Política de Privacidade da Aplicação Ops

1. Identidade do Responsável e Âmbito da Política

O NauticIQ Ops é uma aplicação empresarial destinada a inspeções de embarcações, check-in e check-out, relatórios de inspeção, manutenção, trabalhos de reparação e comunicação operacional. A presente política explica como os dados pessoais são tratados através da aplicação móvel NauticIQ Ops e do seu serviço Ops associado, incluindo informações sobre utilizadores autorizados e pessoas registadas no espaço de trabalho de uma organização.

O serviço é operado pela Nautic Information Quality OÜ, com o código de registo 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estónia («NauticIQ», «nós», «nos»). Para questões relacionadas com a privacidade ou pedidos de eliminação de dados pessoais, envie um e-mail para [email protected] ou envie correspondência para o endereço postal indicado.

A sua empresa de charter, entidade patronal ou outra organização determina normalmente a finalidade da recolha dos registos operacionais e quem os pode utilizar. No que diz respeito a esses registos, essa organização é a responsável pelo tratamento, e nós tratamos os dados de acordo com as suas instruções, ao abrigo do nosso contrato de prestação de serviços e dos nossos termos de tratamento de dados. A sua declaração de privacidade também é aplicável. Atuamos como responsável pelo tratamento no que diz respeito aos nossos próprios contactos comerciais, administração de serviços, segurança, apoio e atividades de conformidade, nos casos em que determinamos as respetivas finalidades e meios.

2 Informações que tratamos

Informações relativas à conta e ao acesso. O seu número de telefone, nome, identificadores de utilizador e de organização, funções atribuídas, permissões e bases, identificador de dispositivo gerado pela aplicação, preferência de idioma, tokens de autenticação e atividade de verificação. A sua organização poderá fornecer ou manter os dados da sua conta.

Informações operacionais e de reservas. Respostas a inspeções, conclusões, registos de manutenção e reparação, atribuições, comentários, registos de data e hora, referências de embarcações e bases, nomes de clientes e agências, referências e datas de reservas, detalhes de transferências, montantes em dívida e estado dos pagamentos. Nos casos em que a Organização utilize funcionalidades relacionadas com a tripulação, os registos podem incluir nomes, números de telefone, sexo, datas de nascimento, números de passaporte ou de cartão de identidade, funções da tripulação e detalhes da licença de capitão.

Conteúdo fornecido pelo Utilizador. Fotografias, vídeos e respetivo áudio, documentos selecionados e outros anexos, mensagens de chat e reações, assinaturas e nomes dos signatários, texto ditado, comentários, capturas de ecrã e correspondência de apoio. O conteúdo pode identificar pessoas que nele aparecem, são ouvidas, mencionadas ou descritas de qualquer outra forma.

Informações técnicas. Identificadores gerados pela aplicação, tokens de notificações push, plataforma, preferências de idioma e de notificações, informações de sincronização e informações de ligação, tais como endereços IP e registos de data e hora dos pedidos. O funcionamento do serviço e a resolução de problemas podem também envolver registos de erros e de segurança.

3. Origem das Informações e Fundamento da sua Utilização

Recebemos dados provenientes de si, do seu dispositivo, da sua organização, de outros utilizadores autorizados do espaço de trabalho e de sistemas de reservas ou outros sistemas ligados pela sua organização. Utilizamos esses dados para autenticar utilizadores, aplicar permissões de acesso, fornecer e sincronizar registos operacionais, apoiar inspeções e manutenção, permitir a comunicação e a elaboração de relatórios, enviar notificações de serviço solicitadas, responder a pedidos de apoio e proteger o serviço.

No que diz respeito às atividades em que atuamos na qualidade de responsável pelo tratamento, as nossas bases jurídicas ao abrigo do RGPD consistem nos nossos interesses legítimos na gestão e proteção de um serviço empresarial, na prestação de assistência aos utilizadores e na resolução de problemas (artigo 6.º, n.º 1, alínea f)); a execução de um contrato ou de medidas pré-contratuais solicitadas, nos casos em que o utilizador seja pessoalmente a parte contratante (artigo 6.º, n.º 1, alínea b)); e o cumprimento das obrigações legais aplicáveis (artigo 6.º, n.º 1, alínea c)). Nos casos em que uma atividade opcional exija consentimento, baseamo-nos nesse consentimento (artigo 6.º, n.º 1, alínea a)). A sua organização é responsável pela base jurídica relativa aos dados operacionais que controla, incluindo quaisquer condições adicionais relativas a informações sensíveis.

São necessários identificadores de conta e registos de trabalho relevantes para conceder acesso e executar os fluxos de trabalho que utiliza. O Utilizador pode optar por fornecer, ou não, conteúdos multimédia, ditados e comentários opcionais. Caso recuse uma autorização opcional, a funcionalidade relacionada poderá ficar indisponível; no entanto, poderá continuar a utilizar as funcionalidades que não a exijam. A autorização do dispositivo, por si só, não constitui uma base jurídica para a recolha de informações sobre outras pessoas.

Inclua apenas as informações pessoais necessárias para o trabalho. Evite incluir documentos de identificação não relevantes, informações de saúde ou outros dados sensíveis em fotografias, conversas e campos de texto livre. A sua organização deve fornecer as informações adequadas aos colaboradores, clientes e tripulantes cujos dados forneça.

4. Autorizações do Dispositivo e as Suas Opções

Câmara, fotografias e ficheiros. A aplicação utiliza a câmara para capturar fotografias e vídeos operacionais e permite-lhe selecionar ficheiros multimédia ou documentos para anexar a registos, mensagens ou comentários. Os ficheiros selecionados podem conter informações pessoais e metadados incorporados. Não necessitamos de acesso a ficheiros não relacionados para disponibilizar estas funcionalidades.

Microfone e reconhecimento de voz. O microfone é utilizado para o áudio em vídeos gravados e para o ditado por voz iniciado pelo utilizador. O ditado utiliza o serviço de reconhecimento de voz disponível no dispositivo do utilizador, tal como o serviço da Apple ou o fornecedor Android configurado. Consoante as definições do dispositivo, do idioma e do fornecedor, o áudio poderá ser processado nos servidores do fornecedor. Não se presume que o ditado seja processado inteiramente no dispositivo. A aplicação recebe o texto reconhecido e procede à sua gravação ou envio quando o campo relevante for preenchido. O áudio incluído num vídeo carregado faz parte integrante desse vídeo.

Notificações. Caso esta funcionalidade se encontre ativada, são utilizados tokens push e informações de entrega para o envio de alertas relativos a mensagens e atividades operacionais. O conteúdo das notificações pode ser apresentado no ecrã de bloqueio, consoante as definições do seu dispositivo. O Utilizador pode alterar as permissões, as pré-visualizações das notificações e outras opções disponíveis nas definições do seu dispositivo. A revogação de uma permissão impede o acesso futuro autorizado; não elimina automaticamente as informações já enviadas.

5. Publicidade baseada na localização e decisões automatizadas

A aplicação não solicita a localização GPS do dispositivo nem o rastreio de localização em segundo plano. As bases das embarcações, os destinos, os locais de transferência ou as informações de localização incluídas nos registos e nos ficheiros carregados são independentes do rastreio de localização do dispositivo.

A NauticIQ não comercializa dados pessoais nem emprega a aplicação para fins de publicidade direcionada ou de rastreamento em aplicações e sítios Web de outras empresas. O simples ato de iniciar sessão ou de ativar notificações não implica a sua subscrição em comunicações de marketing.

A presente aplicação não é utilizada para tomar decisões exclusivamente automatizadas sobre o Utilizador que produzam efeitos jurídicos ou de importância semelhante. Os estados operacionais e os relatórios disponibilizados pela aplicação destinam-se a apoiar as decisões tomadas pela sua organização.

6. Quais as entidades que podem receber informações

A sua organização e os utilizadores autorizados. Os administradores do espaço de trabalho e outros utilizadores podem aceder à informação de acordo com as funções, permissões e fluxos de trabalho que lhes foram configurados. As mensagens operacionais e os registos constituem informação de trabalho e podem ser visíveis para os colegas ou prestadores de serviços relevantes.

Prestadores de serviços. Os prestadores que fornecem serviços de alojamento, armazenamento, autenticação e envio de mensagens de verificação, segurança, assistência e envio de notificações podem receber as informações necessárias ao desempenho dessas funções. As notificações push utilizam o serviço de notificações da Expo e o serviço de envio relevante da Apple ou da Google. O serviço de reconhecimento de voz utiliza o prestador de serviços de reconhecimento selecionado pelo dispositivo, conforme descrito acima. Os prestadores de serviços de notificação podem processar tokens push e o conteúdo da notificação, incluindo qualquer informação nela contida.

Sistemas ligados e destinatários que selecionar. A informação pode ser transmitida a integrações ativadas pela sua organização. Quando exportar, imprimir, enviar por e-mail ou partilhar um relatório ou anexo, os destinatários e serviços selecionados recebem essa informação e podem guardar as suas próprias cópias. O tratamento dessas cópias por parte desses destinatários e serviços está fora do âmbito dos controlos de eliminação da aplicação. Os serviços das lojas de aplicações também podem receber informações técnicas de ligação quando a aplicação verifica se existe uma atualização disponível.

Destinatários legais. A NauticIQ pode divulgar informações às autoridades competentes ou a consultores profissionais quando exigido por lei ou quando tal for necessário para estabelecer, exercer ou defender ações judiciais.

Exigimos que os prestadores de serviços que tratam dados pessoais em nosso nome os protejam ao abrigo de obrigações contratuais, restrinjam a sua utilização aos fins acordados e garantam uma proteção em conformidade com a presente política e com a legislação aplicável. Os serviços geridos de forma independente também podem tratar informações ao abrigo das suas próprias declarações de privacidade.

7 Tratamento internacional

O tratamento e o apoio podem envolver o acesso a partir de fora do Espaço Económico Europeu, dependendo dos prestadores de serviços e das integrações utilizadas. Sempre que efetuamos uma transferência internacional restrita, recorremos a um mecanismo de transferência legal, tal como uma decisão de adequação aplicável da Comissão Europeia ou Cláusulas Contratuais Padrão, com salvaguardas adicionais sempre que necessário. Pode solicitar [email protected] sobre os destinatários relevantes, os locais de tratamento e as medidas de segurança, incluindo a forma de obter uma cópia.

8 Armazenamento offline e segurança

A aplicação armazena informações de autenticação, preferências, registos de trabalho em cache e alterações pendentes ou ficheiros multimédia no seu dispositivo, de modo a permitir o funcionamento das funcionalidades suportadas em modo offline, a ser posteriormente sincronizadas. As informações locais podem permanecer após o término de uma sessão. O encerramento da sessão não implica a eliminação completa dos dados do dispositivo, e a eliminação de uma conversa no seu dispositivo não remove a conversa do servidor.

A NauticIQ implementa controlos de acesso e medidas técnicas e organizacionais adequadas à natureza das informações e aos riscos associados. A aplicação móvel comunica com o serviço NauticIQ Ops através de HTTPS e utiliza o armazenamento seguro do sistema operativo para os tokens de autenticação. Nenhum sistema é totalmente seguro. O Utilizador deve proteger o seu dispositivo com um bloqueio de ecrã e notificar imediatamente a sua organização de qualquer perda ou acesso não autorizado.

9 Período de conservação das informações

Os registos operacionais são conservados de acordo com as instruções documentadas da sua organização, o contrato de prestação de serviços e os requisitos legais aplicáveis. Os critérios relevantes incluem a relação de prestação de serviços em vigor, a conclusão de inspeções e reparações, as obrigações da organização em matéria de manutenção de registos e a resolução de litígios. O encerramento do acesso de um utilizador não implica necessariamente a eliminação do histórico operacional da organização.

No que diz respeito aos dados que controlamos, conservamos as informações relativas à gestão de contas e serviços durante o tempo necessário para gerir a relação; as informações de apoio até que o pedido e o acompanhamento necessário sejam resolvidos; e os registos de segurança durante o período necessário para investigar e prevenir a utilização indevida. Caso uma lei ou uma ação judicial exija que registos específicos sejam conservados por mais tempo, conservamos as informações necessárias para esse fim e restringimos outras utilizações.

Quando a conservação já não se justificar, as informações são eliminadas ou anonimizadas. No final do serviço prestado pela organização, a devolução ou eliminação segue as suas instruções e os períodos de conservação contratuais aplicáveis, sem prejuízo da conservação exigida por lei. As cópias de segurança residuais expiram ao longo do ciclo de cópias de segurança e não são utilizadas para o tratamento habitual após a eliminação dos sistemas ativos. As cópias em dispositivos locais e os ficheiros exportados separadamente têm o seu próprio ciclo de vida e podem necessitar de remoção separada.

10. Os Seus Direitos e Pedidos de Eliminação

Dependendo da legislação aplicável, poderá solicitar o acesso aos seus dados pessoais, a sua retificação, apagamento, restrição do tratamento e portabilidade. Poderá opor-se ao tratamento baseado em interesses legítimos. Interromperemos esse tratamento, a menos que demonstremos motivos legítimos imperiosos ou que o necessitemos para efeitos de ações judiciais. Poderá opor-se ao marketing direto a qualquer momento e retirar o seu consentimento, sem que tal afete o tratamento que era lícito antes da retirada.

Para solicitar a eliminação da sua conta ou dos seus dados pessoais, envie um e-mail para [email protected] Indique «Pedido de privacidade da NauticIQ Ops» no assunto e identifique a sua organização, bem como o número de telefone ou outro identificador de conta que utiliza. Indique-nos se pretende a eliminação da conta, a eliminação de dados específicos ou outra ação relacionada com a privacidade. A sua palavra-passe, código de verificação ou cópia de qualquer documento de identificação não devem ser enviados no pedido inicial. Poderemos solicitar informações adequadas para verificar a sua identidade.

No que concerne aos registos controlados pela sua organização, pode contactar diretamente o respetivo administrador. Caso nos contacte, ajudaremos a encaminhar o pedido para o responsável pelo tratamento relevante e prestaremos a assistência necessária. A revogação do acesso, o encerramento da sessão, a desinstalação da aplicação ou a limpeza de um chat local não implicam, por si só, a eliminação dos registos do servidor. Algumas informações poderão ter de ser mantidas para cumprimento de obrigações legais, reclamações justificadas ou para a manutenção legal de registos pela organização; nós ou o responsável pelo tratamento relevante explicaremos quaisquer restrições aplicáveis.

Normalmente, respondemos aos pedidos relativos aos direitos ao abrigo do RGPD no prazo de um mês. Caso seja necessária uma prorrogação autorizada, explicaremos o motivo dentro desse mês. Pode apresentar uma reclamação junto da Inspeção de Proteção de Dados da Estónia (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, ou à autoridade competente do local onde reside, trabalha ou onde considera que ocorreu uma infração.

11 Crianças e alterações à presente política

O NauticIQ Ops destina-se a utilizadores empresariais autorizados e não se dirige a crianças. Uma organização pode incluir os dados de um menor num registo de tripulação ou de passageiros, sempre que tal seja necessário e legal; é responsável pelas informações aplicáveis, pela base jurídica e pelas salvaguardas.

A presente Política será atualizada sempre que se alterem as nossas práticas, sendo indicada a data da última revisão. Enviaremos um aviso adicional ou obteremos o consentimento sempre que tal se revelar necessário em caso de alteração substancial. Para quaisquer questões relacionadas com a presente Política, contacte [email protected].