Ops App -tietosuojakäytäntö

1 Keitä olemme ja mitä tämä käytäntö kattaa

NauticIQ Ops on liiketoimintasovellus, joka on tarkoitettu alusten tarkastuksiin, sisään- ja uloskirjautumiseen, havaintoihin, huoltoon, korjaustöihin ja operatiiviseen viestintään. Tässä tietosuojakäytännössä selitetään, miten henkilötietoja käsitellään NauticIQ Ops -mobiilisovelluksen ja siihen liitetyn Ops-palvelun kautta, mukaan lukien tiedot valtuutetuista käyttäjistä ja organisaation työtilaan tallennetuista henkilöistä.

The service is operated by Nautic Information Quality OÜ, registry code 17606480, Jõe tn 3-303, Kesklinna linnaosa, Tallinn, Harju maakond, 10151, Estonia (“NauticIQ”, “we”, “us”). For privacy questions or requests to delete personal data, email [email protected] Vaihtoehtoisesti kirjoita osoitteeseen.

Vuokrausyrityksesi, työnantajasi tai muu organisaatio päättää yleensä, miksi toimintatietoja kerätään ja kuka niitä saa käyttää. Näiden tietojen osalta kyseinen organisaatio on rekisterinpitäjä, ja me käsittelemme tietoja sen ohjeiden mukaisesti palvelusopimuksemme ja tietojenkäsittelyehtojemme mukaisesti. Myös sen tietosuojailmoitus on voimassa. Toimimme rekisterinpitäjänä omien liikekontaktien, palvelujen hallinnoinnin, tietoturvan, tuen ja säännösten noudattamisen osalta, jolloin määritämme niiden tarkoitukset ja käsittelytavat.

2. Käsittelemämme tiedot

Tili- ja käyttötiedot. Puhelinnumerosi, nimesi, käyttäjä- ja organisaatiotunnisteesi, sinulle osoitetut roolit, käyttöoikeudet ja toimipaikat, sovelluksen luoma laitetunniste, kielivalinta, todennustunnukset ja vahvistustoiminnot. Organisaatiosi voi toimittaa tai ylläpitää tilitietojasi.

Toiminta- ja varaustiedot. Tarkastusten vastaukset, havainnot, huolto- ja korjauskirjaukset, toimeksiannot, kommentit, aikaleimat, alus- ja tukikohdaviitteet, asiakas- ja edustajan nimet, varausviitteet ja -päivämäärät, siirrotiedot, maksettavat summat ja maksutilanne. Jos organisaatio käyttää miehistötoimintoja, tietoihin voi sisältyä nimiä, puhelinnumeroita, sukupuolta, syntymäpäiviä, passi- tai henkilökorttinumeroita, miehistön rooleja sekä kipparin lupatietoja.

Käyttäjän toimittama sisältö. Valokuvat, videot ja niiden ääniraidat, valitut asiakirjat ja muut liitteet, chat-viestit ja reaktiot, allekirjoitukset ja allekirjoittajien nimet, sanellut tekstit, palaute, kuvakaappaukset ja tukiviestintä. Edellä mainitun sisällön perusteella voidaan tunnistaa henkilöt, jotka näkyvät, kuuluvat, mainitaan nimeltä tai joita kuvataan muulla tavalla sisällössä.

Tekniset tiedot. Sovelluksen luomat tunnistetiedot, push-ilmoitustunnisteet, alusta, kieli- ja ilmoitusasetukset, synkronointitiedot sekä yhteystiedot, kuten IP-osoitteet ja pyyntöjen aikaleimat. Palvelun toiminnan ylläpitoon ja vianmääritykseen voi liittyä myös virhe- ja turvallisuustietoja.

3 Tietojen lähteet ja niiden käyttötarkoitus

Käytämme kerättyjä tietoja käyttäjien tunnistamiseen, käyttöoikeuksien hallinnointiin, toimintatietojen toimittamiseen ja synkronoimiseen, tarkastusten ja huollon tukemiseen, viestinnän ja raportointien mahdollistamiseen, pyydettyjen palveluilmoitusten lähettämiseen, tukipyyntöihin vastaamiseen sekä palvelun suojaamiseen.

Niissä toiminnoissa, joissa toimimme rekisterinpitäjänä, GDPR:n mukaiset oikeusperusteemme ovat oikeutetut etumme liiketoimintapalvelun hallinnoinnissa ja turvaamisessa, käyttäjien avustamisessa ja ongelmien ratkaisemisessa (6 artiklan 1 kohdan f alakohta); sopimuksen täytäntöönpano tai pyydetyt sopimusta edeltävät toimenpiteet, kun olet itse sopimusosapuoli (6 artiklan 1 kohdan b alakohta); sekä sovellettavien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta). Jos valinnainen toiminta edellyttää suostumusta, nojaudumme kyseiseen suostumukseen (6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Organisaatiosi on vastuussa hallinnoimiensa operatiivisten tietojen oikeusperusteista, mukaan lukien arkaluonteisia tietoja koskevat mahdolliset lisäehdot.

Tilin tunnisteet ja asiaankuuluvat työtiedot ovat tarpeen pääsyn myöntämiseksi ja käyttämiesi työnkulkujen suorittamiseksi. Käyttäjä voi valita, haluaako hän antaa valinnaisia media-, sanelu- ja palautetietoja. Jos valinnaisesta käyttöoikeudesta kieltäydytään, kyseinen ominaisuus ei välttämättä ole käytettävissä; voidaan kuitenkin edelleen käyttää ominaisuuksia, jotka eivät vaadi kyseistä käyttöoikeutta. Laitteen käyttöoikeus ei sinänsä muodosta oikeusperustaa muiden henkilöiden tietojen keräämiselle.

Sisällytä vain työhön tarvittavat henkilötiedot. Vältä valokuvissa, chat-keskusteluissa ja vapaamuotoisissa tekstikentissä esiin tulemasta asiaan liittymättömiä henkilöllisyystodistuksia, terveystietoja tai muita arkaluonteisia yksityiskohtia. Organisaatiosi on velvollinen antamaan asianmukaiset tiedot henkilöstölle, asiakkaille ja miehistölle, joiden tietoja se toimittaa.

4 Laitteen käyttöoikeudet ja valintasi

Kamera, valokuvat ja tiedostot. Sovellus käyttää kameraa toiminnallisten valokuvien ja videoiden ottamiseen ja antaa sinun valita mediaa tai asiakirjoja liitettäväksi tietueisiin, viesteihin tai palautteeseen. Valitut tiedostot voivat sisältää henkilötietoja ja upotettuja metatietoja. Emme tarvitse pääsyä asiaan liittymättömiin tiedostoihin näiden ominaisuuksien tarjoamiseksi.

Mikrofoni ja puheentunnistus. Mikrofonia käytetään tallennettujen videoiden ääniin sekä käyttäjän käynnistämään äänidiktatioon. Diktio käyttää laitteellasi käytettävissä olevaa puheentunnistuspalvelua, kuten Applen palvelua tai määritettyä Android-palveluntarjoajaa. Laitteesta, kielestä ja palveluntarjoajan asetuksista riippuen ääni saatetaan käsitellä palveluntarjoajan palvelimilla. Älä oleta, että sanelu tapahtuu kokonaan laitteella. Sovellus vastaanottaa tunnistetun tekstin ja tallentaa tai lähettää sen, kun lähetät kyseisen kentän. Ladattuun videoon sisältyvä ääni on osa kyseistä videota.

Ilmoitukset. Jos tämä toiminto on käytössä, push-tunnuksia ja toimitustietoja käytetään viestejä ja toiminnallisia tapahtumia koskevien hälytysten lähettämiseen. Ilmoitusten sisältö voi näkyä lukitusnäytöllä laitteen asetusten mukaisesti. Käyttäjä voi muuttaa käyttöoikeuksia, ilmoitusten esikatselua ja muita käytettävissä olevia vaihtoehtoja laitteen asetuksissa. Käyttöoikeuden peruuttaminen estää tulevan pääsyn; se ei poista automaattisesti jo lähetettyjä tietoja.

5 Paikkakohtainen mainonta ja automatisoidut päätökset

Sovellus ei pyydä laitteen GPS-sijaintia eikä taustalla tapahtuvaa sijainnin seurantaa. Alusten tukikohdat, määränpäät, siirtopaikat tai tietueisiin ja ladattuihin tiedostoihin sisältyvät sijaintitiedot ovat erillisiä laitteen sijainnin seurannasta.

Yritys ei myy henkilötietoja eikä käytä sovellusta kohdennettuun mainontaan tai seurantaan muiden yritysten sovelluksissa ja verkkosivuilla. Kirjautuminen sisään tai ilmoitusten ottaminen käyttöön ei merkitse markkinointiviestien tilaamista.

Emme käytä sovellusta tekemään sinusta yksinomaan automatisoituja päätöksiä, joilla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Toimintatiedot ja raportit tukevat organisaatiosi tekemiä päätöksiä.

6 Kenelle tietoja voidaan luovuttaa

Organisaatiosi ja valtuutetut käyttäjät. Työtilan järjestelmänvalvojat ja muut käyttäjät pääsevät käsiksi tietoihin heille määritettyjen roolien, käyttöoikeuksien ja työnkulkujen mukaisesti. Toiminnalliset viestit ja tallenteet ovat työhön liittyviä tietoja, ja ne voivat olla näkyvissä asiaankuuluville työtovereille tai alihankkijoille.

Palveluntarjoajat. Palveluntarjoajat, jotka huolehtivat isännöinnistä, tallennuksesta, todennuksesta ja vahvistusviestien toimittamisesta, tietoturvasta, tuesta sekä ilmoitusten toimittamisesta, voivat saada kyseisten toimintojen suorittamiseen tarvittavat tiedot. Push-ilmoitukset käyttävät Expon ilmoituspalvelua sekä asianmukaista Applen tai Googlen toimituspalvelua. Puheentunnistuksessa käytetään laitteessa valittua tunnistuspalveluntarjoajaa edellä kuvatulla tavalla. Ilmoituspalveluntarjoajat voivat käsitellä push-tunnuksia ja ilmoituksen sisältöä, mukaan lukien kaikki siinä olevat tiedot.

Valitsemasi liitetyt järjestelmät ja vastaanottajat. Tietoja saatetaan välittää organisaatiosi käyttöönottamiin integraatioihin. Kun viet, tulostat, lähetät sähköpostitse tai jaat raportin tai liitteen, valitut vastaanottajat ja palvelut saavat kyseiset tiedot ja voivat säilyttää omat kopionsa. Näiden kopioiden käsittely ei kuulu sovelluksen poistotoimintojen piiriin. Sovelluskaupan palvelut voivat myös saada teknisiä yhteystietoja, kun sovellus tarkistaa saatavilla olevia päivityksiä.

Oikeudelliset vastaanottajat. Yritys voi luovuttaa tietoja toimivaltaisille viranomaisille tai ammatillisille neuvonantajille, kun laki sitä edellyttää tai kun se on tarpeen oikeudellisten vaateiden esittämiseksi, toteuttamiseksi tai puolustamiseksi.

Vaadimme, että palveluntarjoajat, jotka käsittelevät henkilötietoja puolestamme, suojaavat niitä sopimusvelvoitteiden mukaisesti, rajoittavat niiden käytön sovittuihin tarkoituksiin ja tarjoavat suojan, joka on tämän käytännön ja sovellettavan lainsäädännön mukainen. Erillisesti toimivat palvelut voivat myös käsitellä tietoja omien tietosuojailmoitustensa mukaisesti.

7 Kansainvälinen tietojen käsittely

Tietojen käsittely ja tuki voivat edellyttää pääsyä Euroopan talousalueen ulkopuolelta riippuen käytetyistä palveluntarjoajista ja integraatioista. Kun teemme rajoitettua kansainvälistä siirtoa, käytämme laillista siirtomekanismia, kuten sovellettavaa Euroopan komission riittävyyspäätöstä tai vakiolausekkeita, ja tarvittaessa lisäsuojatoimia. Voit kysyä [email protected] tiedot asianomaisista vastaanottajista, käsittelypaikoista ja suojatoimenpiteistä, mukaan lukien tiedot siitä, miten kopion voi hankkia.

8. Tallennus ilman internetyhteyttä ja tietoturva

Sovellus tallentaa laitteellesi tunnistautumistiedot, asetukset, välimuistiin tallennetut työtiedot sekä odottavat muutokset tai mediatiedostot, jotta tuetut toiminnot voivat toimia offline-tilassa ja synkronoitua myöhemmin. Paikalliset tiedot voivat jäädä laitteelle istunnon päätyttyä. Uloskirjautuminen ei poista laitteen tietoja kokonaan, eikä keskustelun tyhjentäminen laitteeltasi poista keskustelua palvelimelta.

Käytämme tietojen ja riskien mukaisia pääsynvalvontamenetelmiä sekä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Mobiilisovellus muodostaa yhteyden Ops-palveluun HTTPS-yhteyden kautta ja käyttää käyttöjärjestelmän suojattua tallennustilaa todennustunnisteiden säilyttämiseen. Mikään järjestelmä ei ole täysin turvallinen. Suojaa laitteesi näytön lukituksella ja ilmoita laitteen katoamisesta tai luvattomasta käytöstä organisaatiollesi viipymättä.

9 Tietojen säilytysaika

Toimintatiedot säilytetään organisaatiosi dokumentoitujen ohjeiden, palvelusopimuksen ja sovellettavien lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Asiaan vaikuttavia kriteerejä ovat voimassa oleva palvelusuhde, tarkastusten ja korjausten suorittaminen, organisaation kirjanpitovelvollisuudet sekä riitojen käsittely. Käyttäjän käyttöoikeuden päättäminen ei välttämättä poista organisaation toimintahistoriaa.

Hallinnoimistamme tiedoista säilytämme tili- ja palvelunhallintatietoja niin kauan kuin suhteen hallinnointi sitä edellyttää; tukitietoja niin kauan kuin pyyntö ja tarvittavat jatkotoimenpiteet ovat ratkaisematta; sekä turvallisuustietoja niin kauan kuin väärinkäytön tutkiminen ja estäminen sitä edellyttävät. Jos laki tai oikeudellinen vaatimus edellyttää tiettyjen tietojen säilyttämistä pidempään, säilytämme kyseiseen tarkoitukseen tarvittavat tiedot ja rajoitamme niiden muuta käyttöä.

Kun tietojen säilyttäminen ei enää ole perusteltua, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Organisaation palvelun päättyessä palautus tai poisto tapahtuu sen ohjeiden ja sovellettavien sopimusperusteisten säilytysaikojen mukaisesti, jollei laissa vaadita toisin. Jäljelle jäävät varmuuskopiot vanhenevat varmuuskopiointisyklin mukaisesti, eikä niitä käytetä tavanomaiseen käsittelyyn sen jälkeen, kun ne on poistettu aktiivisista järjestelmistä. Paikallisilla laitteilla olevilla kopioilla ja erikseen vietyillä tiedostoilla on oma elinkaarensa, ja ne saatetaan joutua poistamaan erikseen.

10 Oikeutesi ja tietojen poistopyynnöt

Sovellettavan lainsäädännön nojalla sinulla on oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi, niiden oikaisua, poistamista, käsittelyn rajoittamista ja siirrettävyyttä. Voit vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuihin etuihin. Lopetamme kyseisen käsittelyn, ellei meillä ole pakottavia oikeutettuja perusteita tai ellei käsittelyä tarvita oikeudellisten vaateiden esittämiseksi. Voit milloin tahansa vastustaa suoramarkkinointia ja peruuttaa suostumuksesi ilman, että se vaikuttaa käsittelyyn, joka oli lainmukaista ennen suostumuksen peruuttamista.

Jos haluat pyytää tilisi tai henkilötietojesi poistamista, lähetä sähköpostia osoitteeseen [email protected] Otsikoi viestisi ”NauticIQ Ops -tietosuojapyyntö” ja ilmoita organisaatiosi nimi sekä käyttämäsi puhelinnumero tai muu tilitunniste. Ilmoita, haluatko tilin poistamisen, tiettyjen tietojen poistamisen vai jonkin muun tietosuojaan liittyvän toimenpiteen. Älä lähetä salasanaasi, vahvistuskoodiasi tai henkilöllisyystodistuksen kopiota ensimmäisessä pyynnössäsi. Saatamme pyytää kohtuullisia tietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi.

Organisaatiosi hallinnoimien tietojen osalta voit ottaa suoraan yhteyttä organisaation ylläpitäjään. Jos otat yhteyttä meihin, autamme ohjaamaan pyynnön asianomaiselle rekisterinpitäjälle ja avustamme häntä tarpeen mukaan. Käyttöoikeuden peruuttaminen, uloskirjautuminen, sovelluksen poistaminen tai paikallisen keskusteluhistorian tyhjentäminen eivät sinänsä poista palvelintietoja. Tietyntyyppisten tietojen säilyttäminen saattaa olla tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, perusteltujen vaatimusten tai organisaation laillisen kirjanpidon vuoksi; me tai asianomainen rekisterinpitäjä selitämme mahdolliset sovellettavat rajoitukset.

Yritys vastaa yleensä GDPR-oikeuksiin liittyviin pyyntöihin yhden kuukauden kuluessa. Jos sääntelyyn perustuva määräajan pidentäminen on tarpeen, syy ilmoitetaan kyseisen kuukauden aikana. Valituksen tekeminen Viron tietosuojavaltuutetulle (Andmekaitse Inspektsioon) on mahdollista. www.aki.ee/en, tai toimivaltainen viranomainen siellä, missä asut, työskentelet tai missä rikkomus mielestäsi tapahtui.

11 Lapset ja tämän käytännön muutokset

NauticIQ Ops on tarkoitettu valtuutetuille yrityskäyttäjille, eikä se ole suunnattu lapsille. Organisaatio voi tarvittaessa ja lain sallimissa rajoissa sisällyttää alaikäisen tiedot miehistö- tai matkustajatietoihin; se on vastuussa kyseisistä tiedoista, oikeusperusteista ja suojatoimenpiteistä.

Päivitämme tämän käytännön, kun toimintatapamme muuttuvat, ja ilmoitamme viimeisimmän päivityksen päivämäärän. Ilmoitamme asiasta erikseen tai pyydämme suostumusta, jos olennaisen muutoksen vuoksi se on tarpeen. Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä, ota yhteyttä [email protected].