Политика конфиденциальности приложения Ops

1. Кто мы и что охватывает настоящая политика

NauticIQ Ops — это бизнес-приложение для проведения осмотров судов, регистрации при приеме и сдаче судов, фиксации результатов осмотров, технического обслуживания, ремонтных работ и оперативной коммуникации. Настоящая политика описывает порядок обработки персональных данных в мобильном приложении NauticIQ Ops и связанном с ним сервисе Ops, включая информацию об авторизованных пользователях и лицах, зарегистрированных в рабочей среде организации.

Услуга предоставляется компанией Nautic Information Quality OÜ, регистрационный код 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Таллинн, Харьюский уезд, 10151, Эстония («NauticIQ», «мы», «нас»). По вопросам конфиденциальности или с просьбами об удалении персональных данных направляйте электронные письма по адресу [email protected] или направляйте корреспонденцию по указанному почтовому адресу.

Как правило, ваш чартерный оператор, работодатель или иная организация определяет цели сбора операционных данных и круг лиц, имеющих право на их использование. В отношении этих данных данная организация выступает в качестве контролера, а мы осуществляем обработку данных в соответствии с её указаниями на основании нашего соглашения об оказании услуг и условий обработки данных. При этом также применяется её политика конфиденциальности. Мы выступаем в качестве контролера в отношении наших собственных деловых контактов, администрирования услуг, обеспечения безопасности, технической поддержки и мероприятий по обеспечению соответствия нормативным требованиям, при этом мы самостоятельно определяем цели и способы их осуществления.

2. Информация, с которой мы работаем

Данные учетной записи и доступа. Ваш номер телефона, имя, идентификаторы пользователя и организации, назначенные роли, разрешения и базы данных, идентификатор устройства, сгенерированный приложением, языковые настройки, токены аутентификации и действия по подтверждению. Ваша организация может предоставлять или обновлять данные вашей учетной записи.

Информация об эксплуатации и бронировании. Ответы на проверки, результаты проверок, записи о техническом обслуживании и ремонте, задания, комментарии, временные метки, ссылки на суда и базы, названия клиентов и агентств, ссылки на бронирования и даты, сведения о трансферах, суммы к уплате и статус оплаты. В случае использования Организацией функций, связанных с экипажем, записи могут содержать имена, номера телефонов, пол, даты рождения, номера паспортов или удостоверений личности, должности членов экипажа и сведения о лицензии шкипера.

Предоставляемый вами контент. Фотографии, видеозаписи и сопровождающие их аудиозаписи, отдельные документы и другие вложения, сообщения в чатах и реакции, подписи и имена подписавших лиц, продиктованный текст, отзывы, снимки экрана и переписка со службой поддержки. Контент может содержать информацию, позволяющую идентифицировать лиц, изображённых, услышанных, упомянутых по имени или иным образом описанных в нём.

Техническая информация. Идентификаторы, генерируемые приложением; токены push-уведомлений; настройки платформы, языка и уведомлений; информация о синхронизации; а также данные о подключении, такие как IP-адреса и временные метки запросов. В процессе эксплуатации сервиса и устранения неполадок также могут использоваться записи об ошибках и безопасности.

3. Источники информации и цели её использования

Мы получаем данные от Вас, Вашего устройства, Вашей организации, других авторизованных пользователей рабочего пространства, а также из систем бронирования и других систем, подключенных Вашей организацией. Мы используем эти данные для аутентификации пользователей, применения прав доступа, предоставления и синхронизации операционных записей, обеспечения проведения проверок и технического обслуживания, организации коммуникации и формирования отчетов, отправки запрошенных уведомлений о предоставлении услуг, ответа на запросы в службу поддержки и защиты сервиса.

В отношении видов деятельности, в которых мы выступаем в качестве контролера, нашими правовыми основаниями в соответствии с GDPR являются наши законные интересы в управлении и обеспечении безопасности бизнес-услуг, оказании помощи пользователям и решении проблем (статья 6(1)(f)); исполнение договора или выполнение запрошенных преддоговорных мер, если вы лично являетесь стороной договора (статья 6(1)(b)); а также соблюдение применимых правовых обязательств (статья 6(1)(c)). В тех случаях, когда для осуществления факультативной деятельности требуется согласие, мы опираемся на данное согласие (статья 6(1)(a)). Ваша организация несет ответственность за правовые основания в отношении операционных данных, которые она контролирует, включая любые дополнительные условия, касающиеся конфиденциальной информации.

Идентификаторы учетных записей и соответствующие рабочие записи необходимы для предоставления доступа и выполнения используемых Вами рабочих процессов. Вы можете выбрать, предоставлять ли дополнительные медиафайлы, диктовки и отзывы. В случае отказа в предоставлении факультативного разрешения соответствующая функция может оказаться недоступной; при этом вы по-прежнему сможете пользоваться функциями, не требующими данного разрешения. Само по себе разрешение на использование устройства не создаёт правового основания для сбора информации о других лицах.

Указывайте только ту личную информацию, которая необходима для выполнения работы. Избегайте появления в фотографиях, чатах и полях свободного ввода текста не относящихся к делу документов, удостоверяющих личность, сведений о здоровье или иных конфиденциальных данных. Ваша организация обязана предоставлять соответствующую информацию сотрудникам, клиентам и членам экипажа, чьи данные она передает.

4. Разрешения устройства и Ваши настройки

Камера, фотографии и файлы. Приложение использует камеру для съёмки фотографий и видео в процессе работы, а также позволяет выбирать медиафайлы или документы для прикрепления к записям, сообщениям или отзывам. Выбранные файлы могут содержать личную информацию и встроенные метаданные. Для предоставления этих функций нам не требуется доступ к файлам, не имеющим отношения к данному контексту.

Микрофон и распознавание речи. Микрофон используется для записи звука в видеороликах, а также для голосовой диктовки, которую вы запускаете. При диктовке используется служба распознавания речи, доступная на вашем устройстве, например, служба Apple или настроенный поставщик услуг для Android. В зависимости от устройства, языка и настроек поставщика услуги аудиоданные могут обрабатываться на серверах поставщика. Пользователь не должен исходить из того, что процесс диктовки осуществляется исключительно на устройстве. Приложение получает распознанный текст и сохраняет или отправляет его при отправке данных из соответствующего поля. Аудиозапись, включённая в загруженное видео, является частью этого видео.

Уведомления. В случае активации данной функции токены push и сведения о доставке используются для отправки уведомлений о сообщениях и операционной деятельности. Содержание уведомлений может отображаться на экране блокировки в соответствии с настройками вашего устройства. Вы можете изменить разрешения, настройки предварительного просмотра уведомлений и другие доступные параметры в настройках вашего устройства. Отзыв разрешения блокирует доступ в будущем; он не приводит к автоматическому удалению информации, уже переданной ранее.

5. Реклама с учетом местоположения и автоматизированные решения

Приложение не запрашивает данные о местоположении устройства по GPS и не осуществляет фоновое отслеживание местоположения. Базы судов, пункты назначения, места пересадки или информация о местоположении, содержащаяся в записях и загруженных файлах, не связаны с отслеживанием местоположения устройства.

Компания не осуществляет продажу персональных данных и не использует приложение для целевой рекламы либо отслеживания действий пользователей в приложениях и на веб-сайтах иных компаний. Авторизация в системе либо активация уведомлений не подразумевает подписку на маркетинговые рассылки.

Мы не используем приложение для принятия исключительно автоматизированных решений в отношении вас, которые влекут за собой правовые или иные аналогичные значимые последствия. Операционные отчёты и данные о состоянии системы служат основой для принятия решений вашей организацией.

6. Кто может получать информацию

Доступ к информации предоставляется Вашей организации и авторизованным пользователям. Администраторы рабочей среды и иные пользователи получают доступ к информации в соответствии с настроенными для них ролями, разрешениями и рабочими процессами. Оперативные сообщения и записи представляют собой рабочую информацию и могут быть доступны соответствующим коллегам или подрядчикам.

Поставщики услуг. Поставщики, обеспечивающие хостинг, хранение данных, аутентификацию и доставку проверочных сообщений, безопасность, техническую поддержку и доставку уведомлений, могут получать информацию, необходимую для выполнения указанных функций. Для push-уведомлений используется служба уведомлений Expo, а также соответствующая служба доставки Apple или Google. Для распознавания речи используется поставщик услуг распознавания, выбранный на устройстве пользователя, в соответствии с описанной выше процедурой. Поставщики услуг уведомлений вправе обрабатывать токены push-уведомлений и полезную нагрузку уведомлений, включая любой содержащийся в них контент.

Подключенные системы и получатели, которых вы выбираете. Информация может передаваться в интеграционные сервисы, подключенные вашей организацией. Когда вы экспортируете, распечатываете, отправляете по электронной почте или делитесь отчётом или вложением, выбранные получатели и сервисы получают эту информацию и могут сохранять свои собственные копии. Обработка этих копий не подпадает под контроль удаления, осуществляемый приложением. Сервисы магазинов приложений также могут получать техническую информацию о подключении, когда приложение проверяет наличие доступных обновлений.

Получатели информации в соответствии с законодательством. Мы можем раскрывать информацию компетентным органам или профессиональным консультантам, если это требуется по закону или необходимо для установления, осуществления или защиты правовых претензий.

Мы требуем от поставщиков, обрабатывающих персональные данные от нашего имени, обеспечивать их защиту в соответствии с договорными обязательствами, ограничивать их использование согласованными целями и обеспечивать защиту в соответствии с настоящей политикой и действующим законодательством. Услуги, предоставляемые отдельными операторами, также могут обрабатывать информацию в соответствии со своими собственными уведомлениями о конфиденциальности.

7. Обработка данных за рубежом

Обработка персональных данных и оказание технической поддержки могут предполагать доступ к таким данным из-за пределов Европейской экономической зоны в зависимости от используемых поставщиков и интеграционных решений. В случаях, когда мы осуществляем ограниченную международную передачу персональных данных, мы используем законные механизмы передачи, такие как соответствующее решение Европейской комиссии об адекватности защиты данных или стандартные договорные условия, с дополнительными мерами защиты, если это требуется. Вы можете обратиться с запросом [email protected] о соответствующих получателях, местах обработки персональных данных и мерах безопасности, включая информацию о том, как получить копию.

8. Хранение данных в автономном режиме и безопасность

Приложение сохраняет на вашем устройстве данные аутентификации, настройки, кэшированные записи о работе, а также ожидающие применения изменения и мультимедийные файлы, чтобы поддерживаемые функции могли работать в автономном режиме и синхронизироваться позже. Локальные данные могут сохраняться после завершения сеанса. Выход из системы не влечет за собой полного удаления данных с устройства, а очистка чата на вашем устройстве не приводит к удалению переписки на сервере.

Мы применяем средства контроля доступа, а также технические и организационные меры, соответствующие характеру информации и уровню рисков. Мобильное приложение подключается к сервису Ops по протоколу HTTPS и использует защищённое хранилище операционной системы для хранения токенов аутентификации. Ни одна система не является абсолютно безопасной. Защитите своё устройство с помощью блокировки экрана и незамедлительно сообщайте о потере устройства или несанкционированном доступе в свою организацию.

9. Срок хранения информации

Операционные записи хранятся в соответствии с задокументированными инструкциями вашей организации, соглашением об оказании услуг и применимыми правовыми требованиями. К соответствующим критериям относятся действующие договорные отношения, проведение осмотров и ремонтов, обязательства организации по ведению документации, а также урегулирование споров. Прекращение доступа пользователя не обязательно влечет за собой удаление истории операционной деятельности организации.

В отношении данных, находящихся под нашим контролем, мы храним информацию об учетных записях и администрировании услуг в течение периода, необходимого для поддержания отношений с клиентами; информацию о технической поддержке — до тех пор, пока запрос и необходимые последующие действия не будут урегулированы; а записи о безопасности — в течение периода, необходимого для расследования и предотвращения неправомерного использования. В случаях, когда законодательство или судебные иски требуют хранения определённых записей в течение более длительного срока, мы сохраняем необходимую для этих целей информацию и ограничиваем её использование в иных целях.

При отсутствии правовых оснований для дальнейшего хранения персональные данные подлежат удалению либо анонимизации. По завершении оказания услуг возврат или удаление персональных данных осуществляется в соответствии с инструкциями Организации и применимыми договорными сроками хранения, с учетом требований законодательства об обязательном хранении персональных данных. Остаточные резервные копии теряют актуальность по истечении цикла резервного копирования и не используются для обычной обработки данных после удаления из активных систем. Локальные копии на устройствах и отдельно экспортированные файлы имеют собственный жизненный цикл и могут потребовать отдельного удаления.

10. Ваши права и запросы на удаление данных

В соответствии с применимым законодательством Вы имеете право запросить доступ к Вашим персональным данным, их исправление, удаление, ограничение обработки и перенос. Вы можете возразить против обработки данных на основании законных интересов. Мы прекратим такую обработку, за исключением случаев, когда мы сможем доказать наличие веских законных оснований или необходимость такой обработки для предъявления правовых претензий. Вы можете в любое время возразить против прямой маркетинговой рассылки и отозвать своё согласие, при этом это не повлияет на законность обработки данных, осуществлявшуюся до отзыва согласия.

Для подачи запроса на удаление вашей учетной записи или персональных данных направляйте электронное письмо по адресу [email protected] В теме письма укажите «Запрос о конфиденциальности NauticIQ Ops», а также укажите наименование вашей организации и номер телефона или иной идентификатор учетной записи, используемый вами. Сообщите нам, желаете ли вы удалить учетную запись, удалить определенные данные или предпринять иные действия, связанные с конфиденциальностью. В первоначальном запросе не указывайте пароль, код подтверждения или копию документа, удостоверяющего личность. Мы вправе запросить необходимую информацию для подтверждения вашей личности.

В отношении записей, находящихся под контролем вашей организации, вы можете обратиться непосредственно к её администратору. Если вы обратитесь к нам, мы поможем направить запрос соответствующему контролеру и окажем ему необходимую помощь. Отмена доступа, выход из системы, удаление приложения или очистка локального чата сами по себе не приводят к удалению записей на сервере. Некоторая информация может подлежать хранению в целях выполнения юридических обязательств, обоснованных претензий или ведения законного учета организацией; мы или соответствующий контролер разъясним вам любые применимые ограничения.

Как правило, мы отвечаем на запросы, связанные с правами в соответствии с GDPR, в течение одного месяца. Если требуется разрешённое продление срока, мы объясняем причины этого в течение указанного месяца. Вы можете подать жалобу в Инспекцию по защите данных Эстонии (Andmekaitse Inspektsioon), www.aki.ee/en, или в компетентный орган по месту Вашего проживания, работы либо по месту, где, по Вашему мнению, произошло нарушение.

11. Дети и изменения настоящей политики

Сервис NauticIQ Ops предназначен для авторизованных коммерческих пользователей и не ориентирован на детей. Организация может включать данные несовершеннолетнего лица в записи об экипаже или пассажирах, если это необходимо и разрешено законом; она несет ответственность за соответствующую информацию, правовые основания и меры безопасности.

Настоящая политика подлежит обновлению в случае изменения практик Общества, при этом указывается дата последнего обновления. В случае существенных изменений Общество направляет дополнительное уведомление либо получает согласие, если это требуется. По вопросам, касающимся настоящей политики, обращайтесь [email protected].