningene dine, send en e-post til [email protected] Skriv «NauticIQ Ops personvernforespørsel» i emnefeltet og oppgi navnet på organisasjonen din samt telefonnummeret eller annen kontoidentifikator du bruker. Oppgi om du ønsker å slette kontoen, slette bestemte opplysninger eller at det skal iverksettes andre tiltak knyttet til personvern. Send ikke passord, bekreftelseskode eller kopi av identitetsdokument i den første forespørselen. Vi kan be om relevant informasjon for å bekrefte identiteten din.

For opplysninger som kontrolleres av din organisasjon, kan du rette henvendelse direkte til administratoren. Dersom du retter henvendelse til oss, vil vi bistå med å videresende forespørselen til den relevante behandlingsansvarlige og yte nødvendig assistanse. Tilbakekalling av tilgang, utlogging, avinstallasjon av applikasjonen eller sletting av lokal chat innebærer ikke i seg selv sletting av opplysningene på serveren. Noen opplysninger må kanskje beholdes på grunn av juridiske forpliktelser, berettigede krav eller organisasjonens lovpålagte arkivering; vi eller den aktuelle behandlingsansvarlige vil forklare eventuelle gjeldende begrensninger.

Vi besvarer normalt henvendelser vedrørende rettigheter etter GDPR innen én måned. Dersom det er behov for en tillatt forlengelse, vil vi innenfor denne fristen gi en begrunnelse for dette. Du kan klage til det estiske datatilsynet (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, eller den kompetente myndigheten der du har bosted, utøver virksomhet eller mener at et brudd har funnet sted.

11 Barn og endringer i denne erklæringen

NauticIQ Ops er beregnet på autoriserte forretningsbrukere og er ikke rettet mot barn. En organisasjon kan oppgi opplysninger om en mindreårig i en mannskaps- eller passasjerliste når det er nødvendig og lovlig; organisasjonen er ansvarlig for den relevante informasjonen, det rettslige grunnlaget og sikkerhetstiltakene.

Denne erklæringen oppdateres ved endringer i våre rutiner, og datoen for den seneste revisjonen angis. Ytterligere varsel vil bli gitt, eller samtykke innhentet, der dette er påkrevd ved vesentlige endringer. For spørsmål vedrørende denne erklæringen, kontakt [email protected].