Az Ops App Adatvédelmi Irányelvei

1. A Társaság azonosítása és az irányelv hatálya

A NauticIQ Ops egy üzleti alkalmazás hajóvizsgálatokhoz, be- és kijelentkezéshez, megállapításokhoz, karbantartáshoz, javítási munkákhoz és üzemeltetési kommunikációhoz. Ez az irányelv elmagyarázza, hogyan kezeljük a személyes adatokat a NauticIQ Ops mobilalkalmazáson és a hozzá kapcsolódó Ops szolgáltatáson keresztül, beleértve a jogosult felhasználókra és a szervezet munkaterületén nyilvántartott személyekre vonatkozó információkat is.

The service is operated by Nautic Information Quality OÜ, registry code 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia (“NauticIQ”, “we”, “us”). For privacy questions or requests to delete personal data, email [email protected] vagy küldjön levelet a fenti postai címre.

Általában a bérbeadója, munkáltatója vagy más szervezet határozza meg, hogy miért gyűjtik az üzemeltetési adatokat, és ki használhatja azokat. Ezen adatok tekintetében az adott szervezet az adatkezelő, mi pedig a szolgáltatási szerződésünk és az adatfeldolgozási feltételeink alapján, az ő utasításai szerint dolgozzuk fel az adatokat. Az ő adatvédelmi nyilatkozata is érvényes. Saját üzleti kapcsolataink, szolgáltatásaink adminisztrációja, a biztonság, a támogatás és a megfelelőségi tevékenységek tekintetében adatkezelőként járunk el, amennyiben mi határozzuk meg azok céljait és eszközeit.

2. Az általunk kezelt adatok

Fiók- és hozzáférési adatok. Telefonszám, név, felhasználói és szervezeti azonosítók, hozzárendelt szerepkörök, jogosultságok és bázisok, az alkalmazás által generált eszközazonosító, nyelvi beállítás, hitelesítési tokenek és ellenőrzési tevékenységek. A fiókadatokat a szervezet is megadhatja vagy karbantarthatja.

Üzemeltetési és foglalási információk. Ellenőrzési válaszok, megállapítások, karbantartási és javítási nyilvántartások, megbízások, megjegyzések, időbélyegek, hajó- és bázisazonosítók, ügyfél- és ügynökségnevek, foglalási hivatkozások és dátumok, átszállítási részletek, esedékes összegek és fizetési állapot. Amennyiben a Szervezet legénységi funkciókat alkalmaz, a nyilvántartások a legénység tagjainak neveit, telefonszámait, nemét, születési dátumait, útlevél- vagy személyi igazolványszámait, szerepköreit, valamint a hajóskapitány engedélyének adatait is tartalmazhatják.

A Felhasználó által szolgáltatott tartalom. Fotók, videók és azok hanganyaga, kiválasztott dokumentumok és egyéb mellékletek, csevegőüzenetek és reakciók, aláírások és aláírók nevei, diktált szövegek, visszajelzések, képernyőképek és ügyfélszolgálati levelezés. A tartalom alapján azonosíthatók azok a személyek, akik a tartalomban megjelennek, hallhatók, megnevezésre kerülnek vagy más módon leírásra kerülnek.

Műszaki információk. Az alkalmazás által generált azonosítók, push-értesítési tokenek, platform, nyelv és értesítési beállítások, szinkronizálási információk, valamint kapcsolati adatok, például IP-címek és a kérések időbélyegei. A szolgáltatás üzemeltetése és a hibaelhárítás során hiba- és biztonsági naplófájlok is keletkezhetnek.

3 Az adatok forrása és felhasználásuk célja

Adatokat kapunk Öntől, az Ön eszközétől, a szervezetétől, más felhatalmazott munkaterület-felhasználóktól, valamint a szervezete által csatlakoztatott foglalási vagy egyéb rendszerektől. Ezeket az adatokat a felhasználók hitelesítésére, a hozzáférési jogosultságok alkalmazására, a működési nyilvántartások szolgáltatására és szinkronizálására, az ellenőrzések és karbantartások támogatására, a kommunikáció és a jelentések lehetővé tételére, a kért szolgáltatási értesítések elküldésére, a támogatási kérések megválaszolására, valamint a szolgáltatás védelmére használjuk.

Azokban a tevékenységekben, ahol mi vagyunk az adatkezelők, a GDPR szerinti jogalapjaink az üzleti szolgáltatások irányításával és biztonságával, a felhasználók támogatásával és a problémák megoldásával kapcsolatos jogos érdekeink (6. cikk (1) bekezdés f) pontja); szerződés teljesítése vagy kért szerződéskötést megelőző lépések végrehajtása, amennyiben Ön személyesen a szerződő fél (6. cikk (1) bekezdés b) pontja); valamint az alkalmazandó jogi kötelezettségek betartása (6. cikk (1) bekezdés c) pontja). Amennyiben egy opcionális tevékenységhez hozzájárulás szükséges, akkor erre a hozzájárulásra támaszkodunk (6. cikk (1) bekezdés a) pontja). Az Ön szervezete felelős az általa kezelt működési adatok jogalapjáért, beleértve az érzékeny adatokra vonatkozó esetleges további feltételeket is.

A fiókazonosítók és a vonatkozó munkanyilvántartások szükségesek a hozzáférés biztosításához és az Ön által használt munkafolyamatok végrehajtásához. Ön döntheti el, hogy megadja-e az opcionális média-, diktálási és visszajelzési engedélyeket. Az opcionális engedélyek elutasítása esetén a kapcsolódó funkciók nem válnak elérhetővé, azonban a továbbiakban is használhatja azokat a funkciókat, amelyek nem igényelnek engedélyt. Az eszközhöz kapcsolódó engedély önmagában nem képezi jogalapot más személyekre vonatkozó információk gyűjtésére.

Kizárólag a munkavégzéshez szükséges személyes adatokat tüntesse fel. Kerülje a nem releváns személyazonosító okmányok, egészségügyi információk vagy egyéb érzékeny adatok megjelenítését a fotókon, a csevegőablakokban és a szabad szövegmezőkben. Szervezetének megfelelő tájékoztatást kell nyújtania azoknak a munkatársaknak, ügyfeleknek és legénységnek, akiknek adatait továbbítja.

4. Az eszköz engedélyei és az Ön választási lehetőségei

Kamera, fényképek és fájlok. Az alkalmazás a kamerát használja működési fényképek és videók rögzítésére, valamint lehetővé teszi, hogy médiafájlokat vagy dokumentumokat válasszon ki, amelyeket hozzáadhat a bejegyzésekhez, üzenetekhez vagy visszajelzésekhez. A kiválasztott fájlok személyes adatokat és beágyazott metaadatokat tartalmazhatnak. Ezen funkciók biztosításához nincs szükségünk a nem kapcsolódó fájlokhoz való hozzáférésre.

Mikrofon és beszédfelismerés. A mikrofont a rögzített videók hanganyagához, valamint az Ön által elindított hangos diktáláshoz használjuk. A diktálás az Ön eszközén elérhető beszédfelismerő szolgáltatást használja, például az Apple szolgáltatását vagy a beállított Android-szolgáltatót. Az eszköztől, a nyelvtől és a szolgáltatói beállításoktól függően előfordulhat, hogy a hanganyagot a szolgáltató szerverein dolgozzák fel. A felhasználó nem feltételezhetőként tekintheti azt, hogy a diktálás folyamata teljes egészében a készüléken történik. Az alkalmazás megkapja a felismert szöveget, és azt elmenti vagy elküldi, amikor a felhasználó kitölti a megfelelő mezőt. A feltöltött videóban szereplő hanganyag a videó részét képezi.

Értesítések. Amennyiben az értesítési funkció engedélyezve van, a push-tokenek és a kézbesítési információk felhasználásával kerülnek küldésre az üzenetekről és a működési tevékenységekről szóló értesítések. Az értesítések tartalma az eszköz beállításainak megfelelően megjelenhet a zárolási képernyőn. A jogosultságokat, az értesítések előnézeteit és az egyéb rendelkezésre álló beállításokat az eszköz beállításaiban módosíthatja. A jogosultság visszavonása megakadályozza a jövőbeli hozzáférést; a már elküldött információkat azonban nem törli automatikusan.

5. Helyalapú hirdetések és automatizált döntések

Az alkalmazás nem kéri az eszköz GPS-helyzetét, és nem végez háttérbeli helymeghatározást. A hajók kiindulási helyei, úti céljai, átszállási helyei, valamint a nyilvántartásokban és a feltöltött fájlokban szereplő helyadatok függetlenek az eszköz helymeghatározásától.

A személyes adatok nem kerülnek értékesítésre, és az alkalmazás nem kerül felhasználásra célzott hirdetések megjelenítésére, valamint nem szolgál más vállalatok alkalmazásainak és weboldalainak nyomon követésére. A bejelentkezés vagy az értesítések engedélyezése nem minősül feliratkozásnak marketing üzenetekre.

Az alkalmazást nem használjuk arra, hogy kizárólag automatizált döntéseket hozzunk Önről, amelyek jogi vagy hasonlóan jelentős következményekkel járnak. Az üzemeltetési állapotok és jelentések támogatják a szervezetének döntéseit.

6. Ki jogosult az információk megismerésére

A Szervezet és a jogosult Felhasználók. A munkaterület-adminisztrátorok és az egyéb Felhasználók kizárólag a számukra beállított szerepkörök, jogosultságok és munkafolyamatok szerint férhetnek hozzá az információkhoz. Az operatív üzenetek és nyilvántartások munkahelyi információknak minősülnek, és az érintett Kollégák vagy Alvállalkozók számára láthatók lehetnek.

Szolgáltatók. A tárhelyszolgáltatást, adattárolást, hitelesítést és ellenőrző üzenetek kézbesítését, biztonságot, ügyfélszolgálatot és értesítések kézbesítését támogató szolgáltatók megkaphatják az ezekhez a funkciókhoz szükséges információkat. A push-értesítések az Expo értesítési szolgáltatását és a vonatkozó Apple- vagy Google-kézbesítési szolgáltatást használják. A beszédfelismerés a fent leírtak szerint az eszközön kiválasztott felismerési szolgáltatót használja. Az értesítési szolgáltatók feldolgozhatják a push-tokeneket és az értesítés tartalmát, beleértve az abban szereplő bármely tartalmat is.

Az Ön által kiválasztott kapcsolódó rendszerek és címzettek. Az adatok átkerülhetnek a szervezete által engedélyezett integrációkba. Amikor jelentést vagy mellékletet exportál, kinyomtat, e-mailben elküld vagy megoszt, a kiválasztott címzettek és szolgáltatások megkapják ezeket az információkat, és saját másolatot készíthetnek róluk. Ezen másolatok kezelése nem tartozik az alkalmazás törlési beállításainak hatálya alá. Az alkalmazásáruházak szolgáltatásai szintén kaphatnak technikai kapcsolati információkat, amikor az alkalmazás ellenőrzi, hogy elérhető-e frissítés.

Jogi címzettek. Adatokat adhatunk át az illetékes hatóságoknak vagy szakmai tanácsadóknak, ha azt a törvény előírja, vagy ha az jogi igények megállapításához, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges.

A nevünkben személyes adatokat feldolgozó szolgáltatóktól megköveteljük, hogy szerződéses kötelezettségek alapján védjék az adatokat, azok felhasználását a megállapodott célokra korlátozzák, és az ezen irányelvvel, valamint az alkalmazandó jogszabályokkal összhangban biztosítsák az adatok védelmét. Az önállóan működtetett szolgáltatások is feldolgozhatnak információkat a saját adatvédelmi nyilatkozataik alapján.

7. Nemzetközi adatkezelés

Az adatkezelés és a támogatás során – a használt szolgáltatóktól és integrációktól függően – előfordulhat, hogy az Európai Gazdasági Térség területén kívülről is hozzáférnek az adatokhoz. Ha korlátozott nemzetközi adattovábbítást végzünk, törvényes adattovábbítási mechanizmust alkalmazunk, például az Európai Bizottság vonatkozó megfelelőségi határozatát vagy a standard szerződéses kikötéseket, szükség esetén kiegészítő biztosítékokkal. Kérdezhet [email protected] a vonatkozó címzettekről, az adatkezelés helyszíneiről és a biztonsági intézkedésekről, beleértve azt is, hogyan lehet másolatot szerezni.

8. Alkalmazás és adattárolás

Az alkalmazás hitelesítési adatokat, beállításokat, gyorsítótárba mentett munkarekordokat, valamint függőben lévő módosításokat vagy médiafájlokat tárol az eszközön, hogy a támogatott funkciók offline módban is működhessenek, és később szinkronizálódhassanak. A helyi adatok a munkamenet befejezése után is megmaradhatnak. A kijelentkezés nem jelenti az eszköz adatainak teljes törlését, és a csevegés törlése az eszközön nem törli a szerveren tárolt beszélgetést.

Az információk és a kockázatok jellegéhez igazodó hozzáférés-ellenőrzéseket, valamint technikai és szervezeti intézkedéseket alkalmazunk. A mobilalkalmazás HTTPS-en keresztül csatlakozik az Ops szolgáltatáshoz, és az operációs rendszer biztonságos tárolóját használja a hitelesítési tokenek tárolására. Nincs teljesen biztonságos rendszer. Védje készülékét képernyőzárral, és az elvesztést vagy a jogosulatlan hozzáférést haladéktalanul jelentsen szervezetének.

9. Az adatok megőrzési ideje

Az üzemeltetési nyilvántartásokat a szervezet dokumentált utasításainak, a szolgáltatási szerződésnek és az alkalmazandó jogi követelményeknek megfelelően őrizzük meg. A releváns kritériumok közé tartozik az aktív szolgáltatási kapcsolat, az ellenőrzések és javítások elvégzése, a szervezet nyilvántartási kötelezettségei, valamint a vitás ügyek kezelése. A felhasználó hozzáférésének megszüntetése nem feltétlenül jelenti a szervezet üzemeltetési előzményeinek törlését.

Az általunk kezelt adatok tekintetében a fiók- és szolgáltatáskezelési információkat a kapcsolat kezeléséhez szükséges ideig, a támogatási információkat a kérelem és a szükséges nyomon követés lezárásáig, a biztonsági nyilvántartásokat pedig a visszaélések kivizsgálásához és megelőzéséhez szükséges ideig tároljuk. Amennyiben valamely jogszabály vagy jogi igény megköveteli bizonyos nyilvántartások hosszabb ideig történő megőrzését, az erre a célra szükséges információkat megőrizzük, és korlátozzuk azok egyéb felhasználását.

Ha az adatmegőrzés jogalapja megszűnik, az érintett adatokat törlésre vagy anonimizálásra kerülnek. A szolgáltatás megszűnésekor a visszaszolgáltatás vagy a törlés a Szervezet utasításai és az alkalmazandó szerződéses visszakeresési időszakok figyelembe vételével történik, a jogilag előírt megőrzési kötelezettségek betartásával. A fennmaradó biztonsági másolatok a biztonsági mentési ciklus végével lejárnak, és az aktív rendszerekből való törlés után nem kerülnek felhasználásra a szokásos adatfeldolgozás során. A helyi eszközökön tárolt másolatok és a külön exportált fájlok saját életciklussal rendelkeznek, és esetleg külön törlésre szorulnak.

10. Az Ön jogai és az adatok törlésére vonatkozó kérelmek

Az alkalmazandó jogszabályoktól függően Ön kérheti személyes adataihoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, az adatkezelés korlátozását és az adatok hordozhatóságát. Kifogást emelhet a jogos érdekeken alapuló adatkezelés ellen. Az adatkezelést leállítjuk, kivéve, ha nyomós jogos indokokat tudunk felhozni, vagy az jogi igények érvényesítéséhez szükséges. Bármikor kifogást emelhet a közvetlen marketing ellen, és visszavonhatja hozzájárulását anélkül, hogy ez hatással lenne a visszavonás előtt jogszerűen végzett adatkezelésre.

A fiókja vagy személyes adatai törlésének megkezdéséhez küldjön e-mailt a [email protected] A tárgy mezőbe be kell írnia: „NauticIQ Ops adatvédelmi kérelem”, és meg kell adnia szervezetének nevét, valamint a használt telefonszámot vagy egyéb fiókazonosítót. Kérjük, jelezze, hogy fiókjának törlését, bizonyos adatok törlését vagy más adatvédelmi intézkedést szeretne. Kérjük, ne küldje el jelszavát, az azonosító kódot vagy személyazonosító okmányának másolatát az első kérelemben. Előfordulhat, hogy az Ön személyazonosságának igazolása érdekében arányos mértékű információkat kérünk Öntől.

A szervezet által kezelt adatok esetében az érintett közvetlenül a szervezet rendszergazdájához fordulhat. Ha az érintett a NauticIQ-hez fordul, a NauticIQ segít továbbítani a kérést az illetékes adatkezelőnek, és szükség szerint támogatást nyújt neki. A hozzáférés visszavonása, a kijelentkezés, az alkalmazás eltávolítása vagy a helyi csevegés törlése önmagában nem eredményezi a szerveres adatok törlését. Előfordulhat, hogy bizonyos információkat jogi kötelezettségek, megalapozott igények vagy a szervezet törvényes nyilvántartási kötelezettségei miatt meg kell őrizni; ebben az esetben mi vagy az illetékes adatkezelő tájékoztatjuk Önt az esetleges korlátozásokról.

A GDPR szerinti jogi kérelmekre általában egy hónapon belül válaszolunk. Ha engedélyezett határidő-hosszabbításra van szükség, annak okait az adott hónap során ismertetjük. Panaszt tehet az észt Adatvédelmi Felügyelőségnél (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, vagy az Ön lakóhelye, munkahelye vagy a jogsértés feltételezett helye szerinti illetékes hatóságnál.

11. Gyermekek és a jelen szabályzat módosításai

A NauticIQ Ops szolgáltatás kizárólag felhatalmazott üzleti felhasználók számára készült, és nem gyermekeknek szól. Egy szervezet szükség esetén és a jogszabályoknak megfelelően felveheti egy kiskorú adatait a legénységi vagy utasnyilvántartásba; a szervezet felelős a vonatkozó információkért, a jogalapért és a biztonsági intézkedésekért.

Jelen irányelvet a gyakorlataink megváltozása esetén frissítjük, és a legutóbbi felülvizsgálat dátumát feltüntetjük. Lényeges változás esetén szükség szerint további értesítést küldünk, vagy hozzájárulást kérünk. Ha kérdése van ezzel az irányelvvel kapcsolatban, vegye fel a kapcsolatot [email protected].