Ops App Gizlilik Politikası

1 Kim olduğumuz ve bu politikanın kapsamı

NauticIQ Ops, gemi denetimleri, giriş ve çıkış işlemleri, bulgular, bakım, onarım işleri ve operasyonel iletişim için tasarlanmış bir iş uygulamasıdır. Bu politika, yetkili kullanıcılar ve bir kuruluşun çalışma alanında kayıtlı kişiler hakkındaki bilgiler de dahil olmak üzere, NauticIQ Ops mobil uygulaması ve buna bağlı Ops hizmeti aracılığıyla kişisel verilerin nasıl işlendiğini açıklamaktadır.

Hizmet, Nautic Information Quality OÜ (ticari sicil numarası 17606480) tarafından işletilmektedir. Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonya (“NauticIQ”, “biz”, “bize”) tarafından işletilmektedir. Gizlilikle ilgili sorularınız veya kişisel verilerin silinmesi talepleriniz için e-posta gönderin [email protected] veya bu posta adresine yazınız.

Kiralama operatörünüz, işvereniniz veya sair kuruluşlar genellikle operasyonel kayıtların hangi amaçla toplandığını ve bu kayıtlara kimlerin erişebileceğini belirler. Bu kayıtlar söz konusu olduğunda, söz konusu kuruluş veri sorumlusudur ve biz de hizmet sözleşmemiz ve veri işleme şartlarımız kapsamında bu kuruluşun talimatları doğrultusunda verileri işleriz. Bu kuruluşun gizlilik bildirimi de geçerlidir. Kendi iş bağlantılarımız, hizmet yönetimi, güvenlik, destek ve uyum faaliyetlerimizde, veri işleme faaliyetlerinin amaç ve yöntemlerini kendimiz belirlediğimiz için veri sorumlusu sıfatıyla hareket ederiz.

2. İşlediğimiz Bilgiler

Hesap ve erişim bilgilerini içeren unsurlar şunlardır: Telefon numaranız, adınız, kullanıcı ve kuruluş kimlik bilgileriniz, size atanan roller, izinler ve üsler, uygulama tarafından oluşturulan cihaz kimliği, dil tercihi, kimlik doğrulama jetonları ve doğrulama faaliyetleri. Kuruluşunuz, hesap bilgilerinizi sağlayabilir veya güncelleyebilir.

Operasyonel ve rezervasyon bilgilerini; denetim cevaplarını, bulguları, bakım ve onarım kayıtlarını, görevleri, yorumları, zaman damgalarını, gemi ve üs referanslarını, müşteri ve acente isimlerini, rezervasyon referansları ve tarihlerini, transfer detaylarını, ödenmesi gereken tutarları ve ödeme durumunu; Kuruluşun mürettebat özelliklerini kullandığı durumlarda, kayıtlar; mürettebat mensuplarının adlarını, telefon numaralarını, cinsiyetlerini, doğum tarihlerini, pasaport veya kimlik kartı numaralarını, görevlerini ve kaptan lisans bilgilerini içerebilir.

Kullanıcı Tarafından Sağlanan İçerik: Fotoğraflar, videolar ve bunlara ait ses kayıtları, seçilen belgeler ve sair ekler, sohbet mesajları ve bunlara verilen tepkiler, imzalar ile imza sahiplerinin adları, dikte edilen metinler, geri bildirimler, ekran görüntüleri ve destek yazışmaları. Bu İçerik, içinde gösterilen, sesleri duyulan, adı geçen veya sair surette tanımlanan kişileri tanımlayabilir.

Teknik Bilgiler. Uygulama tarafından oluşturulan tanımlayıcılar, anlık bildirim belirteçleri, platform, dil ve bildirim tercihleri, senkronizasyon bilgileri ile IP adresleri ve istek zaman damgaları gibi bağlantı bilgileri. Hizmetin işletimi ve sorun giderme işlemleri kapsamında hata ve güvenlik kayıtları da yer alabilir.

3. Bilgilerin Kaynağı ve Bu Bilgilerin Neden Kullanıldığı

Sizden, cihazınızdan, kuruluşunuzdan, diğer yetkili çalışma alanı kullanıcılarından ve kuruluşunuz tarafından bağlanan rezervasyon veya sair sistemlerden veri toplayabiliriz. Bu veriler, kullanıcıların doğrulanması, erişim izinlerinin uygulanması, operasyonel kayıtların sunulması ve senkronize edilmesi, denetim ve bakım faaliyetlerinin desteklenmesi, iletişim ve raporlama faaliyetlerinin sağlanması, talep edilen hizmet bildirimlerinin gönderilmesi, destek taleplerinin karşılanması ve hizmetin korunması amacıyla işlenmektedir.

Veri sorumlusu sıfatını taşıdığımız faaliyetler açısından, GDPR kapsamındaki hukuki dayanaklarımız; bir iş hizmetini idare etme ve güvenliğini sağlama, kullanıcılara destek verme ve sorunları çözümleme konusundaki meşru menfaatlerimizdir (Madde 6(1)(f)). sözleşmenin ifası veya sizin şahsen sözleşme tarafı olduğunuz durumlarda talep edilen sözleşme öncesi adımların gerçekleştirilmesi (Madde 6(1)(b)); ve geçerli yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi (Madde 6(1)(c)). İsteğe bağlı bir faaliyetin rıza gerektirdiği durumlarda, bu rızaya dayanırız (Madde 6(1)(a)). Kuruluşunuz, hassas bilgilerle ilgili ek koşullar da dahil olmak üzere, kontrol ettiği operasyonel verilerin yasal dayanağından sorumludur.

Erişim sağlaması ve iş akışlarını icra edebilmesi için Hesap Tanımlayıcıları ile ilgili iş kayıtlarının temin edilmesi zorunludur. İsteğe bağlı olarak medya, sesli kayıt ve geri bildirim sağlama hususlarında tercih kullanma imkânınız bulunmaktadır. İsteğe bağlı bir izni reddetmeniz halinde ilgili özellik kullanılamayabilir; ancak söz konusu izin gerektirmeyen özellikleri kullanmaya devam edebilirsiniz. Cihaz izni tek başına, başkaları hakkında bilgi toplama faaliyetleri için hukuki bir dayanak oluşturmaz.

Sadece iş için gerekli olan kişisel verileri ekleyin. Fotoğraflarda, mesajlaşma kayıtlarında ve serbest metin alanlarında konuyla ilgisi bulunmayan kimlik belgelerinden, sağlık bilgilerinden veya sair hassas ayrıntılardan kaçının. Kuruluşunuz, bilgilerini paylaştığı personele, müşterilere ve mürettebata uygun bilgileri temin etmelidir.

4 Cihaz İzinleri ve Seçimleriniz

Kamera, Fotoğraflar ve Dosyalar. Uygulama, kamera işlevini kullanarak operasyonel fotoğraf ve videolar çeker ve kayıtlara, mesajlara veya geri bildirimlere eklemek üzere medya veya belgeler seçmenize olanak tanır. Seçilen dosyalar kişisel bilgiler ve gömülü meta veriler içerebilir. Bu özellikleri sunmak için ilgisiz dosyalara erişimimiz gerekmez.

Mikrofon ve Konuşma Tanıma. Mikrofon, kaydedilen videolarda yer alan sesin yakalanması ile kullanıcının başlattığı sesli dikte işlemlerinde kullanılmaktadır. Dikte fonksiyonu, Apple'ın hizmeti veya yapılandırılmış Android sağlayıcısı gibi cihazda bulunan konuşma tanıma hizmetini kullanmaktadır. Cihaz, dil ve sağlayıcı ayarlarına bağlı olarak, ses verileri sağlayıcının sunucularında işlenebilmektedir. Dikte işleminin tamamının cihaz üzerinde gerçekleştiğini varsaymayınız. Uygulama, tanınan metni alır ve ilgili alanı gönderdiğinizde bunu kaydeder veya gönderir. Yüklenen bir videoda bulunan ses, o videonun bir parçasıdır.

Bildirimler. Etkinleştirilmesi halinde, push tokenleri ve teslimat bilgileri, mesajlar ve operasyonel faaliyetlere ilişkin uyarıların gönderilmesi için kullanılır. Bildirim içeriği, cihaz ayarlarınıza bağlı olarak kilit ekranınızda görüntülenebilir. İzinler, bildirim önizlemeleri ve sair mevcut seçenekler cihaz ayarları üzerinden değiştirilebilir. Bir iznin iptal edilmesi, gelecekteki izinli erişimi sonlandırır; ancak daha önce gönderilmiş olan bilgilerin otomatik olarak silinmesini sağlamaz.

5 Konum Tabanlı Reklamcılık ve Otomatik Karar Verme

Uygulama, cihazın GPS konumuna veya arka planda konum izleme faaliyetlerine erişim talebinde bulunmamaktadır. Kayıtlar ile yüklenen dosyalarda yer alan gemi üsleri, varış noktaları, aktarma konumları veya sair konum bilgilerinin, cihaz konum izleme sisteminden bağımsız olarak işlendiği hususu açıkça belirtilir.

Kişisel veriler satılmamakta ve uygulama, hedefli reklamcılık veya diğer şirketlerin uygulamaları ve web sitelerinde izleme amacıyla kullanılmamaktadır. Oturum açılması veya bildirimlerin etkinleştirilmesi, kullanıcının pazarlama listesine kaydolması anlamına gelmez.

Uygulamayı, sizinle ilgili olarak yalnızca otomatik kararlar almak ve bu kararların hukuki veya benzer şekilde önemli sonuçlar doğurmasına yol açmak amacıyla kullanmamaktayız. Operasyonel durumlar ve raporlar, kuruluşunuz tarafından alınan kararları desteklemektedir.

6. Kimler Bilgi Alabilir?

Kuruluşunuz ve yetkili kullanıcılar. Çalışma alanı yöneticileri ve diğer kullanıcılar, kendileri için yapılandırılan roller, izinler ve iş akışlarına göre bilgilere erişebilir. Operasyonel mesajlar ve kayıtlar iş bilgisi niteliğindedir ve ilgili iş arkadaşlarınız veya yükleniciler tarafından görülebilir.

Hizmet Sağlayıcılar. Barındırma, depolama, kimlik doğrulama ve doğrulama mesajı iletimi, güvenlik, destek ve bildirim iletimi hizmetlerini destekleyen sağlayıcılar, bu işlevlerin yerine getirilmesi için gerekli olan bilgileri alabilir. Anlık bildirimler, Expo’nun bildirim hizmetini ve ilgili Apple veya Google iletim hizmetini kullanır. Konuşma tanıma, yukarıda açıklandığı üzere cihazda seçilen tanıma sağlayıcısını kullanır. Bildirim sağlayıcıları, push jetonlarını ve bildirim yükünü, içerdikleri tüm içerik dahil olmak üzere işleyebilir.

Bağlı sistemler ve seçilen alıcılar. Bilgiler, Kuruluş tarafından etkinleştirilen entegrasyonlara aktarılabilir. Bir raporu veya eki dışa aktardığınızda, yazdırdığınızda, e-posta ile gönderdiğinizde veya paylaştığınızda, seçilen alıcılar ve hizmetler bu bilgileri alır ve kendi kopyalarını saklayabilir. Bu kopyaların işlenmesi, uygulamanın silme denetimlerinin kapsamı dışındadır. Uygulama, mevcut bir güncelleme olup olmadığını kontrol ederken, uygulama mağazası hizmetleri de teknik bağlantı bilgilerini alabilir.

Yasal Alıcılar. Yasalara uygunluk sağlanması veya yasal hak taleplerinin oluşturulması, kullanılması ya da savunulabilmesi için gerekli olması halinde, söz konusu bilgileri yetkili makamlara veya profesyonel danışmanlara ifşa edebiliriz.

Adımıza kişisel verileri işleyen hizmet sağlayıcıların, sözleşme yükümlülükleri kapsamında bu verileri korumalarını, kullanımını kararlaştırılan amaçlarla sınırlamalarını ve bu Politika ile yürürlükteki yasalara uygun koruma sağlamalarını şart koşmaktayız. Ayrı olarak işletilen hizmetler de kendi gizlilik bildirimleri kapsamında bilgileri işleyebilir.

7. Uluslararası Veri İşleme

İşleme ve destek faaliyetleri, kullanılan sağlayıcılara ve entegrasyonlara bağlı olarak Avrupa Ekonomik Alanı dışından erişim gerektirebilir. Kısıtlı uluslararası veri aktarımı gerçekleştirdiğimiz durumlarda, geçerli bir Avrupa Komisyonu yeterlilik kararı veya Standart Sözleşme Maddeleri gibi yasal bir aktarım mekanizması kullanırız; gerektiğinde ek güvenlik önlemleri de alırız. Şunları sorabilirsiniz: [email protected] İlgili alıcılar, işleme yerleri ve güvenlik tedbirleri hakkında bilgiler; bir kopyasının nasıl temin edileceği de dahil olmak üzere.

8. Çevrimdışı Depolama ve Güvenlik

Uygulama, desteklenen özelliklerin çevrimdışı çalışabilmesi ve daha sonra senkronize edilebilmesi için kimlik doğrulama bilgilerini, tercihleri, önbelleğe alınmış çalışma kayıtlarını ve bekleyen değişiklikleri veya medya dosyalarını cihazınızda saklar. Oturum sona erdikten sonra yerel bilgiler cihazda kalabilir. Oturumu kapatmak, cihaz verilerinin tamamen silinmesi anlamına gelmez; ayrıca cihazınızdaki bir sohbeti silmek, sunucudaki sohbeti silmez.

Bilgiye ve risklere uygun erişim kontrolleri ile teknik ve organizasyonel tedbirler uygulanmaktadır. Mobil uygulama, HTTPS üzerinden Ops hizmetine bağlanmakta ve kimlik doğrulama jetonları için işletim sisteminin güvenli depolama alanını kullanmaktadır. Hiçbir sistem tam anlamıyla güvenli değildir. Cihazınızı ekran kilidi ile koruyunuz ve kayıp veya yetkisiz erişim durumlarını derhal kuruluşunuza bildiriniz.

9 Bilgilerin Ne Kadar Süreyle Saklandığı

Operasyonel kayıtlar, Kuruluşunuzun belgelenmiş talimatlarına, hizmet sözleşmesine ve geçerli yasal gerekliliklere uygun olarak saklanır. İlgili kriterler arasında aktif hizmet ilişkisi, denetim ve onarımların tamamlanması, Kuruluşun kayıt tutma yükümlülükleri ve uyuşmazlıkların ele alınması yer alır. Bir kullanıcının erişiminin sonlandırılması, Kuruluşun operasyonel geçmişinin silinmesi anlamına gelmez.

Kontrolümüz altındaki verilerle ilgili olarak, ilişkiyi yönetmek için gerekli olduğu sürece hesap ve hizmet yönetimi bilgilerini; talep ve gerekli takip işlemleri çözülene kadar destek bilgilerini; ve kötüye kullanımı araştırmak ve önlemek için gerekli olduğu süre boyunca güvenlik kayıtlarını saklarız. Bir yasa veya hukuki talep, belirli kayıtların daha uzun süre saklanmasını gerektirdiğinde, bu amaç için gerekli bilgileri saklar ve diğer kullanımları kısıtlarız.

Saklama gereksinimi ortadan kalktığında, bilgiler silinir veya anonim hale getirilir. Kuruluşun hizmet süresinin sona ermesi halinde, yasal olarak zorunlu tutulan saklama sürelerine tabi olmak kaydıyla, iade veya silme işlemi kuruluşun talimatlarına ve geçerli sözleşme hükümleri uyarınca öngörülen saklama sürelerine uygun olarak icra edilir. Kalan yedek kopyaların geçerlilik süresi yedekleme döngüsü boyunca sona erer ve aktif sistemlerden silindikten sonra olağan işleme amaçları için kullanılmaz. Yerel cihaz kopyaları ve ayrı olarak dışa aktarılan dosyaların kendi yaşam döngüleri vardır ve ayrı olarak kaldırılmaları gerekebilir.

10. Haklarınız ve Silme Talepleri

Yürürlükteki mevzuat uyarınca, kişisel verilerinize erişim, düzeltme, silme, işleme faaliyetinin kısıtlanması ve taşınabilirlik taleplerinde bulunma hakkına sahipsiniz. Meşru menfaatlere dayanan işleme faaliyetlerine itiraz edebilirsiniz. Zorlayıcı meşru sebepler göstermedikçe veya hukuki talepler için gerekli olmadıkça söz konusu işleme faaliyetini durduracağız. Doğrudan pazarlama faaliyetlerine her zaman itiraz edebilir ve geri çekilmeden önce hukuka uygun olarak gerçekleştirilen işleme faaliyetlerini etkilemeksizin onayınızı geri çekebilirsiniz.

Hesabınızın veya kişisel verilerinizin silinmesini talep etmek için e-posta gönderin. [email protected] Konu satırına “NauticIQ Ops gizlilik talebi” yazarak, kuruluşunuzu, telefon numaranızı veya sair hesap tanımlayıcınızı belirtiniz. Hesabınızın silinmesi, belirli verilerin silinmesi veya sair bir gizlilik işlemine ilişkin talebinizi tarafımıza bildiriniz. İlk talebiniz kapsamında şifrenizi, doğrulama kodunuzu veya kimlik belgenizin bir kopyasını göndermeyiniz. Kimliğinizi doğrulamak amacıyla gerekli ölçüde bilgi talep etme hakkımız saklıdır.

Kuruluşunuzun kontrolü altındaki kayıtlar için, doğrudan kuruluşunuzun yöneticisiyle iletişime geçebilirsiniz. Bizimle iletişime geçmeniz halinde, talebinizi ilgili veri sorumlusuna iletilmesine yardımcı olacak ve gerektiğinde destek sağlayacağız. Erişimin iptal edilmesi, oturumun kapatılması, uygulamanın kaldırılması veya yerel sohbetteki verilerin silinmesi, sunucu kayıtlarının tek başına silinmesi sonucunu doğurmaz. Yasal yükümlülükler, haklı talepler veya Kuruluşun yasal kayıt tutma gereklilikleri nedeniyle bazı bilgilerin saklanması gerekebilir; geçerli kısıtlamalar hakkında biz veya ilgili veri sorumlusu size bilgi verecektir.

GDPR hak taleplerine genellikle bir ay içinde yanıt vermekteyiz. İzin verilen bir süre uzatımı söz konusu ise, bu durumun gerekçesini söz konusu ay içinde açıklıyoruz. Estonya Veri Koruma Müfettişliği'ne (Andmekaitse Inspektsioon) şikayette bulunabilirsiniz. www.aki.ee/en, veya ikamet ettiğiniz, çalıştığınız ya da ihlalin gerçekleştiğini düşündüğünüz yerdeki yetkili makam.

11. Çocuklar ve Bu Politikadaki Değişiklikler

NauticIQ Ops, yetkili kurumsal kullanıcılara yöneliktir ve çocuklara yönelik değildir. Bir kuruluş, gerekli ve yasal olduğu durumlarda mürettebat veya yolcu kayıtlarına reşit olmayan kişilerin bilgilerini ekleyebilir; ilgili bilgiler, yasal dayanak ve koruma önlemlerinden bu kuruluş sorumludur.

Uygulamalarımızda değişiklik olduğunda bu politikayı günceller ve en son revizyon tarihini belirtiriz. Önemli bir değişiklik olması durumunda, gerekli hallerde ek bildirimde bulunacak veya onay alacağız. Bu politika ile ilgili sorularınız için lütfen [email protected].